Khi sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, những đối tượng nào trong hệ thống Tòa án nhân dân được rút toàn bộ hồ sơ vụ án?

Nội dung chính

• Khi sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, những đối tượng nào trong hệ thống Tòa án nhân dân được rút toàn bộ hồ sơ vụ án?
• Thủ tục sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan đối với người làm công tác lưu trữ như thế nào?
• Trách nhiệm của người làm công tác lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan như thế nào?

Khi sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, những đối tượng nào trong hệ thống Tòa án nhân dân được rút toàn bộ hồ sơ vụ án?

Căn cứ theo điểm b khoản 4 Điều 29 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Sử dụng hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

1. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong hệ thống Tòa án nhân dân và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác được khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của hệ thống Tòa án nhân dân theo quy định của pháp luật và của Tòa án nhân dân tối cao vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

2. Tòa án nhân dân các cấp, căn cứ vào các quy định của pháp luật và của Tòa án nhân dân tối cao xây dựng nội quy khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan mình.

3. Việc khai thác, sử dụng tài liệu chứa bí mật nhà nước do Tòa án nhân dân quản lý được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế này.

4. Đối tượng khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan:

Căn cứ các quy định của pháp luật tố tụng và tính đặc thù của hoạt động tư pháp, các đối tượng được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tòa án nhân dân được quy định như sau:

a) Đối với tài liệu quản lý nhà nước:

...

b) Đối với hồ sơ vụ án và tài liệu trong hồ sơ vụ án:

- Đối tượng được mượn hoặc rút toàn bộ hồ sơ vụ án:

Đối với tài liệu tại Kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao: Các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao và Viện kiểm sát nhân dân tối cao trực tiếp xem xét, giải quyết án. Riêng Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội được mượn hồ sơ vụ án do Tòa Phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại Hà Nội xét xử phúc thẩm.

Đối với tài liệu tại Kho lưu trữ Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Tòa án nhân dân cấp huyện: Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp và cấp trên.

...

Theo đó, đối tượng được rút toàn bộ hồ sơ vụ án như sau:

- Đối với tài liệu tại Kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao: Các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao và Viện kiểm sát nhân dân tối cao trực tiếp xem xét, giải quyết án.

Riêng Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội được mượn hồ sơ vụ án do Tòa Phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại Hà Nội xét xử phúc thẩm.

- Đối với tài liệu tại Kho lưu trữ Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Tòa án nhân dân cấp huyện: Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp và cấp trên.

Sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan đối với người làm công tác lưu trữ (Hình từ Internet)

Thủ tục sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan đối với người làm công tác lưu trữ như thế nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 32 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

...

2. Đối với người làm công tác lưu trữ

a) Khi tiếp nhận thông tin yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (từ nguồn văn bản đến, trên Hệ thống đăng ký trực tuyến cấp sao bản án hoặc tiếp nhận trực tiếp tại cơ quan), người làm công tác lưu trữ căn cứ nhiệm vụ, quyền hạn của mình vào sổ theo dõi đối với yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phê duyệt yêu cầu khai thác, từ chối khai thác hoặc trình người có thẩm quyền quyết định.

b) Khi giao và nhận hồ sơ, tài liệu phải kiểm tra chi tiết về tình trạng, số lượng, chất lượng, số trang hiện có trong mỗi hồ sơ cho khai thác, sử dụng và phải ghi vào sổ. Nếu thấy hồ sơ, tài liệu bị hư hỏng, mất mát, rách nát phải lập biên bản và báo cáo ngay cho người có thẩm quyền giải quyết. Chỉ người có trách nhiệm bảo quản kho lưu trữ mới được vào kho lấy hồ sơ, tài liệu lưu trữ và làm thủ tục cho khai thác, sử dụng theo quy định.

c) Lập biên bản về việc giao nhận hồ sơ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Như vậy, thủ tục sử dụng tài liệu quản lý nhà nước tại Lưu trữ cơ quan đối với người làm công tác lưu trữ được quy định cụ thể trên.

Trách nhiệm của người làm công tác lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan như thế nào?

Căn cứ theo khoản 1, khoản 2 Điều 33 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Trách nhiệm của người làm công tác lưu trữ và người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận được ý kiến phê duyệt của người có thẩm quyền, người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm giải quyết yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và thực hiện thu lệ phí theo quy định.

3. Các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc hệ thống Tòa án nhân dân; các cơ quan, tổ chức và cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài liệu; nghiêm chỉnh thực hiện Nội quy khai thác tài liệu và các quy định của cơ quan; nộp lệ phí theo quy định của pháp luật.

Theo đó, người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận được ý kiến phê duyệt của người có thẩm quyền, người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm giải quyết yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và thực hiện thu lệ phí theo quy định.