Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là gì? Việc lưu trữ này được thực hiện tại Ngân hàng Nhà nước khi nào?

Nội dung chính

• Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là gì?
• Việc lưu trữ chứng từ kế toán điện tử được thực hiện tại Ngân hàng Nhà nước khi nào?
• Người được giao nhiệm vụ lưu trữ chứng từ kế toán điện tử tại Ngân hàng Nhà nước có trách nhiệm gì?

Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là gì?

Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử được giải thích tại khoản 4 Điều 3 Thông tư 38/2013/TT-NHNN như sau:

3. Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử; được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ các loại thẻ thanh toán; được bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ.

4. Lưu trữ chứng từ điện tử là việc bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.

5. Hủy chứng từ điện tử là việc làm cho chứng từ không có giá trị sử dụng.

6. Tiêu hủy chứng từ điện tử là làm cho chứng từ điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.

7. Cách viết chữ số theo thông lệ quốc tế là việc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

8. Bản dịch mẫu là bản dịch ra tiếng Việt của các mẫu chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài hoặc bản dịch chứng từ đầu tiên đối với các chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau.

Như vậy, theo quy định trên thì lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là việc bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.

Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là gì? (Hình từ Internet)

Việc lưu trữ chứng từ kế toán điện tử được thực hiện tại Ngân hàng Nhà nước khi nào?

Việc lưu trữ chứng từ kế toán điện tử được thực hiện tại Ngân hàng Nhà nước khi nào, thì theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 38/2013/TT-NHNN như sau:

Lưu trữ chứng từ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước

1. Việc lưu trữ chứng từ điện tử chỉ được thực hiện tại Ngân hàng Nhà nước khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, điều kiện theo quy định tại Điều 20, Điều 21 Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 08 tháng 3 năm 2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng và đảm bảo tuân thủ Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử của Ngân hàng Nhà nước.

2. Việc lưu trữ chứng từ điện tử phải thực hiện đồng thời với việc lập, in và lưu trữ Bảng kê chứng từ điện tử phát sinh tại mỗi đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước. Yêu cầu đối với việc lập Bảng kê chứng từ điện tử như sau:

a) Bảng kê chứng từ điện tử phải phản ánh được các nội dung chủ yếu của từng chứng từ phát sinh trong ngày tại đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước và được in ra vào cuối mỗi ngày làm việc. Các nội dung chủ yếu trên chứng từ cần được phản ánh trên Bảng kê chứng từ điện tử bao gồm: Số hiệu chứng từ, tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có, số tiền và tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

b) Bảng kê chứng từ điện tử phải có đủ chữ ký của Thủ trưởng đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, trưởng phòng kế toán và người lập Bảng kê chứng từ điện tử. Thủ trưởng đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm về tính chính xác, khớp đúng của Bảng kê chứng từ điện tử với chứng từ gốc;

c) Bảng kê chứng từ điện tử phải được lưu trữ theo đúng quy định về lưu trữ chứng từ kế toán.

3. Trường hợp không đáp ứng được các quy định nêu tại khoản 1, khoản 2 Điều này thì đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước phải thực hiện in chứng từ ra giấy để lưu trữ theo quy định.

Như vậy, theo quy định trên thì việc lưu trữ chứng từ kế toán điện tử chỉ được thực hiện tại Ngân hàng Nhà nước khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, điều kiện theo quy định tại Điều 20, Điều 21 Nghị định 35/2007/NĐ-CP.

Người được giao nhiệm vụ lưu trữ chứng từ kế toán điện tử tại Ngân hàng Nhà nước có trách nhiệm gì?

Người được giao nhiệm vụ lưu trữ chứng từ kế toán điện tử tại Ngân hàng Nhà nước có trách nhiệm được quy định tại khoản 4 Điều 8 Thông tư 38/2013/TT-NHNN như sau:

Trách nhiệm thực hiện

…

3. Sở Giao dịch:

Ngoài trách nhiệm nêu tại khoản 1 Điều này, Sở Giao dịch chịu trách nhiệm thực hiện các quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 5 Thông tư này.

4. Người được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử:

a) Thực hiện đúng Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử;

b) Phải báo cáo cho Thủ trưởng đơn vị để xử lý, khắc phục kịp thời trong trường hợp có nguy cơ hoặc xảy ra rủi ro đối với chứng từ điện tử lưu trữ;

c) Không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào khai thác, sử dụng chứng từ điện tử lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền.

Như vậy, theo quy định trên thì người được giao nhiệm vụ lưu trữ chứng từ kế toán điện tử tại Ngân hàng Nhà nước có các trách nhiệm sau:

- Thực hiện đúng Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử;

- Phải báo cáo cho Thủ trưởng đơn vị để xử lý, khắc phục kịp thời trong trường hợp có nguy cơ hoặc xảy ra rủi ro đối với chứng từ điện tử lưu trữ;

- Không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào khai thác, sử dụng chứng từ điện tử lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền.