Hướng dẫn xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên mới nhất năm 2025? Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên thế nào?

Nội dung chính

• Hướng dẫn xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên mới nhất năm 2025? Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên thế nào?
• Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn được quy định như thế nào?
• Tiêu chí đối với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã cho người bán và người mua là gì?

Hướng dẫn xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên mới nhất năm 2025? Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên thế nào?

Hướng dẫn xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên mới nhất năm 2025 như sau:

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

...

Căn cứ theo Công văn 63653/CTHN-TTHT năm 2020 hướng dẫn về xuất hóa đơn đối với hàng cho, biếu, tặng, trả thay lương như sau:

Căn cứ các quy định trên, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

1. Nội dung vướng mắc liên quan đến hóa đơn, chứng từ về việc mua, bán điểm Vinpoint, đề nghị Công ty nghiên cứu và thực hiện theo hướng dẫn tại công văn số 4631/TCT-CC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Tổng cục Thuế.

Trường hợp Công ty có phát sinh các hóa đơn mua vào của hàng hóa, dịch vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu đáp ứng quy định tại Khoản 10 Điều 1 Thông tư số 26/2015/TT-BTC .

2. Trường hợp Công ty có phát sinh tặng quà cho cán bộ nhân viên thì khi tặng quà Công ty phải lập hóa đơn theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

3. Trường hợp cán bộ nhân viên của Công ty nhận được các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do Công ty trả thì các khoản lợi ích này thuộc các khoản thu nhập chịu thuế TNCN theo hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC .

Đồng thời, căn cứ theo khoản 3 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định về giá tính thuế như sau:

Giá tính thuế

...

3. Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.

...

Riêng biếu, tặng giấy mời (trên giấy mời ghi rõ không thu tiền) xem các cuộc biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang, thi người đẹp và người mẫu, thi đấu thể thao do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép theo quy định của pháp luật thì giá tính thuế được xác định bằng không (0). Cơ sở tổ chức biểu diễn nghệ thuật tự xác định và tự chịu trách nhiệm về số lượng giấy mời, danh sách tổ chức, cá nhân mà cơ sở mang biếu, tặng giấy mời trước khi diễn ra chương trình biểu diễn, thi đấu thể thao. Trường hợp cơ sở có hành vi gian lận vẫn thu tiền đối với giấy mời thì bị xử lý theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

...

Như vậy, hướng dẫn xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên mới nhất năm 2025 như sau:

- Khi tặng quà cho nhân viên, công ty phải lập hóa đơn. Thời điểm xuất hóa đơn trong trường hợp này là thời điểm tặng quà cho nhân viên.

- Giá tính thuế GTGT của hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ dùng để tặng quà cho nhân viên là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động tặng quà.

Hướng dẫn xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên mới nhất năm 2025? Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên thế nào? (Hình từ Internet)

Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn như sau:

(1) Hóa đơn điện tử

- Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

+ Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;

+ Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

+ Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

+ Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

+ Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

+ Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

- Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

+ Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

+ Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;

* Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

(i) Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

(ii) Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

(iii) Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

(iv) Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;

(v) Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

(vi) Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

(vii) Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

(viii) Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

* Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý.

Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn.

Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

* Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);

* Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:

(i) “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

(ii) “2C22TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;

(iii) “1C23LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

(iv) “1K23TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

(v) “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

(vi) “6K22NAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;

(vii) “6K22BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm.

Tiêu chí đối với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã cho người bán và người mua là gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC nêu rõ tiêu chí đối với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã cho người bán và người mua như sau:

(1) Về chủ thể:

- Là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được thành lập theo pháp luật Việt Nam;

- Thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức;

(2) Về nhân sự: Có tối thiểu 5 nhân sự trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin;

(3) Về kỹ thuật: Có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu:

- Cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã cho người bán và người mua theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử và pháp luật khác có liên quan;

- Có giải pháp nhận, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử với người sử dụng dịch vụ; giải pháp truyền, nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử. Thông tin quá trình nhận, truyền dữ liệu phải được ghi nhật ký để phục vụ công tác đối soát;

- Có giải pháp sao lưu, khôi phục, bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử;

- Có tài liệu kết quả kiểm thử kỹ thuật thành công về giải pháp truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.