Cấp giấy phép lao động tại Việt Nam? Giấy phép lao động và Visa lao động?

Giấy phép lao động là gì?

Giấy phép lao động (work permit) được hiểu đơn giản là một văn bản cho phép người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam trong một thời gian nhất định và văn bản này được cấp cho lao động nước ngoài (không cấp cho người lao động Việt Nam).

Giấy phép lao động và visa lao động khác nhau như thế nào?

Bảng dưới đây sẽ tổng hợp những điểm khác nhau cơ bản giữa giấy phép lao động và visa lao động:

Tóm lại có thể thấy, mục đích là điểm khác biệt lớn nhất để phân biệt giấy phép lao động và visa lao động: Giấy phép lao động quyết định quyền được làm việc, còn visa lao động chỉ cho phép nhập cảnh và lưu trú.

(Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, Nghị định 219/2025/NĐ-CP)

Điều kiện để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam là gì? Hồ sơ xin giấy phép lao động cần chuẩn bị những giấy tờ gì? (Hình từ Internet)

Điều kiện để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam là gì?

Theo Điều 151 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam thì người lao động nước ngoài phải đáp ứng điều kiện về quốc tịch, độ tuổi, sức khỏe, không có tiền án tiền sự, trình độ, chuyên môn, vị trí công việc.

Xin giấy phép lao động cần bằng cấp và chứng chỉ chuyên môn gì?

Theo Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì xin giấy phép lao động đối với mỗi vị trí công việc chuyên môn sẽ yêu cầu về bằng cấp và chứng chỉ khác nhau.

Cụ thể:

- Nhà quản lý là một trong các giấy tờ sau:

+ Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với các vị trí là nhà quản lý.

+ Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Giám đốc điều hành là một trong các giấy tờ sau:

+ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp;

+ Điều lệ công ty hoặc văn bản quy định về cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức; văn bản xác nhận người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam thì được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

- Chuyên gia là một trong các giấy tờ sau:

+ Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đó.

Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam thì được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;

+ Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế - xã hội hoặc theo thỏa thuận hợp tác của Chính phủ Việt Nam và văn bản xác nhận người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đó.

Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;

+ Giấy chứng nhận thành tích cao, bằng cấp, kinh nghiệm trong lĩnh vực văn hóa, thể thao đối với nghệ sĩ, huấn luyện viên, vận động viên theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;

+ Giấy phép lái tàu bay, chứng chỉ chuyên môn được phép làm việc trên tàu bay đối với tiếp viên hàng không, chứng nhận trình độ chuyên môn trong lĩnh vực bảo dưỡng tàu bay, chứng nhận khả năng chuyên môn đối với thuyền viên nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp. Trường hợp do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp phải được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam công nhận theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Xây dựng;

+ Giấy tờ chứng minh về trình độ, trình độ chuẩn theo Luật Giáo dục, Luật Giáo dục đại học, Luật Giáo dục nghề nghiệp đối với chuyên gia làm việc trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Trường hợp chuyên gia làm việc trong Trung tâm ngoại ngữ, tin học phải đảm bảo theo quy chế tổ chức hoạt động của trung tâm;

+ Giấy tờ chứng minh chuyên gia làm việc trong một số nghề, công việc đặc thù khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý ngành, công việc đặc thù.

- Lao động kỹ thuật là một trong các giấy tờ sau:

+ Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh đào tạo ít nhất 01 năm và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của lao động kỹ thuật đó.

Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;

+ Văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của lao động kỹ thuật đó.

Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

Lưu ý: Các tài liệu này cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng.

Lao động nước ngoài có thể tự xin giấy phép lao động hay bắt buộc phải qua doanh nghiệp?

Theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì lao động nước ngoài không được tự mình xin giấy phép lao động, mà bắt buộc phải thông qua doanh nghiệp tại Việt Nam, do giấy phép lao động được cấp gắn với vị trí công việc và nhu cầu sử dụng lao động của từng doanh nghiệp cụ thể.

Ngoài ra, người đăng ký nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài là doanh nghiệp, trong khi đó người lao động nước ngoài chỉ cần cấp các giấy tờ về thông tin cá nhân cho doanh nghiệp để phục vụ công việc xin giấy phép lao động.

Hồ sơ xin giấy phép lao động cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP Hồ sơ xin giấy phép lao động cần chuẩn bị những giấy tờ gồm: (1) Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động và văn bản đề nghị, (2) Giấy khám sức khỏe, (3) Hộ chiếu, (4) Phiếu lý lịch tư pháp, (5) 02 ảnh màu và (6) Bằng cấp/Chứng chỉ chuyên môn. Các tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật.

Mẫu đơn xin giấy phép lao động mới nhất tải ở đâu?

Mẫu đơn xin giấy phép lao động mới nhất được quy định tại Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Tải mẫu đơn xin giấy phép lao động mới nhất ở đây.

Phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài có hiệu lực bao lâu kể từ ngày cấp đến khi nộp hồ sơ giấy phép lao động?

Tại khoản 4 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài có hiệu lực không quá 6 tháng kể từ ngày cấp đến khi nộp hồ sơ giấy phép lao động.

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm những bước nào?

Tại Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì thủ tục xin giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài tại Việt Nam hiện nay bao gồm 3 bước chính: (1) Chuẩn bị hồ sơ (2) Nộp hồ sơ xin cấp phép, và (3) Nhận kết quả.

Cụ thể như sau:

Bước (1) Chuẩn bị hồ sơ gồm: (1) Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động và văn bản đề nghị, (2) Giấy khám sức khỏe, (3) Hộ chiếu, (4) Phiếu lý lịch tư pháp, (5) 02 ảnh màu và (6) Bằng cấp/Chứng chỉ chuyên môn. Các tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật.

Bước (2): Nộp hồ sơ xin cấp phép trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công.

Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Bước (3): Nhận kết quả.

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ cấp giấy phép lao động.

Nếu từ chối, cơ quan có thẩm quyền sẽ trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Giấy phép lao động có hiệu lực tối đa bao nhiêu năm và có được gia hạn không?

Tại Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì giấy phép lao động có hiệu lực tối đa là 02 năm và được phép gia hạn trong một số trường hợp nhưng chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.

Cụ thể các trường hợp được phép gia hạn thời hạn của giấy phép lao động gồm:

- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết;

- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam;

- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài, giữa các đối tác Việt Nam;

- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài;

- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;

- Thời hạn đã được xác định trong giấy phép kinh doanh, thành lập, hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;

- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó;

- Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam;

- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài theo thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;

- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài theo thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết.

Trường hợp nào cần xin giấy phép lao động mới thay vì gia hạn cái cũ?

Tại Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì trường hợp bị mất hoặc bị hư hỏng hoặc thay đổi một trong các nội dung ghi trong giấy phép lao động còn thời hạn thì cần xin giấy phép lao động mới.

Cụ thể:

Các trường hợp được cấp lại giấy phép lao động xin cấp lại giấy phép lại động gồm:

- Giấy phép lao động còn thời hạn bị mất hoặc bị hư hỏng không sử dụng được.

- Thay đổi một trong các nội dung ghi trong giấy phép lao động còn thời hạn: họ và tên; quốc tịch; số hộ chiếu; đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.

Những trường hợp nào người nước ngoài được miễn giấy phép lao động?

Tại Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì sẽ có 15 trường hợp người nước ngoài được miễn giấy phép lao động.

Cụ thể gồm:

(1) Thuộc một trong các trường hợp quy định tại các khoản 3, 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 154 Bộ luật Lao động 2019.

(2) Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty trách nhiệm hữu hạn.

(3) Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần.

(4) Vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ tư vấn về chuyên môn và kỹ thuật hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác phục vụ cho công tác nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, theo dõi đánh giá, quản lý và thực hiện chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức theo quy định hay thỏa thuận trong các điều ước quốc tế về nguồn hỗ trợ phát triển chính thức đã ký kết giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài.

(5) Phóng viên nước ngoài hoạt động thông tin báo chí được Bộ Ngoại giao xác nhận.

(6) Được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cử sang Việt Nam giảng dạy, làm nhà quản lý, giám đốc điều hành tại cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam hoặc các cơ sở, tổ chức được thành lập theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết, tham gia.

(7) Học sinh, sinh viên, học viên nước ngoài đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở Việt Nam hoặc nước ngoài có thỏa thuận thực tập hoặc thư mời làm việc cho người sử dụng lao động tại Việt Nam; học viên thực tập, tập sự trên tàu biển Việt Nam.

