Văn bản đi do Văn thư cơ quan Viện kiểm sát nhân dân tối cao phát hành được lưu giữ như thế nào?

Nội dung chính

• Trình tự giải quyết văn bản đi của Viện kiểm sát nhân dân tối cao được thực hiện như thế nào?
• Đăng ký văn bản đi của Viện kiểm sát nhân dân tối cao được thực hiện bằng cách thức nào?
• Văn bản đi do Văn thư cơ quan Viện kiểm sát nhân dân tối cao phát hành được lưu giữ như thế nào?

Trình tự giải quyết văn bản đi của Viện kiểm sát nhân dân tối cao được thực hiện như thế nào?

Căn cứ tại Điều 22 Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 381/QĐ-VKSTC năm 2017, có quy định về trình tự giải quyết văn bản đi như sau:

Trình tự giải quyết văn bản đi

Tất cả văn bản do cơ quan phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, và ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Như vậy, theo quy định trên thì trình tự giải quyết văn bản đi của Viện kiểm sát nhân dân tối cao được thực hiện như sau:

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, và ngày, tháng, năm của văn bản.

- Đăng ký văn bản đi.

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

- Lưu văn bản đi.

Văn bản đi (Hình từ Internet)

Đăng ký văn bản đi của Viện kiểm sát nhân dân tối cao được thực hiện bằng cách thức nào?

Căn cứ tại khoản 7 Điều 23 Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 381/QĐ-VKSTC năm 2017, có quy định về đăng ký văn bản đi như sau:

Đăng ký văn bản đi

1. Tất cả văn bản đi của Viện kiểm sát các cấp khi phát hành phải đăng ký tại Văn thư cơ quan, đơn vị. Việc ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm theo hệ thống số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của cơ quan, đơn vị do Văn thư cơ quan thống nhất quản lý. Riêng một số quyết định cá biệt (nâng lương, bổ nhiệm, tuyển dụng.,.) do đơn vị tham mưu về công tác tổ chức cán bộ của Viện kiểm sát các cấp soạn thảo có thể lấy số của đơn vị, nhưng phải lập sổ để theo dõi, quản lý và thực hiện chế độ nộp lưu theo quy định.

2. Văn thư cơ quan kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu sai trả lại đơn vị soạn thảo để sửa lại đúng quy định mới đăng ký phát hành văn bản đi.

3. Việc đăng ký số và ngày, tháng của văn bản tại Văn thư cơ quan thực hiện sau khi người có thẩm quyền ký đã ký chính thức vào văn bản.

4. Việc ghi số, ngày, tháng, năm văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

5. Ghi số, ngày, tháng, năm văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

6. Văn bản mật đi phải được đăng ký riêng

7. Cách thức đăng ký văn bản đi thực hiện như sau:

a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hằng năm, Viện kiểm sát các cấp quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

b) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính: Sử dụng chương trình Quản lý văn bản điều hành, thực hiện theo Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

Như vậy, theo quy định trên thì đăng ký văn bản đi của Viện kiểm sát nhân dân tối cao được thực hiện bằng cách thức sau:

- Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính.

Văn bản đi do Văn thư cơ quan Viện kiểm sát nhân dân tối cao phát hành được lưu giữ như thế nào?

Căn cứ tại Điều 26 Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 381/QĐ-VKSTC năm 2017, có quy định về lưu văn bản đi như sau:

Lưu văn bản đi

1. Đối với văn bản đi do Văn thư cơ quan phát hành: Mỗi văn bản đi phải lưu 03 bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, được sắp xếp theo thứ tự đăng ký; 01 bản chính lưu tại Văn thư đơn vị; 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc và được chuyển giao cho Lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định.

2. Đối với văn bản đi do Văn thư đơn vị phát hành: Mỗi văn bản đi phải lưu 02 bản: Bản gốc lưu tại Văn thư đơn vị và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

3. Văn bản đi có chế độ mật được lưu tại Văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật nhà nước, được sắp xếp theo số thứ tự và bảo quản trong cặp, hộp. Tuyệt đối không mang ra khỏi cơ quan; trường hợp cần khai thác sử dụng phải được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị.

4. Các văn bản liên ngành không lấy số tại Văn thư thì sau khi đóng dấu văn thư có trách nhiệm theo dõi lưu bản chính.

5. Văn thư cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu của Thủ trưởng đơn vị.

Như vậy, theo quy định trên thì đối với mỗi văn bản đi do Văn thư cơ quan Viện kiểm sát nhân dân tối cao phát hành được lưu 03 bản:

- Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, được sắp xếp theo thứ tự đăng ký;

- 01 bản chính lưu tại Văn thư đơn vị;

- 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc và được chuyển giao cho Lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định.