Tài liệu kế toán gốc bị mất thì doanh nghiệp có được lưu giữ tài liệu kế toán là bản sao chụp không?

Nội dung chính

• Tài liệu kế toán bị mất thì doanh nghiệp phải đến đâu để xin sao chụp tài liệu kế toán?
• Tài liệu kế toán gốc bị mất thì doanh nghiệp có được lưu giữ tài liệu kế toán là bản sao chụp không?
• Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu gì?

Tài liệu kế toán bị mất thì doanh nghiệp phải đến đâu để xin sao chụp tài liệu kế toán?

Việc sao chụp tài liệu kế toán được quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Tài liệu kế toán sao chụp

...

5. Trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.

6. Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động thì người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng và lập "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được" đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định đó.

Như vậy, theo quy định, trường hợp tài liệu kế toán bị mất do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì doanh nghiệp phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán.

Lưu ý: Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.

Tài liệu kế toán bị mất thì doanh nghiệp phải đến đâu để xin sao chụp tài liệu kế toán? (Hình từ Internet)

Tài liệu kế toán gốc bị mất thì doanh nghiệp có được lưu giữ tài liệu kế toán là bản sao chụp không?

Việc lưu giữ tài liệu kế toán là bản sao chụp được quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp sau đây:

a) Tài liệu kế toán quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 6 Nghị định này chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp.

b) Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán" theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định này.

c) Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài - liệu kế toán là bản sao chụp. Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị phải lưu trữ "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được".

...

Như vậy, theo quy định, trường hợp tài liệu kế toán gốc bị mất thì doanh nghiệp phải lưu trữ tài liệu kế toán là bản sao chụp.

Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được thì doanh nghiệp phải lưu trữ "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được".

Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu gì?

Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ được quy định tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán

...

3. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

5. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Các cơ quan được cung cấp tài liệu kế toán phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng.

Như vậy, theo quy định, tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.