Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Bộ Tài chính thực hiện theo nguyên tắc nào? Tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý thì phải bảo đảm những yêu cầu nào?

Nội dung chính

• Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Bộ Tài chính thực hiện theo nguyên tắc nào?
• Tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý thì phải bảo đảm những yêu cầu nào?
• Tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý được quản lý như thế nào?

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Bộ Tài chính thực hiện theo nguyên tắc nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 8 Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định 2449/QĐ-BTC năm 2016, có quy định về chỉnh lý tài liệu như sau:

Chỉnh lý tài liệu

…

2. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt;

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan hình thành tài liệu; sự liên hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu.

...

Như vậy, theo quy định trên thì chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Bộ Tài chính thực hiện theo nguyên tắc sau:

- Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt;

- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan hình thành tài liệu; sự liên hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu.

Tài liệu lưu trữ (Hình từ Internet)

Tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý thì phải bảo đảm những yêu cầu nào?

Căn cứ tại khoản 4 Điều 8 Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định 2449/QĐ-BTC năm 2016, có quy định về chỉnh lý tài liệu như sau:

Chỉnh lý tài liệu

…

4. Yêu cầu đối với tài liệu sau khi chỉnh lý

a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

d) Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

e) Lập danh mục tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy (nếu có);

f) Lập danh mục tài liệu bảo quản vĩnh viễn (nếu có);

g) Lập danh mục tài liệu lạc phông (nếu có);

h) Lập danh mục tài liệu bảo quản có thời hạn;

i) Tài liệu đưa lên giá được sắp xếp khoa học, có chỉ dẫn khai thác.

…

Như vậy, theo quy định trên thì tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý thì phải bảo đảm những yêu cầu sau:

- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

- Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy (nếu có);

- Lập danh mục tài liệu bảo quản vĩnh viễn (nếu có);

- Lập danh mục tài liệu lạc phông (nếu có);

- Lập danh mục tài liệu bảo quản có thời hạn;

- Tài liệu đưa lên giá được sắp xếp khoa học, có chỉ dẫn khai thác.

Tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý được quản lý như thế nào?

Căn cứ tại khoản 5 Điêu 7 Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định 2449/QĐ-BTC năm 2016, có quy định về quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp sáp nhập, giải thể, chia tách và chuyển đổi hình thức sở hữu như sau:

Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp sáp nhập, giải thể, chia tách và chuyển đổi hình thức sở hữu

…

5. Tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý được quản lý như sau:

a) Tài liệu lưu trữ của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;

b) Tài liệu lưu trữ của các đơn vị không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan giải thể, doanh nghiệp phá sản, giải thể hoặc không có cơ quan, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp được giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Như vậy, theo quy định trên thì tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý được quản lý như sau:

- Tài liệu lưu trữ của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;

- Tài liệu lưu trữ của các đơn vị không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ;

- Trường hợp cơ quan giải thể, doanh nghiệp phá sản, giải thể hoặc không có cơ quan, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp được giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền.