Việc giao hộ chiếu của đoàn đi công tác nước ngoài khi được cử đi công tác nước ngoài được quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Ai có trách nhiệm hỗ trợ làm hộ chiếu cho thành viên đoàn đi công tác nước ngoài của lãnh đạo Chính phủ và Văn phòng Chính phủ?
• Việc giao hộ chiếu của đoàn đi công tác nước ngoài khi được cử đi công tác nước ngoài được quy định ra sao?
• Thành viên trong đoàn đi công tác nước ngoài được cấp hộ chiếu có trách nhiệm gì?

Ai có trách nhiệm hỗ trợ làm hộ chiếu cho thành viên đoàn đi công tác nước ngoài của lãnh đạo Chính phủ và Văn phòng Chính phủ?

Theo khoản 2 Điều 4 Quy chế về sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại Văn phòng Chính phủ ban hành kèm theo Quyết định 962/QĐ-VPCP năm 2019 quy định như sau:

Cấp hộ chiếu lần đầu hoặc cấp lại

...

2. Đối với đoàn đi công tác nước ngoài:

Cục Quản trị (Phòng Lễ tân) có trách nhiệm hỗ trợ làm hộ chiếu cho thành viên đoàn đi công tác nước ngoài của lãnh đạo Chính phủ và Văn phòng Chính phủ. Sau khi có quyết định cử đoàn đi công tác nước ngoài, công chức Phòng Lễ tân được phân công phục vụ đoàn công tác tổng hợp Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (theo mẫu của Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao) gửi đến Vụ Tổ chức cán bộ để xác nhận vào Tờ khai trước khi tiến hành các thủ tục đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp hộ chiếu cho thành viên đoàn công tác.

Đối chiếu quy định trên, như vậy, trường hợp bạn thắc mắc Cục Quản trị (Phòng Lễ tân) có trách nhiệm hỗ trợ làm hộ chiếu cho thành viên đoàn đi công tác nước ngoài của lãnh đạo Chính phủ và Văn phòng Chính phủ. Sau khi có quyết định cử đoàn đi công tác nước ngoài, công chức Phòng Lễ tân được phân công phục vụ đoàn công tác tổng hợp Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (theo mẫu của Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao) gửi đến Vụ Tổ chức cán bộ để xác nhận vào Tờ khai trước khi tiến hành các thủ tục đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp hộ chiếu cho thành viên đoàn công tác.

Hộ chiếu (Hình từ Internet)

Việc giao hộ chiếu của đoàn đi công tác nước ngoài khi được cử đi công tác nước ngoài được quy định ra sao?

Theo khoản 1 Điều 5 Quy chế về sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại Văn phòng Chính phủ ban hành kèm theo Quyết định 962/QĐ-VPCP năm 2019 quy định như sau:

Quy trình quản lý hộ chiếu

1. Việc giao nhận hộ chiếu khi được cử đi công tác nước ngoài:

a) Giao nhận hộ chiếu:

- Đối với cá nhân: sau khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài, nhận hộ chiếu tại đơn vị quản lý hộ chiếu. Trường hợp nhờ người khác nhận thay phải có văn bản ủy quyền (người được ủy quyền nhận hộ chiếu phải thuộc thẩm quyền quản lý của Văn phòng Chính phủ); trợ lý, thư ký của lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ được nhận hộ chiếu của lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ.

- Đối với đoàn đi công tác nước ngoài: Công chức được phân công phục vụ đoàn công tác nhận hộ chiếu của thành viên đoàn tại đơn vị quản lý hộ chiếu (theo danh sách đã được Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt).

- Khi giao nhận hộ chiếu, phải ký xác nhận vào sổ quản lý hộ chiếu.

b) Thời điểm giao nhận hộ chiếu:

- Trường hợp nước đến công tác phải xin thị thực xuất nhập cảnh, thực hiện việc giao nhận hộ chiếu ngay khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài.

- Trường hợp nước đến công tác không phải xin thị thực xuất nhập cảnh, thực hiện việc giao nhận hộ chiếu trước khi bắt đầu chuyến công tác 03 ngày làm việc. Người được cấp hộ chiếu muốn được bàn giao hộ chiếu trước thời hạn trên, phải có văn bản trình bày rõ lý do và xác nhận của lãnh đạo đơn vị.

c) Trường hợp cá nhân đề nghị cung cấp thông tin về hộ chiếu hoặc sao chụp hộ chiếu để phục vụ chuyến công tác nước ngoài theo yêu cầu của đơn vị mời:

- Cá nhân được cử đi công tác nước ngoài có văn bản đề nghị đơn vị quản lý hộ chiếu cung cấp thông tin về hộ chiếu hoặc sao chụp hộ chiếu để phục vụ chuyến công tác nước ngoài.

- Trong thời hạn 1/2 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị, đơn vị quản lý hộ chiếu có trách nhiệm xem xét, cung cấp thông tin hoặc sao chụp hộ chiếu theo đề nghị.

...

Như vậy, đối với đoàn đi công tác nước ngoài thì công chức được phân công phục vụ đoàn công tác nhận hộ chiếu của thành viên đoàn tại đơn vị quản lý hộ chiếu (theo danh sách đã được Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt).

- Khi giao nhận hộ chiếu, phải ký xác nhận vào sổ quản lý hộ chiếu.

Thành viên trong đoàn đi công tác nước ngoài được cấp hộ chiếu có trách nhiệm gì?

Căn cứ Điều 6 Quy chế về sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại Văn phòng Chính phủ ban hành kèm theo Quyết định 962/QĐ-VPCP năm 2019 quy định như sau:

Trách nhiệm của người được cấp hộ chiếu

1. Giữ gìn, bảo quản hộ chiếu cẩn thận, không tẩy xóa, sửa chữa nội dung hộ chiếu, không được cho người khác sử dụng, không được sử dụng hộ chiếu để đi nước ngoài với mục đích cá nhân.

2. Chỉ sử dụng một loại hộ chiếu còn giá trị sử dụng cho mỗi chuyến công tác nước ngoài phù hợp với quyết định cử đi công tác và tính chất công việc thực hiện ở nước ngoài.

3. Thực hiện việc giao nhận, sử dụng hộ chiếu theo Điều 5, Quy chế này.

4. Trường hợp hộ chiếu bị hỏng phải báo ngay với đơn vị quản lý hộ chiếu để được hướng dẫn thủ tục đề nghị cấp lại hộ chiếu.

5. Trường hợp bị mất hộ chiếu:

a) Người được cấp hộ chiếu đang ở trong nước:

Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi phát hiện hộ chiếu bị mất, người bị mất hộ chiếu phải có văn bản báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm (qua Vụ Tổ chức cán bộ), nêu rõ lý do, hoàn cảnh bị mất hộ chiếu. Văn bản báo cáo phải có xác nhận của lãnh đạo đơn vị sử dụng công chức, viên chức.

b) Người được cấp hộ chiếu đang ở nước ngoài:

- Ngay khi phát hiện hộ chiếu bị mất, phải báo cáo với Trưởng đoàn công tác hoặc Phó trưởng đoàn (nếu người bị mất hộ chiếu là Trưởng đoàn công tác);

- Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi phát hiện hộ chiếu bị mất, người bị mất hộ chiếu phải khai báo bằng văn bản (nêu rõ lý do, hoàn cảnh bị mất hộ chiếu) với cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại xem xét, quyết định cấp hộ chiếu.

Theo đó, thành viên trong đoàn đi công tác nước ngoài được cấp hộ chiếu có trách nhiệm nêu trên.