Văn phòng công chứng phải lưu trữ những loại sổ nào? Văn phòng công chứng không lưu trữ hồ sơ công chứng thì sẽ bị xử phạt ra sao?

Nội dung chính

• Văn phòng công chứng phải lưu trữ những loại sổ nào?
• Văn phòng công chứng không lưu trữ hồ sơ công chứng thì sẽ bị xử phạt ra sao?
• Văn phòng công chứng phải lưu trữ hồ sơ công chứng bao nhiêu năm?

Văn phòng công chứng phải lưu trữ những loại sổ nào?

Căn cứ theo Điều 26 Thông tư 01/2021/TT-BTP quy định về việc lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng như sau:

Lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải lập, bảo quản và lưu trữ các loại sổ sau đây:

a) Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch, sổ công chứng bản dịch theo quy định tại Điều 25 của Thông tư này;

b) Sổ theo dõi việc sử dụng lao động (Mẫu TP-CC-29).

Sổ theo dõi sử dụng lao động phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ và được đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật;

c) Sổ văn thư, lưu trữ, sổ kế toán, tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

2. Việc lập, bảo quản, lưu trữ các loại sổ theo quy định tại khoản 1 Điều này được thực hiện theo quy định của pháp luật về công chứng, lưu trữ, thống kê, thuế, tài chính và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Như vậy, theo quy định hiện nay thì Văn phòng công chứng phải lưu trữ những loại sổ sau đây:

(1) Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch, sổ công chứng bản dịch theo quy định tại Điều 25 Thông tư 01/2021/TT-BTP;

(2) Sổ theo dõi việc sử dụng lao động tại đây;

Lưu ý: Sổ theo dõi sử dụng lao động phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ và được đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật;

(3) Sổ văn thư, lưu trữ, sổ kế toán, tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

Tải Mẫu sổ theo dõi việc sử dụng lao động mới nhất tại đây:

tại đây

Không lưu trữ hồ sơ công chứng thì có bị xử phạt hay không (Hình từ Internet)

Văn phòng công chứng không lưu trữ hồ sơ công chứng thì sẽ bị xử phạt ra sao?

Căn cứ theo điểm i khoản 4 Điều 16 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định về việc xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng như sau:

Hành vi vi phạm quy định về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

...

4. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

...

đ) Không đăng ký hành nghề cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định;

e) Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng về công chứng viên và tổ chức mình;

g) Không niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc việc thụ lý công chứng văn bản khai nhận di sản trước khi thực hiện việc công chứng;

h) Không thông báo để xóa đăng ký hành nghề đối với công chứng viên không còn làm việc tại tổ chức mình;

i) Không lưu trữ hồ sơ công chứng;

k) Làm mất di chúc đã nhận lưu giữ, trừ trường hợp vì lý do bất khả kháng;

l) Làm mất hồ sơ công chứng, trừ trường hợp vì lý do bất khả kháng;

m) Trả tiền hoa hồng, chiết khấu cho người yêu cầu công chứng, người môi giới.

...

Như vậy, nếu Văn phòng công chứng không thực hiện lưu trữ hồ sơ công chứng thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.

Văn phòng công chứng phải lưu trữ hồ sơ công chứng bao nhiêu năm?

Căn cứ theo Điều 64 Luật Công chứng 2014 quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:

Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

2. Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

3. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

4. Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

5. Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.

Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.

...

Theo đó, Văn phòng công chứng phải lưu trữ bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng ít nhất 20 năm tại trụ sở của mình. Nếu lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.