Quy định về đăng ký lao động mới nhất 2026: Hồ sơ, thủ tục đăng ký và những vấn đề liên quan?

Đăng ký lao động là gì và doanh nghiệp nào phải thực hiện?

Đăng ký lao động là thủ tục người lao động và người sử dụng lao động cung cấp, cập nhật thông tin về người lao động vào Cơ sở dữ liệu quốc gia. Theo Quyết định 645/QĐ-BNV năm 2026, Điều 2 Nghị định 318/2025/NĐ-CP, các doanh nghiệp thuê mướn người lao động làm việc theo hợp đồng lao động đều phải thực hiện đăng ký lao động cho người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Hộ kinh doanh có phải đăng ký lao động không?

Có, theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 318/2025/NĐ-CP, Quyết định 645/QĐ-BNV năm 2026, khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, nếu hộ kinh doanh có thuê mướn người lao động theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc thì được xem là người sử dụng lao động và có trách nhiệm thực hiện việc cung cấp, kê khai thông tin về người lao động theo quy định về đăng ký lao động. Ngoài ra, nếu chủ hộ kinh doanh thuộc đối tượng tham gia BHXH tại điểm m khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cũng phải thực hiện đăng ký lao động.

Thủ tục đăng ký lao động đối với người tham gia BHXH bắt buộc từ 1/7/2026?

Theo Mục 1 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 645/QĐ-BNV năm 2026, thủ tục đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc từ 1/7/2026 gồm 3 bước: (1) Người lao động cung cấp thông tin; (2) Người sử dụng lao động thực hiện đăng ký; (3) Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý thông tin.

Cụ thể:

Bước 1. Người lao động cung cấp thông tin

Người lao động cung cấp cho người sử dụng lao động những thông tin có liên quan tại Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 318/2025/NĐ-CP và chịu trách nhiệm về tính chính xác thông tin.

Bước 2. Người sử dụng lao động thực hiện đăng ký

Người sử dụng lao động đăng ký thông tin đăng ký lao động cho người lao động khi nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và các văn bản hướng dẫn.

Bước 3. Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý thông tin

Thông tin đăng ký lao động của người lao động sau khi được cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, xử lý được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động. Thời gian giải quyết là 05 ngày làm việc.

Quy định về đăng ký lao động mới nhất 2026: Hồ sơ, thủ tục đăng ký và những vấn đề liên quan? (Hình từ Internet)

Đăng ký lao động có được thực hiện đồng thời với đăng ký tham gia BHXH không?

Có. Theo Điều 5 Nghị định 318/2025/NĐ-CP, Quyết định 645/QĐ-BNV năm 2026, đối với người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, việc đăng ký lao động được thực hiện đồng thời với thủ tục đăng ký tham gia BHXH.

Hồ sơ đăng ký lao động đối với người thuộc diện BHXH bắt buộc gồm những gì?

Theo Mục 1 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 645/QĐ-BNV năm 2026, hồ sơ đăng ký lao động đối với người thuộc diện BHXH bắt buộc gồm Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội. Trong đó bổ sung các thông tin về việc làm đang làm, gồm: chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc và thông tin về người sử dụng lao động, gồm: tên người sử dụng lao động; mã số; loại hình; địa chỉ trụ sở chính; ngành kinh tế;.

Đăng ký lao động qua ứng dụng VNeID thực hiện như thế nào?

Theo Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 645/QĐ-BNV năm 2026, đăng ký lao động online (qua ứng dụng VNeID) được áp dụng đối với người lao động đang có việc làm không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc gồm 3 bước như sau: (1) Đăng nhập VNeID; (2) Hệ thống tiếp nhận và xử lý hồ sơ; (3) Cập nhật dữ liệu lao động.

Cụ thể:

Bước 1. Đăng nhập VNeID

Người lao động truy cập vào trên ứng dụng định danh điện tử VNeID hoặc Sàn giao dịch việc làm quốc gia (https://www.vieclam.gov.vn) ==> Chọn mục đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động và điền thông tin vào Tờ khai điện tử.

Bước 2. Hệ thống tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Hệ thống đăng ký lao động tiếp nhận, xử lý và trả kết quả đăng ký thành công ngay sau khi người lao động hoàn thành Tờ khai điện tử, nếu đăng ký không thành công hệ thống phản hồi lý do.

Bước 3. Cập nhật dữ liệu lao động.

Thông tin đăng ký lao động của người lao động được cập nhật, đồng bộ vào cơ sở dữ liệu về người lao động.

Trường hợp nào phải điều chỉnh thông tin đăng ký lao động?

Theo Điều 7 Nghị định 318/2025/NĐ-CP, phải điều chỉnh thông tin đăng ký lao động khi thay đổi thông tin trong 4 trường hợp sau: (1) Thông tin về chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc; (2) Thông tin về người sử dụng lao động gồm: tên người sử dụng lao động; mã số; loại hình; địa chỉ trụ sở chính; ngành kinh tế; (3) Thông tin về thay đổi tình trạng từ người có việc làm sang người thất nghiệp; (4) Thay đổi từ đang có việc làm hoặc thất nghiệp sang không tham gia hoạt động kinh tế (không có khả năng hoặc không có nhu cầu làm việc).

Khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp có phải cập nhật thông tin đăng ký lao động không?

Có, theo khoản 5 Điều 3 Nghị định 318/2026/NĐ-CP, mục 5 phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 645/QĐ-BNV năm 2026, khi nhân viên nghỉ việc, tình trạng việc làm thay đổi từ có việc làm sang thất nghiệp và doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký lao động.

Cụ thể, doanh nghiệp có trách nhiệm phải kê khai và cung cấp thông tin về người lao động khi thay đổi hoặc chấm dứt quan hệ lao động. Việc này nhằm cập nhật tình trạng việc làm của người lao động từ tình trạng đang có việc làm sang thất nghiệp vào Cơ sở dữ liệu quốc gia. Việc điều chỉnh thông tin đăng ký lao động khi thay đổi tình trạng từ người có việc làm sang người thất nghiệp được thực hiện theo thủ tục gồm 3 bước:

Bước 1. Người lao động truy cập vào Sàn giao dịch việc làm quốc gia (https://www.vieclam.gov.vn) hoặc trên ứng dụng định danh điện tử VNeID, chọn mục đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động và điền vào Tờ khai điện tử.

Bước 2. Hệ thống đăng ký lao động tiếp nhận, xử lý và trả kết quả đăng ký thành công ngay sau khi người lao động hoàn thành Tờ khai điện tử, nếu đăng ký không thành công hệ thống phản hồi lý do.

Bước 3. Thông tin điều chỉnh thông tin đăng ký lao động của người lao động được cập nhật, đồng bộ vào cơ sở dữ liệu về người lao động.