Quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn được thực hiện như thế nào?

Nội dung chính

• Quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn như thế nào?
• Quy trình xác định giá trị tài liệu, thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy giá trị tài liệu của Bộ NN&PTNT như thế nào?
• Quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ NN&PTNT ra sao?

Quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 3 Mục 4 Phần 2 Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 2202/QĐ-BNN-VP năm 2023 quy định quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn như sau:

Lập hồ sơ

- Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, bộ phận Lưu trữ, hàng năm có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị mình phụ trách.

- Công chức, viên chức trong khi xử lý công việc phải lập hồ sơ công việc theo quy định.

Thu thập hồ sơ, tài liệu

- Hàng năm, Lưu trữ Bộ và Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm:

+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

+ Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.

+ Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

+ Chuẩn bị kho lưu trữ và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.

+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “ Biên bản giao nhận tài liệu”

Chỉnh lý hồ sơ tài liệu

- Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị, các phòng chuyên môn và công chức, viên chức có trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ, tài liệu do mình phụ trách.

- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt các yêu cầu sau:

+ Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.

+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.

+ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.

+ Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu .

+ Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để tiêu hủy theo quy định.

Quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn được thực hiện như thế nào? (Hình từ Internet)

Quy trình xác định giá trị tài liệu, thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy giá trị tài liệu của Bộ NN&PTNT như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 3 Mục 4 Phần 2 Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 2202/QĐ-BNN-VP năm 2023 quy định quy trình xác định giá trị tài liệu, thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn như sau:

Xác định giá trị tài liệu

- Việc xác nhận giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau: Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm; xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy.

- Văn phòng Bộ xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ.

Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu

- Bước 1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Thủ trưởng đơn vị xem xét, quyết định về Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; Danh mục tài liệu hết giá trị. Thành phần Hội đồng cụ thể như sau:

+ Đối với Lưu trữ Bộ: Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác lưu trữ, Chủ tịch Hội đồng; Trưởng phòng Lưu trữ, ủy viên; Đại diện đơn vị, tổ chức có tài liệu, ủy viên.

+ Đối với Lưu trữ đơn vị: Lãnh đạo phụ trách công tác lưu trữ, Chủ tịch Hội đồng; Phụ trách bộ phận Lưu trữ đơn vị, ủy viên; Đại diện đơn vị, tổ chức có tài liệu, ủy viên.

+ Trong trường hợp cần thiết, Thủ trưởng đơn vị mời thêm các chuyên gia, đại diện các cơ quan, đơn vị khác có liên quan.

- Bước 2. Xem xét mục lục hồ sơ, tài liệu

Từng thành viên Hội đồng xem xét Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; Danh mục tài liệu hết giá trị. Đối với Danh mục tài liệu hết giá trị, phải kiểm tra tài liệu thực tế.

- Bước 3. Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số.

- Bước 4. Thông qua biên bản, trình Thủ trưởng đơn vị xem xét quyết định.

Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

- Bước 1. Lưu trữ Bộ trình Chánh Văn phòng Bộ xem xét, quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

- Bước 2. Lưu trữ đơn vị trình Thủ trưởng đơn vị xem xét, quyết định.

- Bước 3. Tiêu huỷ tài liệu

Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lưu trữ, bảo quản tại đơn vị trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.

Quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ NN&PTNT ra sao?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 3 Mục 4 Phần 2 Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 2202/QĐ-BNN-VP năm 2023 quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ NN&PTNT như sau:

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ

- Bước 1. Đơn vị có hồ sơ, tài liệu giao nộp lưu trữ lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu quy định của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, mỗi loại thành 02 bản, đơn vị nộp lưu giữ một bản, Lưu trữ Bộ ( đối với khối vụ) hoặc Lưu trữ đơn vị (đối với các đơn vị có lưu trữ riêng) giữ một bản.

+ Đối với các Phòng chuyên môn và công chức, viên chức nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ Bộ: Các Phòng chuyên môn, công chức, viên chức thuộc các Vụ, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ, Ban Đổi mới và Quản lý doanh nghiệp nông nghiệp phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ.

+ Đối với các Phòng chuyên môn và công chức nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ đơn vị: Các Phòng chuyên môn và công chức, viên chức thuộc các Tổng cục, Cục, Ban quản lý các dự án…phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị.

(Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, sau một năm kể từ khi công việc kết thúc; Tài liệu xây dựng cơ bản, sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô- phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác, sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc).

+ Trường hợp các Phòng chức năng, công chức, viên chức cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi Lưu trữ Bộ, thời hạn giữ lại không được quá 2 năm.

+ Công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị trực tiếp quản lý hoặc công chức, viên chức kế nhiệm, không được sử dụng hồ sơ, tài liệu của cơ quan vào mục đích cá nhân hoặc đem sang cơ quan, đơn vị khác.

- Bước 2. Lưu trữ Bộ hoặc Lưu trữ đơn vị tiếp nhận hồ sơ, tài liệu theo quy định.

Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Bước 1. Tiếp nhận yêu cầu

Thủ thư có trách nhiệm tiếp nhận và xem xét yêu cầu của khách đến khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Nếu khách có đủ điều kiện theo quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, thủ thư yêu cầu khách kê khai vào biểu mẫu (Giấy đề nghị khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ: QT-KTTL-BNN-VP-01). Nếu khách không đủ giấy tờ thì trả lại yêu cầu.

- Bước 2. Xem xét phê duyệt.

Tất cả các văn bản quy phạm pháp luật thông thường hoặc tài liệu quản lý nhà nước, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu thông thường Lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ xem xét, phê duyệt cho khai thác.

Tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật, Chánh Văn phòng trình lãnh đạo Bộ phê duyệt cho khai thác.

- Bước 3. Thực hiện vào sổ và kiểm soát

Thủ thư phục vụ khách theo sự phê duyệt của Lãnh đạo Phòng, Lãnh đạo Văn phòng, Chánh Văn phòng và Lãnh đạo Bộ trong Giấy đề nghị khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Kiểm soát tài liệu trong suốt quá trình khách khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu. Vào sổ theo dõi khai thác tài liệu theo biểu mẫu (QT-KTTL-BNN-VP-02) Nếu khách yêu cầu cung cấp bản phô tô copy hồ sơ tài liệu đối với:

+ Tài liệu quản lý nhà nước giải quyết trong 01 ngày (làm việc).

+ Tài liệu khoa học kỹ thuật tuỳ thuộc vào số lượng hồ sơ, tài liệu yêu cầu để hẹn thời gian cho phù hợp.

+ Tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật không phục vụ phô tô copy.

- Bước 4. Thu hồi kiểm tra

Khi khách trả hồ sơ, tài liệu, thủ thư thu hồi, kiểm tra hồ sơ, tài liệu. Nếu hồ sơ tài liệu bị hỏng, rách, mất trang thì thông báo cho khách và Lãnh đạo phòng xem xét, xử lý.

Thủ thư lưu hồ sơ, tài liệu để vào vị trí quy định.