Văn thư Bộ Công thương không được bóc các loại bì nào của các văn bản đến? Văn thư Bộ Công thương bóc bì văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu nào?

Nội dung chính

• Văn thư Bộ Công thương không được bóc các loại bì nào của các văn bản đến?
• Văn thư Bộ Công thương bóc bì văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu nào?
• Có được sử dụng máy vi tính nội mạng nội bộ để đăng ký văn bản mật đến đối với Bộ Công thương không?

Văn thư Bộ Công thương không được bóc các loại bì nào của các văn bản đến?

Căn cứ tại điểm b khoản 1 Điều 6 Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản của Cơ quan Bộ Công thương ban hành kèm theo Quyết định 4267/QĐ-BCT năm 2013, có quy định về phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đăng ký văn bản đến như sau:

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đăng ký văn bản đến

1. Phân loại sơ bộ: Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

…

b) Loại không bóc bì: Văn thư Bộ không được bóc các loại bì sau:

- Bì điện mật gửi đến Bộ (có quy định riêng về sổ theo dõi điện mật, người có trách nhiệm và thẩm quyền giải quyết điện mật theo đăng ký với Bộ Ngoại giao và Văn phòng Trung ương Đảng);

- Bì văn bản có đóng dấu mật, tối mật, tuyệt mật và các bì ghi rõ “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Trường hợp này, Văn thư Bộ chỉ ghi số văn bản và ký hiệu đề ngoài bì, sau đó chuyển cả bì đến Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Bộ hoặc đúng tên người nhận. Người nhận các loại công văn này tùy tính chất, mức độ quan trọng có thể chuyển lại Văn thư Bộ để đăng ký công văn đến hoặc lưu lại và chịu trách nhiệm về việc này;

- Bì thư gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong Bộ. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư Bộ để đăng ký.

…

Như vậy, theo quy định trên thì văn thư Bộ Công thương không được bóc các loại bì của các văn bản đến sau:

- Bì điện mật gửi đến Bộ (có quy định riêng về sổ theo dõi điện mật, người có trách nhiệm và thẩm quyền giải quyết điện mật theo đăng ký với Bộ Ngoại giao và Văn phòng Trung ương Đảng);

- Bì văn bản có đóng dấu mật, tối mật, tuyệt mật và các bì ghi rõ “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Trường hợp này, Văn thư Bộ chỉ ghi số văn bản và ký hiệu đề ngoài bì, sau đó chuyển cả bì đến Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Bộ hoặc đúng tên người nhận. Người nhận các loại công văn này tùy tính chất, mức độ quan trọng có thể chuyển lại Văn thư Bộ để đăng ký công văn đến hoặc lưu lại và chịu trách nhiệm về việc này;

- Bì thư gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong Bộ. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư Bộ để đăng ký.

Văn thư Bộ Công thương không được bóc các loại bì nào của các văn bản đến? (Hình từ Internet)

Văn thư Bộ Công thương bóc bì văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu nào?

Căn cứ tại điểm a khoản 2 Điều 6 Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản của Cơ quan Bộ Công thương ban hành kèm theo Quyết định 4267/QĐ-BCT năm 2013, có quy định về phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đăng ký văn bản đến như sau:

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đăng ký văn bản đến

….

2. Bóc bì văn bản

a) Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

…

Như vậy, theo quy định trên thì văn thư Bộ Công thương bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

Có được sử dụng máy vi tính nội mạng nội bộ để đăng ký văn bản mật đến đối với Bộ Công thương không?

Căn cứ tại điểm e khoản 3 Điều 6 Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản của Cơ quan Bộ Công thương ban hành kèm theo Quyết định 4267/QĐ-BCT năm 2013, có quy định về phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đăng ký văn bản đến như sau:

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đăng ký văn bản đến

…

3. Đăng ký văn bản đến

a) Nhập các thông tin của văn bản: số, ký hiệu, ngày ban hành, ngày nhận, tác giả, tên người ký, thời hạn trả lời ghi trong văn bản hoặc gắn thời hạn theo quy chế của từng loại văn bản, trích yếu và phân loại văn bản theo các tiêu chí phục vụ cho việc quản lý và khai thác văn bản. Ghim phiếu phân công xử lý văn bản và trình Lãnh đạo Văn phòng xử lý theo quy định.

b) Nếu đăng ký văn bản bằng số thì phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

c) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản.

d) Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.

e) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến.

Theo quy định trên thì không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến.

Như vậy, thì không được sử dụng máy vi tính nội mạng nội bộ để đăng ký văn bản mật đến của Bộ Công thương.