Thủ tục phát hành văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện như thế nào? Văn bản đi này được chuyển phát như thế nào?

Nội dung chính

• Thủ tục phát hành văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện như thế nào?
• Văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được chuyển phát như thế nào?
• Việc lưu văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện như thế nào?

Thủ tục phát hành văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện như thế nào?

Thủ tục phát hành văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 22 Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 01/QĐ-TANDTC năm 2022 như sau:

Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Thủ tục phát hành văn bản

Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:

a) Lựa chọn bì, trình bày và viết bì: Bì làm bằng giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại điểm b, khoản 1, Điều 4, Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật nhà nước.

b) Vào bì và dán bì: Khi gấp văn bản cần chú ý để mặt giấy có chữ vào trong; hồ dán có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mét bì được dán kín; không để hồ dán dính vào văn bản.

c) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì: Đóng dấu độ khẩn trên bì văn bản phải đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật nhà nước.

…

Theo đó, thủ tục phát hành văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện theo quy định được nêu trên.

Thủ tục phát hành văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện như thế nào? (Hình từ Internet)

Văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được chuyển phát như thế nào?

Văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được chuyển phát theo quy định tại khoản 2 Điều 22 Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 01/QĐ-TANDTC năm 2022 như sau:

Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

…

2. Chuyển phát văn bản đi

a) Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.

b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.

c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.

d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật nhà nước và Quyết định số 970/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 07/7/2020 Ban hành Danh mục bí mật nhà nước thuộc Tòa án nhân dân.

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Công chức, viên chức làm công tác văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.

c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn. Khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

d) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển trả lại cho đơn vị phát hành văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi Bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

đ) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tư pháp hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư để xử lý.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được chuyển phát như sau:

- Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.

- Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.

- Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.

- Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

- Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Nghị định 26/2020/NĐ-CP và Quyết định 970/QĐ-TTg năm 2020.

Việc lưu văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện như thế nào?

Việc lưu văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 23 Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 01/QĐ-TANDTC năm 2022 như sau:

Lưu văn bản đi

1. Việc lưu văn bản được thực hiện như sau:

a) Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc (của đơn vị soạn thảo).

b) Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký số văn bản.

2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải lưu kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.

3. Văn bản mật lưu riêng, được bảo quản theo chế độ bảo quản và lưu trữ tài liệu mật. Thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước thuộc Tòa án nhân dân.

4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định. Mẫu sổ sử dụng bản lưu văn bản và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Như vậy, theo quy định trên thì việc lưu văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện như sau:

- Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc (của đơn vị soạn thảo).

- Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký số văn bản.