Tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân có bắt buộc phải là pháp nhân hay không? Có cần lập văn bản về cơ cấu tổ chức hay không?

Nội dung chính

• Tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân có bắt buộc phải là pháp nhân hay không?
• Tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân quản lý tính khách quan như thế nào?
• Tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân có cần lập văn bản về cơ cấu tổ chức hay không?

Tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân có bắt buộc phải là pháp nhân hay không?

Tại tiểu mục 4.1 Mục 4 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO/IEC 17024:2012 (ISO/IEC 17024:2012) có yêu cầu về các vấn đề pháp lý đối với tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân như sau:

Các vấn đề pháp lý

Tổ chức chứng nhận phải là một pháp nhân hoặc bộ phận xác định của pháp nhân để có thể chịu trách nhiệm pháp lý về hoạt động chứng nhận của mình. Một tổ chức chứng nhận của nhà nước có thể coi là pháp nhân trên cơ sở địa vị nhà nước của mình.

Như vậy tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân không bắt buộc phải là một pháp nhân, tuy nhiên trường hợp không phải là pháp nhân tổ chức phải là bộ phận xác định của pháp nhân để có thể chịu trách nhiệm pháp lý về hoạt động chứng nhận của mình.

Tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân (Hình từ Internet)

Tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân quản lý tính khách quan như thế nào?

Tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân thực hiện quản lý tính khách quan theo quy định tại tiểu mục 4.3 Mục 4 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO/IEC 17024:2012 (ISO/IEC 17024:2012) như sau:

Quản lý tính khách quan

4.3.1. Tổ chức chứng nhận phải lập thành văn bản cơ cấu tổ chức, chính sách và các thủ tục của mình để quản lý tính khách quan và để đảm bảo rằng hoạt động chứng nhận được thực hiện một cách khách quan. Tổ chức chứng nhận phải có cam kết của lãnh đạo cao nhất về tính khách quan trong hoạt động chứng nhận. Tổ chức chứng nhận phải có một tuyên bố công khai rằng tổ chức hiểu được tầm quan trọng của tính khách quan trong việc thực hiện hoạt động chứng nhận của mình, quản lý được xung đột lợi ích và đảm bảo tính vô tư trong hoạt động chứng nhận.

4.3.2. Tổ chức chứng nhận phải hành động một cách khách quan trong mối quan hệ với người đăng ký, ứng viên và người được chứng nhận.

4.3.3. Các chính sách và thủ tục đối với việc chứng nhận năng lực cá nhân phải công bằng đối với tất cả những người đăng ký, ứng viên và người được chứng nhận.

4.3.4. Không được giới hạn việc chứng nhận vì những điều kiện tài chính hay điều kiện hạn chế không hợp lý khác, như quan hệ thành viên của hiệp hội hay nhóm. Tổ chức chứng nhận không được sử dụng các thủ tục gây trở ngại hay hạn chế một cách thiếu công bằng đối với việc tiếp cận của người đăng ký và ứng viên.

4.3.5. Tổ chức chứng nhận phải chịu trách nhiệm về tính khách quan trong hoạt động chứng nhận của mình và không được để các áp lực về thương mại, tài chính hay áp lực khác làm tổn hại đến tính khách quan.

4.3.6. Tổ chức chứng nhận phải nhận biết các mối đe dọa đối với tính khách quan một cách liên tục. Điều này phải bao gồm những mối đe dọa nảy sinh từ hoạt động của tổ chức, từ các tổ chức có liên quan, các mối quan hệ của tổ chức hoặc từ các mối quan hệ của nhân sự của tổ chức. Tuy nhiên, những mối quan hệ này không nhất thiết thể hiện một tổ chức có mối đe dọa đối với tính khách quan.

CHÚ THÍCH 1: Một mối quan hệ đe dọa đến tính khách quan của tổ chức có thể dựa trên quan hệ sở hữu, điều hành, quản lý, nhân sự, chia sẻ nguồn lực, tài chính, hợp đồng, marketing (bao gồm cả nhãn hiệu), chi trả hoa hồng bán hàng hay sự thuyết phục cho sự chuyển đến của người đăng ký mới,…

CHÚ THÍCH 2: Các mối đe dọa đối với tính khách quan có thể là thực tế hoặc được cảm nhận.

CHÚ THÍCH 3: Tổ chức liên quan là tổ chức liên kết với tổ chức chứng nhận thông quan quan hệ sở hữu chung, toàn bộ hay một phần và có chung các thành viên trong ban lãnh đạo, các thỏa thuận hợp đồng, chung tên, chung nhân viên, thỏa thuận không chính thức hay các phương thức khác, sao cho tổ chức liên quan đó có quyền lợi được đảm bảo trong mọi quyết định chứng nhận hoặc có khả năng tiềm ẩn ảnh hưởng tới quá trình.

4.3.7. Tổ chức chứng nhận phải phân tích, lập thành văn bản và loại trừ hay giảm thiểu các xung đột lợi ích tiềm ẩn nảy sinh từ hoạt động chứng nhận năng lực cá nhân của mình. Tổ chức chứng nhận phải lập thành văn bản và phải có khả năng chứng tỏ cách thức loại bỏ, giảm thiểu hay quản lý những mối đe dọa này. Mọi nguồn xung đột lợi ích tiềm ẩn được nhận biết, dù nảy sinh trong phạm vi tổ chức chứng nhận như việc ấn định trách nhiệm cho nhân sự, hay từ các hoạt động của những cá nhân hay tổ chức khác đều phải được kiểm soát.

4.3.8. Hoạt động chứng nhận phải được cấu trúc và quản lý sao cho đảm bảo tính khách quan. Điều này phải bao gồm sự tham gia một cách cân bằng của các bên quan tâm (xem định nghĩa 3.21).

Tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân có cần lập văn bản về cơ cấu tổ chức hay không?

Theo nội dung được nêu tại tiểu mục 5.1.2 Mục 5 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO/IEC 17024:2012 (ISO/IEC 17024:2012) thì tổ chức chứng nhận phải lập thành văn bản cơ cấu tổ chức của mình, trong đó mô tả nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của ban lãnh đạo, nhân sự chứng nhận và các ban.

Nếu tổ chức chứng nhận là một bộ phận xác định của pháp nhân, thì tài liệu về cơ cấu tổ chức phải bao gồm ranh giới về quyền hạn và mối quan hệ với các bộ phận khác trong cùng pháp nhân.

Phải nhận biết bên/các bên hay cá nhân chịu trách nhiệm về các vấn đề sau:

- Chính sách và thủ tục liên quan đến việc vận hành tổ chức chứng nhận;

- Việc thực hiện các chính sách và thủ tục;

- Tài chính của tổ chức chứng nhận;

- Nguồn lực cho các hoạt động chứng nhận;

- Xây dựng và duy trì các chương trình chứng nhận;

- Hoạt động đánh giá;

- Các quyết định chứng nhận, bao gồm việc cấp, duy trì, chứng nhận lại, mở rộng, thu hẹp, đình chỉ hoặc hủy bỏ chứng nhận;

- Các thỏa thuận hợp đồng.