Việc cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc, thủ tục thực hiện như thế nào? Có thể xin cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc khi đã chuyển đến nơi khác sinh sống không?

Bản sao giấy khai sinh có giá trị tương đương với bản chính không?

Theo khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có định nghĩa về bản sao như sau

"Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

6. “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc."

Đồng thời tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, điểm c khoản 1 Điều 2 Nghị định 280/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/11/2025) quy định bản sao giấy khai sinh có giá trị pháp lý như sau:

Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

4. Giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch.

Trước đây, đồng thời tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định bản sao giấy khai sinh có giá trị pháp lý như sau:

"Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch."

Theo đó, từ quy định trên thì có thể hiểu bản sao Giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

Tải về mẫu bản sao giấy khai sinh mới nhất 2025: Tại Đây

Việc cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc, thủ tục thực hiện như thế nào? (Hình từ Internet)

Những cá nhân, tổ chức nào được quyền yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh?

Tại Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì cá nhân tổ chức được yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc bao gồm:

"Điều 16. Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

1. Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

2. Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

3. Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết."

Việc cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc, thủ tục thực hiện như thế nào?

Theo Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP thì thủ tục cấp bản sao từ giấy khai sinh từ sổ gốc thực hiện như sau:

Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

1. Hồ sơ đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Một trong các giấy tờ sau: Căn cước điện tử; bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng;

b) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính trong trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 16 của Nghị định này.

2. Cách thức thực hiện thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc:

a) Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc xuất trình các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;

b) Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải gửi kèm hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này và 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận;

c) Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể nộp bản điện tử hoặc bản sao điện tử giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao; nội dung bản sao phải đúng theo sổ gốc. Trường hợp sổ gốc không còn được lưu trữ hoặc không có thông tin theo yêu cầu thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến theo phương thức người yêu cầu đã đăng ký.

4. Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này. Thời hạn được tính từ ngày cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ trực tiếp, theo dấu bưu điện đến hoặc theo thời điểm hệ thống dịch vụ công ghi nhận đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trước đây, Theo Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và khoản 3 Điều 1 Nghị định 07/2025/NĐ-CP thì thủ tục cấp bản sao từ giấy khai sinh từ sổ gốc thực hiện như sau:

"Điều 17. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

1. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước/Hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc Căn cước điện tử để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người được quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 16 của Nghị định này thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

2. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

3. Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều này, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

4. Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến."

Có thể xin cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc khi đã chuyển đến nơi khác sinh sống không?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc như sau:

"Điều 2. Giải thích từ ngữ

...

1. “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc."

Về thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc, theo Điều 4 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:

"Điều 4. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc

1. Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính."

Theo đó, các giấy tờ mà lúc trước anh làm ở Đồng Tháp thì anh quay về quê ở Đồng Tháp mà ngày trước anh làm thủ tục để được cấp bản sao Giấy khai sinh, vì họ có lưu trữ thì mới cấp bản sao được.