Quy trình thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành được thực hiện như thế nào?

Quy trình thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành được thực hiện như thế nào?

Quy trình thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành được thực hiện như thế nào?

Căn cứ tại Điều 19 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định về thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành như sau:

(1) Thời hạn nộp

- Đơn vị, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu số vào lưu trữ hiện hành trên Hệ thống trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày kết thúc công việc.

- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp để phục vụ công việc thì vẫn phải thực hiện nộp theo đúng quy định và được cấp quyền sử dụng thường xuyên, không qua xét duyệt của người có thẩm quyền trong thời hạn 360 ngày kể từ ngày đến hạn nộp hồ sơ, tài liệu.

(2) Lưu trữ hiện hành tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện:

- Rà soát tiêu đề hồ sơ, tài liệu; thời hạn lưu trữ của hồ sơ, tài liệu; thành phần tài liệu trong hồ sơ; các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu.

- Hiệu chỉnh lại các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu nộp bảo đảm đúng quy định của pháp luật, quy định của cơ quan về hồ sơ, tài liệu nộp.

- Xác nhận “đồng ý” đối với hồ sơ, tài liệu đáp ứng yêu cầu và “trả lại” đối với hồ sơ, tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu, nêu rõ lý do và yêu cầu để đơn vị, cá nhân nộp hoàn thiện, thực hiện nộp lại.

Lưu ý: Thời gian xác nhận của lưu trữ hiện hành không quá 60 ngày kể từ ngày đơn vị, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu trên Hệ thống.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành phù hợp với chức năng, năng lực xử lý của Hệ thống.

Quy trình thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành được thực hiện như thế nào?

Quy trình thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành được thực hiện như thế nào? (Hình từ Internet)

Nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ số hiện nay ra sao?

Căn cứ tại Điều 26 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định về nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ số như sau:

- Tài liệu lưu trữ số phải được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật cùng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện lưu trữ và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.

- Tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

- Thiết bị, phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được quản lý và bảo quản an toàn theo quy định về Kho lưu trữ số.

- Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật, chia sẻ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số được quy định ra sao?

Căn cứ tại Điều 4 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định về cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số cụ thể như sau:

Dữ liệu tài liệu lưu trữ số gồm dữ liệu của phông lưu trữ, dữ liệu của hồ sơ lưu trữ và dữ liệu của tài liệu lưu trữ

(1) Dữ liệu của phông lưu trữ gồm: mã phông, công trình, sưu tập lưu trữ; tên phông, công trình, sưu tập lưu trữ; trạng thái (đóng, mở); lịch sử đơn vị hình thành phống; thời gian tài liệu; tổng số tài liệu; phương án phân loại hoặc các nhóm tài liệu chủ yếu; ngôn ngữ; chế độ dự phòng; ghi chú.

(2) Dữ liệu của hồ sơ lưu trữ gồm: mã hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn lưu trữ; mức độ tiếp cận; ngôn ngữ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; từ khóa; tổng số tài liệu trong hồ sơ; số lượng tờ (đối với hồ sơ số hóa); số lượng trang; tình trạng vật lý (đối với hồ sơ số hóa); ký hiệu thông tin; mức độ tin cậy; mã hồ sơ gốc giấy (đối với hồ sơ số hóa); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin hồ sơ (trường hợp số hóa cả hồ sơ thành một tệp tin); ghi chú.

(3) Dữ liệu của tài liệu lưu trữ gồm: mã định danh tài liệu; mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; tên loại tài liệu; số của tài liệu; ký hiệu của tài liệu; ngày tháng năm ban hành tài liệu; tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành tài liệu; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; số lượng trang; số lượng tờ (đối với tài liệu số hóa); ký hiệu thông tin; từ khóa; mức độ tiếp cận; mức độ tin cậy; bút tích (đối với tài liệu số hóa); tình trạng vật lý (đối với tài liệu số hóa); quy trình xử lý (đối với tài liệu gốc điện tử); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

(4) Dữ liệu của tài liệu lưu trữ phim, ảnh (không bao gồm dữ liệu tại điểm c khoản 1 Điều 4 Thông tư 05/2025/TT-BNV) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm bản gốc, dương bản); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề phim, ảnh; tác giả; địa điểm chụp; thời gian chụp; màu sắc; cỡ phim, ảnh; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

(5) Dữ liệu của tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình (không bao gồm dữ liệu tại điểm c khoản 1 Điều 4 Thông tư 05/2025/TT-BNV) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm thanh, video); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề âm thanh, video; tác giả; địa điểm; thời gian; ngôn ngữ; thời lượng; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; chất lượng âm thanh, video; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

Lưu ý: Dữ liệu của tài liệu lưu trữ số được đóng thành các gói khác nhau theo cấu trúc dữ liệu cụ thể phù hợp với từng nghiệp vụ lưu trữ.

