Khi ghi sổ kế toán theo phương pháp thủ công trên giấy, Ủy ban nhân dân xã phải hoàn thiện những thủ tục pháp lý nào?

Nội dung chính

• Khi ghi sổ kế toán theo phương pháp thủ công trên giấy, Ủy ban nhân dân xã phải hoàn thiện những thủ tục pháp lý nào?
• Trường hợp ghi sổ kế toán trên giấy thì Ủy ban nhân dân xã phải dùng loại mực nào?
• Sổ kế toán của Ủy ban nhân dân xã phải được mở vào thời điểm nào?

Khi ghi sổ kế toán theo phương pháp thủ công trên giấy, Ủy ban nhân dân xã phải hoàn thiện những thủ tục pháp lý nào?

Căn cứ điểm b khoản 5 Điều 5 Thông tư 70/2019/TT-BTC quy định, khi ghi sổ kế toán theo phương pháp thủ công trên giấy, Ủy ban nhân dân xã phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau:

(1) Đối với sổ kế toán đóng thành quyển:

+ Ngoài bìa (góc trên bên trái) phải ghi tên xã, giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khóa sổ, họ tên và chữ ký của người lập sổ, người phụ trách kế toán và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký tên, đóng dấu; ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác.

+ Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ trang một (01) đến hết trang số cuối cùng, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của xã.

(2) Đối với sổ tờ rời:

+ Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên xã, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán.

+ Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào Sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời.

+ Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán, phải đảm bảo an toàn và dễ tra cứu.

Khi ghi sổ kế toán theo phương pháp thủ công trên giấy, Ủy ban nhân dân xã phải hoàn thiện những thủ tục pháp lý nào? (Hình từ Internet)

Trường hợp ghi sổ kế toán trên giấy thì Ủy ban nhân dân xã phải dùng loại mực nào?

Loại mực dùng để ghi sổ kế toán trên giấy được quy định tại khoản 7 Điều 5 Thông tư 70/2019/TT-BTC như sau:

Quy định về sổ kế toán

...

6. Ghi sổ kế toán

a) Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán, mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ kế toán chứng minh; phải đảm bảo số và chữ rõ ràng, liên tục có hệ thống, không được viết tắt, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng.

b) Phải thực hiện theo trình tự ghi chép và các mẫu sổ kế toán quy định tại Phụ lục số 03 “Hệ thống sổ kế toán” kèm theo Thông tư này. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới.

c) Trường hợp ghi sổ kế toán trên giấy, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, không tẩy xóa, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa.

7. Khóa sổ kế toán

Khóa sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.

a) Kỳ khóa sổ kế toán

- Sổ quỹ tiền mặt phải được thực hiện khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Sau khi khóa sổ phải thực hiện đối chiếu giữa sổ tiền mặt của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ và tiền mặt có trong két đảm bảo chính xác, khớp đúng. Riêng ngày cuối tháng phải lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt, sau khi kiểm kê, Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt được lưu cùng với sổ kế toán tiền mặt ngày cuối cùng của tháng.

...

Như vậy, theo quy định, trường hợp ghi sổ kế toán trên giấy thì Ủy ban nhân dân xã phải dùng mực loại không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán.

Lưu ý: Nếu không ghi hết trang sổ thì phải gạch chéo phần không ghi, không tẩy xóa, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa.

Sổ kế toán của Ủy ban nhân dân xã phải được mở vào thời điểm nào?

Thời điểm mở sổ kế toán của Ủy ban nhân dân xã quy định tại khoản 5 Điều 5 Thông tư 70/2019/TT-BTC như sau:

Quy định về sổ kế toán

...

5. Mở sổ kế toán

a) Nguyên tắc mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của xã. Sổ kế toán được mở đầu năm tài chính, ngân sách mới để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm mới từ ngày 01/01 của năm tài chính, ngân sách mới.

Số liệu thu, chi ngân sách xã thuộc năm trước phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán được ghi vào các sổ kế toán thu, chi ngân sách xã trong thời gian chỉnh lý theo dõi các tài khoản thu, chi, chênh lệch thu chi ngân sách xã trong thời gian chỉnh lý phục vụ lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước theo quy định. Nếu nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc năm hiện hành thì ghi sổ kế toán năm nay.

...

Như vậy, theo quy định, sổ kế toán của Ủy ban nhân dân xã phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của xã.

Sổ kế toán được mở đầu năm tài chính, ngân sách mới để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm mới từ ngày 01/01 của năm tài chính, ngân sách mới.