Scan giấy tờ là gì? Ai có thẩm quyền cho phép scan giấy tờ tài liệu là bí mật nhà nước độ Tuyệt mật?

Nội dung chính

• Scan giấy tờ là gì? Điều kiện scan giấy tờ tài liệu là bí mật nhà nước độ Tuyệt mật là gì?
• Ai có quyền cho phép scan giấy tờ tài liệu là bí mật nhà nước độ Tuyệt mật?
• Việc scan giấy tờ tài liệu là bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà Luật Bảo vệ bí mật nhà nước hiện hành và các văn bản hướng dẫn thi hành không quy định thì thực hiện thế nào?

Scan giấy tờ là gì? Điều kiện scan giấy tờ tài liệu là bí mật nhà nước độ Tuyệt mật là gì?

Hiện nay pháp luật không có quy định cụ thể giải thích "Scan giấy tờ" là gì, tuy nhiên có thể hiểu Scan giấy tờ là việc sao, chụp và chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan hoặc thông qua ứng dụng scan trên smartphone.

Có thể kể đến một số công dụng của Scan như sau:

(1) Lưu trữ các tài liệu quan trọng

Những tài liệu quan trọng cần được sao lưu và bảo quản một cách cẩn thận để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết hay phòng trừ trường hợp bị mất. Lúc này, scan tài liệu trở nên cần thiết hơn.

Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.

(2) Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối

Lưu trữ thông tin ở dạng số qua scan và cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ bảo mật.

(3) Tìm kiếm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện

Việc chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các tệp file trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.

Bên cạnh đó, nhiều máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ ba.

Chính vì thế nên người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.

Tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 26/2020/NĐ-CP quy định thì sao tài liệu bí mật nhà nước là việc chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng nội dung bản gốc hoặc bản chính của tài liệu. Chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước là việc ghi lại bằng hình ảnh tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

Điều kiện scan giấy tờ tài liệu là bí mật nhà nước độ Tuyệt mật được quy định tại Điều 3 Nghị định 26/2020/NĐ-CP như sau:

- Việc sao, chụp tài liệu bí mật nhà nước độ Tuyệt mật phải tiến hành tại địa điểm bảo đảm an toàn do người đứng đầu của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định.

- Việc sao, chụp phải được ghi vào “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước”.

- Bản sao tài liệu bí mật nhà nước độ Tuyệt mật phải đóng dấu sao; bản chụp tài liệu bí mật nhà nước phải có văn bản ghi nhận việc chụp.

- Chỉ sao, chụp đúng số bản cho phép và tiêu hủy ngay bản dư thừa, bản hỏng.

- Bản sao, chụp được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính và phải được bảo vệ như bản gốc.

- Phương tiện, thiết bị sử dụng để sao, chụp tài liệu bí mật nhà nước độ Tuyệt mật không được kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông, trừ trường hợp thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu.

- Việc sao, chụp điện mật được thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu.

- Bộ trưởng Bộ Công an quy định mẫu dấu sao, chụp bí mật nhà nước; mẫu văn bản ghi nhận việc chụp bí mật nhà nước; mẫu sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước.

Scan giấy tờ tài liệu là bí mật nhà nước độ Tuyệt mật (Hình từ Internet)

Ai có quyền cho phép scan giấy tờ tài liệu là bí mật nhà nước độ Tuyệt mật?

Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật được quy định tại khoản 1 Điều 11 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 2018 như sau:

- Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật bao gồm:

+ Người đứng đầu cơ quan của Trung ương Đảng; người đứng đầu tổ chức trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng; (a)

+ Người đứng đầu cơ quan của Quốc hội, cơ quan thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội; Tổng Thư ký Quốc hội - Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội; (b)

+ Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước; (c)

+ Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; (d)

+ Tổng Kiểm toán nhà nước; (đ)

+ Chánh án Tòa án nhân dân cấp cao, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh; (e)

+ Người đứng đầu cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội; (g)

+ Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; (h)

+ Người đứng đầu cơ quan thuộc Chính phủ; (i)

+ Bí thư tỉnh ủy, thành ủy và Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; (k)

+ Cấp trên trực tiếp của những người quy định tại các điểm a, b, c, h và i nêu trên.

- Người đứng đầu Văn phòng Kiểm toán nhà nước, đơn vị thuộc bộ máy điều hành của Kiểm toán nhà nước, Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, Kiểm toán nhà nước khu vực;

- Người đứng đầu tổng cục, cục, vụ và tương đương trực thuộc cơ quan quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, g và h nêu trên, trừ người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập;

- Người đứng đầu cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài.

Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu bí mật nhà nước độ Tuyệt mật trong Công an nhân dân theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 104/2021/TT-BCA gồm:

- Bộ trưởng Bộ Công an;

- Cục trưởng, Tư lệnh và chức vụ tương đương của đơn vị trực thuộc Bộ;

- Giám đốc Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

- Cấp phó của những người được quy định trên.

Việc scan giấy tờ tài liệu là bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà Luật Bảo vệ bí mật nhà nước hiện hành và các văn bản hướng dẫn thi hành không quy định thì thực hiện thế nào?

Theo Mục 3 Công văn 4114/BCA-ANCTNB năm 2022 hướng dẫn thực hiện quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước như sau:

- Việc sao tài liệu bí mật nhà nước, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành không quy định phải có phiếu trình hoặc tờ trình đề xuất việc sao tài liệu bí mật nhà nước.

Cơ quan, tổ chức khi thực hiện sao tài liệu bí mật nhà nước phải đóng dấu “BẢN SAO BÍ MẬT NHÀ NƯỚC” trước, ghi đầy đủ thông tin về hình thức sao, ngày, tháng, năm sao, nơi nhận, sau đó trình lãnh đạo có thẩm quyền duyệt ký bản sao.