Chứng từ BHXH điện tử gồm mấy loại? Việc lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được quy định ra sao?

Nội dung chính

• Chứng từ BHXH điện tử gồm mấy loại?
• Việc lưu trữ chứng từ BHXH điện tử được quy định ra sao?
• Tổ chức I-VAN sau khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử có trách nhiệm chuyển chứng từ BHXH điện tử đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam trong thời gian nào?

Chứng từ BHXH điện tử gồm mấy loại?

Căn cứ Điều 3 Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 quy định như sau:

Chứng từ BHXH điện tử

1. Các loại chứng từ BHXH điện tử

a) Hồ sơ BHXH điện tử: hồ sơ đăng ký tham gia, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; hồ sơ giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN; hồ sơ giám định, thanh toán chi phí KCB BHYT đơn vị phải nộp theo quy định bằng phương tiện điện tử.

b) Chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán 2015 và chế độ kế toán BHXH Việt Nam bằng phương tiện điện tử. Chứng từ kế toán điện tử phải đáp ứng các yêu cầu:

- Đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán; phải được lập theo đúng định dạng, mẫu và cấu trúc dữ liệu theo quy định của BHXH Việt Nam;

- Chứng từ kế toán điện tử đang còn hiệu lực bị hủy phải có ký hiệu riêng thể hiện chứng từ đó đã bị hủy, nguyên nhân hủy, lý do hủy phải được lưu trữ riêng bằng phương tiện điện tử;

- Được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử; đảm bảo tính an toàn, bảo mật toàn vẹn, đầy đủ không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ; in được ra giấy và tra cứu khi có yêu cầu. Thời gian lưu trữ: theo quy định về lưu trữ chứng từ giấy.

c) Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức thực hiện giao dịch BHXH bằng phương tiện điện tử.

2. Việc chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử và ngược lại thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 9 Nghị định số 166/2016/NĐ-CP.

3. Trường hợp hồ sơ, chứng từ giấy không chuyển đổi được sang chứng từ điện tử thì tổ chức, cá nhân gửi hồ sơ, chứng từ giấy về cơ quan BHXH hoặc kê khai trên phần mềm kê khai và gửi hồ sơ, chứng từ giấy về cơ quan BHXH.

Theo đó, chứng từ BHXH điện tử gồm những loại sau:

(1) Hồ sơ BHXH điện tử;

(2) Chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán 2015 và chế độ kế toán bảo hiểm xã hội Việt Nam bằng phương tiện điện tử.

(3) Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức thực hiện giao dịch bảo hiểm xã hội bằng phương tiện điện tử.

Chứng từ BHXH điện tử gồm mấy loại? Việc lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được quy định ra sao? (hình từ internet)

Việc lưu trữ chứng từ BHXH điện tử được quy định ra sao?

Tại Điều 5 Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 quy định như sau:

Hệ thống quản lý thông tin

...

2. Gửi thông tin tiếp nhận hồ sơ BHXH

Khi hồ sơ giao dịch điện tử được gửi tới Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam, Hệ thống quản lý thông tin tự động gửi Thông báo xác nhận nộp hồ sơ BHXH điện tử (mẫu số 02/TB-GDĐT) đến địa chỉ thư điện tử đã đăng ký của tổ chức, cá nhân chậm nhất 15 phút sau khi nhận được hồ sơ điện tử.

3. Lưu trữ chứng từ BHXH điện tử

Hệ thống quản lý thông tin tự động thực hiện việc lưu trữ đầy đủ, nguyên trạng dữ liệu chứng từ BHXH điện tử tại cơ sở dữ liệu BHXH điện tử của BHXH Việt Nam. Có giải pháp kỹ thuật để thực hiện việc sao lưu dữ liệu dự phòng và khôi phục hỏng hóc khi Hệ thống quản lý thông tin gặp sự cố.

Theo đó, hệ thống quản lý thông tin tự động thực hiện việc lưu trữ đầy đủ, nguyên trạng dữ liệu chứng từ BHXH điện tử tại cơ sở dữ liệu BHXH điện tử của BHXH Việt Nam.

Đồng thời có giải pháp kỹ thuật để thực hiện việc sao lưu dữ liệu dự phòng và khôi phục hỏng hóc khi Hệ thống quản lý thông tin gặp sự cố.

Tổ chức I-VAN sau khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử có trách nhiệm chuyển chứng từ BHXH điện tử đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam trong thời gian nào?

Tại Điều 38 Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 quy định như sau:

Trách nhiệm của Tổ chức I-VAN

1. Thiết lập kênh kết nối với Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam theo đúng tiêu chuẩn kết nối được BHXH Việt Nam quy định. Tuân thủ các quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, viễn thông và các quy định kỹ thuật, nghiệp vụ, bảo mật thông tin do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

2. Chuyển hồ sơ, chứng từ BHXH điện tử đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam trong thời hạn 02 giờ kể từ khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị, cá nhân; Thông báo xác nhận nộp hồ sơ, chứng từ BHXH điện tử qua địa chỉ thư điện tử. Mọi thông báo đều phải được gắn chữ ký số.

3. Không được hạn chế việc tổ chức, cá nhân sử dụng chữ ký số do bất cứ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số hợp pháp nào cung cấp để thực hiện các giao dịch điện tử qua dịch vụ I-VAN. Có trách nhiệm đảm bảo cho các giao dịch điện tử của tổ chức, cá nhân được thực hiện thuận tiện trong mọi trường hợp.

4. Trong quá trình truyền tải thông tin, dữ liệu lên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam không được can thiệp dưới mọi hình thức làm thay đổi, sai lệch thông tin, dữ liệu do cơ quan BHXH, đơn vị, cá nhân hoặc bên thứ 3 cung cấp. Không được sử dụng dữ liệu của đơn vị, cá nhân dưới mọi hình thức.

5. Thường xuyên cập nhật kịp thời các quy định mới của BHXH Việt Nam về các mẫu, khuôn dạng chuẩn để thực hiện việc kết nối lên Cổng thông tin BHXH Việt Nam.

Như vậy, tổ chức I-VAN sau khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử có trách nhiệm chuyển chứng từ BHXH điện tử đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam trong thời hạn 02 giờ kể từ khi nhận được hồ sơ.