(8) Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định tại điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

(9) Có hộ chiếu công vụ vào làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.

(10) Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.

(11). Tình nguyện viên làm việc tại Việt Nam theo hình thức tự nguyện và không hưởng lương để thực hiện điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên và có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam.

(12). Vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết theo quy định của pháp luật.

(13) Người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật thuộc một trong các trường hợp sau:

- Vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm, tính từ 01 tháng 01 đến ngày cuối cùng của năm;

- Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Di chuyển có thời hạn trong nội bộ doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với tổ chức thương mại thế giới và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục. Hiện diện thương mại bao gồm tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài; văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam; văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh.

(14) Được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận vào Việt Nam để thực hiện các công việc sau:

- Giảng dạy, nghiên cứu, chuyển giao chương trình giáo dục quốc tế;

- Làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam.

(15) Được các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận vào Việt Nam làm việc trong các lĩnh vực: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế - xã hội.

Cơ sở giáo dục có thể tuyển giáo viên nước ngoài không có giấy phép lao động trong trường hợp nào?

Tại khoản 14 Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì cơ sở giáo dục có thể tuyển giáo viên nước ngoài không có giấy phép lao động trong trường hợp người này được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận vào Việt Nam để thực hiện giảng dạy, nghiên cứu, chuyển giao chương trình giáo dục quốc tế; hoặc làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam.

Có xin cấp lại Giấy phép lao động khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ hoặc tên công ty không?

Theo Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải xin cấp lại Giấy phép lao động khi có thay đổi các thông tin ghi trên giấy phép, bao gồm họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu và tên doanh nghiệp mà không thay đổi mã số định danh của doanh nghiệp. Do đó, trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên công ty mà không thay đổi mã số định danh thì phải thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép lao động. Trường hợp thay đổi làm phát sinh mã số định danh mới thì phải thực hiện thủ tục cấp mới. Đối với việc thay đổi địa chỉ trụ sở, do không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP nên không làm phát sinh thủ tục cấp lại Giấy phép lao động, tuy nhiên nếu thay đổi địa chỉ trụ sở sang tỉnh thành phố khác thì phải làm thủ tục cấp mới.

Giấy phép lao động hết hạn thì người nước ngoài có được ở lại Việt Nam không?

Không. Tại Điều 153 Bộ luật Lao động 2019 thì khi giấy phép lao động hết hạn mà người nước ngoài vẫn tiếp tục ở lại Việt Nam là hành vi trái pháp luật và có thể bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất khỏi Việt Nam.

Ngoài ra, người nước vẫn có thể ở lại nếu gia hạn/cấp mới GPLĐ hoặc chuyển đổi sang visa/thẻ tạm trú phù hợp khác.

Giấy phép lao động bị mất phải làm lại như thế nào?

Tại Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP khi làm mất giấy phép lao động thì người sử dụng lao động phải làm thủ tục cấp lại giấy phép lao động, gồm 3 bước như sau: Bước (1) Chuẩn bị hồ sơ xin cấp lại gồm: Văn bản đề nghị và 02 ảnh màu, Bước (2) Nộp hồ sơ, Bước (3) Nhận kết quả trong thời hạn 3 ngày.

Thủ tục gia hạn giấy phép lao động ra sao?

Tại Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP Thủ tục gia hạn giấy phép lao động như sau: Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin gia hạn, Bước 2: Nộp hồ sơ cho Trung tâm Phục vụ hành chính công, Bước 3: Nhận kết quả.

Nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động.

Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cần những gì?

Tại Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP hồ sơ gia hạn giấy phép lao động gồm: Văn bản đề nghị gia hạn, GPLĐ gốc còn hạn, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu sao y, và 2 ảnh 4x6cm, Hộ chiếu, bằng cấp/chứng chỉ.

Người lao động và doanh nghiệp bị phạt bao nhiêu nếu làm việc không có giấy phép lao động?

Tại khoản 3, khoản 4 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP và khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP Người lao động nước ngoài làm việc không có giấy phép lao động (GPLĐ) bị phạt từ 15-25 triệu đồng, có thể bị trục xuất. Doanh nghiệp sử dụng họ bị phạt từ 60-150 triệu đồng tùy số lượng lao động vi phạm.