Lưu ý: Thông tư 05/2025/TT-BNV có hiệu lực từ 01/7/2025.

Tài liệu lưu trữ
Căn cứ pháp lý
MỚI NHẤT
Pháp luật
Trách nhiệm khi mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài ra sao?
Pháp luật
Sử dụng tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao theo Thông tư 01 2025 được quy định như thế nào?
Pháp luật
Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ từ ngày 21/7/2025 như thế nào theo Nghị định 113?
Pháp luật
Quy mô của Kho tài liệu giấy từ ngày 21/7/2025 như thế nào? Các khu vực khác của kho lưu trữ ra sao?
Pháp luật
Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu mới nhất do Bộ Giao thông Vận tải ban hành? Tải về mẫu biên bản?
Pháp luật
Thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử từ ngày 1/7/2025 như thế nào?
Pháp luật
Hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt năm 2025 gồm những gì? Trình tự công nhận ra sao?
Pháp luật
Sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng từ ngày 21/7/2025 thế nào? Bảo quản tài liệu lưu trữ dự phòng ra sao?
Pháp luật
Tải trọn bộ Phụ lục Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Lưu trữ ở đâu? Tải file word Phụ lục Nghị định 113?
Pháp luật
Mẫu danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ trùng lặp mới nhất 2025 theo Thông tư 06 như thế nào?
Đặt câu hỏi

Quý khách cần hỏi thêm thông tin về có thể đặt câu hỏi tại đây.

Phạm Hoàng Quốc Đạt Lưu bài viết
51 lượt xem

TÌM KIẾM LIÊN QUAN

XEM NHIỀU NHẤT
Pháp luật
Toàn văn Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực 1/7/2025 thay thế Nghị định 01/2021/NĐ-CP?
Pháp luật
Nghị quyết 204/2025/QH15 chính thức giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% từ ngày 1/7/2025 đến hết 31/12/2026?
Pháp luật
Link tra cứu địa chỉ công ty sau sáp nhập 34 tỉnh thành 2025? Xem địa chỉ mới công ty sau sáp nhập 2025 thế nào?
Pháp luật
4 cách tra cứu địa chỉ mới của doanh nghiệp sau sáp nhập 2025 chính xác? Hướng dẫn cách tra cứu địa chỉ mới sau sáp nhập của doanh nghiệp?
Pháp luật
Tra cứu 168 phường xã TPHCM chính thức sau sáp nhập năm 2025 đầy đủ, chi tiết? Danh sách toàn bộ phường xã mới TPHCM?
Pháp luật
Hướng dẫn tra cứu địa chỉ mới của doanh nghiệp TPHCM theo phường xã tỉnh mới sau sáp nhập tỉnh?
Pháp luật
Danh sách 3321 xã phường, đặc khu chính thức của 34 tỉnh thành Việt Nam? Tra cứu 3321 xã phường, đặc khu mới ở đâu?
Pháp luật
Phụ lục giảm thuế GTGT theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP từ 01/7/2025 đến hết 31/12/2026 chi tiết nhất?
Pháp luật
Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu nhanh các phường xã mới tại TPHCM sau sáp nhập? Chức năng nhiệm vụ của phường xã mới?
Pháp luật
Tải Phụ lục Biểu mẫu Thông tư 68/2025/TT-BTC file WORD, PDF về đăng ký doanh nghiệp đầy đủ?

TÌM KIẾM VĂN BẢN

Tư vấn pháp luật mới nhất
Hỗ trợ pháp luật mới
Chủ quản: Công ty THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Giấy phép số: 27/GP-TTĐT, do Sở TTTT TP. HCM cấp ngày 09/05/2019.
Chịu trách nhiệm chính: Ông Bùi Tường Vũ - Số điện thoại liên hệ: 028 3930 3279
Địa chỉ: P.702A , Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, phường Phú Nhuận, TP.HCM;
Địa điểm Kinh Doanh: 17 Nguyễn Gia Thiều, P. Xuân Hòa, TP.HCM;
Chứng nhận bản quyền tác giả số 416/2021/QTG ngày 18/01/2021, cấp bởi Bộ Văn hoá - Thể thao - Du lịch
Thông báo
Bạn không có thông báo nào