Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán thì có phải lưu trữ không? Nếu có thì thời hạn lưu giữ là bao lâu?

Nội dung chính

• Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán thì có phải lưu trữ không? Nếu có thì thời hạn lưu giữ là bao lâu?
• Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán được tính từ ngày nào?
• Doanh nghiệp có được thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ để lưu trữ tài liệu kế toán không?

Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán thì có phải lưu trữ không? Nếu có thì thời hạn lưu giữ là bao lâu?

Căn cứ khoản 1 Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định như sau:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

1. Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

2. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

3. Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Đồng thời, căn cứ khoản 1 Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

1. Chứng từ kế toán.

2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

3. Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

...

Như vậy, theo quy định, đối với chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán thì phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm.

Lưu ý: Trường hợp pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì chứng từ kế toán được thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

>>> Xem thêm: Tổng hợp 37 biểu mẫu chứng từ kế toán tải về

Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán thì có phải lưu trữ không? Nếu có thì thời hạn lưu giữ là bao lâu? (Hình từ Internet)

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán được tính từ ngày nào?

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với chứng từ kế toán được quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:

1. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 12 khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 của Nghị định này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 13 của Nghị định này được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.

3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.

Như vậy, theo quy định, thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Doanh nghiệp có được thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ để lưu trữ tài liệu kế toán không?

Việc lưu trữ trữ tài liệu kế toán được quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Nơi lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị kế toán phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán. Khi kết thúc hoạt động tại việt Nam, người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

...

Như vậy, theo quy định, trong trường hợp doanh nghiệp không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tài liệu kế toán tại đơn vị mình thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ.