Khi nào phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động?
Tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC có quy định như sau:
Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế
...
2. Chứng từ khấu trừ
a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.
b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:
b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
...
b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
...
Đồng thời, theo quy định taị Danh mục hồ sơ khai thuế số 9 được ghi nhận tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ áp dụng cho người lao động thuộc diện tự quyết toán thuế và khi người lao động thuộc diện này yêu cầu thì công ty bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế cho họ.
Khi nào phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động?
Hiện nay sử dụng mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản giấy hay bản điện tử?
Tại Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC có quy định như sau:
Điều khoản thi hành
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 6 năm 2025 và thay thế Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
2. Kể từ thời điểm Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây và chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Trường hợp tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, nếu phát hiện chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập theo các quy định trước đây bị sai thì lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử mới thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập sai.
...
Hiện nay, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã có hiệu lực (ngày 1/6/2025), do đó phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Trường hợp tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nếu phát hiện chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập theo các quy định trước đây bị sai thì lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử mới thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập sai.
Doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có bắt buộc phải đăng ký không?
Tại Mục 3 Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 có nêu:
Về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến CQT, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Trong thời gian chưa kịp triển khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức (bao gồm cả cơ quan thuế), doanh nghiệp có thể sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo hình thức tự phát hành. Từ 01/7/2022, cơ quan thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in; đối với trường hợp đang còn tồn chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế thì tiếp tục sử dụng.
Như vậy khi doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
