Hướng dẫn cách lập sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần đơn giản nhất? Sổ đăng ký cổ đông được lập khi nào?

Nội dung chính

• Hướng dẫn cách lập sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần đơn giản nhất?
• Sổ đăng ký cổ đông được lập khi nào? Ai là người quản lý sổ cổ đông?
• Công ty cổ phần không lập sổ đăng ký cổ đông bị phạt bao nhiêu tiền?

Hướng dẫn cách lập sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần đơn giản nhất?

Hiện nay, pháp luật không có bất kỳ điều khoản nào giải thích khái niệm "sổ đăng ký cổ đông", tuy nhiên xét nội dung tại khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, có thể hiểu sổ đăng ký cổ đông là tài liệu tồn tại dưới dạng bản giấy hoặc điện tử nhằm ghi nhận thông tin về việc sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.

Mẫu sổ đăng ký cổ đông dù không được pháp luật quy định chi tiết, tuy nhiên, khi lập sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần cần phải đảm bảo có những nội dung bản sau đây:

- Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

- Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

- Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;

- Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

- Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

(khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020)

Có thể tham khảo mẫu sổ đăng ký cổ đông dưới đây:

TẢI VỀ: Mẫu sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần

Hướng dẫn cách lập sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần đơn giản nhất? Sổ đăng ký cổ đông được lập khi nào? (Hình từ Internet)

Sổ đăng ký cổ đông được lập khi nào? Ai là người quản lý sổ cổ đông?

Căn cứ tại Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về sổ đăng ký cổ đông như sau:

Sổ đăng ký cổ đông

1. Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.

...

3. Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông.

4. Trường hợp cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc của cổ đông.

5. Công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty.

Như vậy, sổ đăng ký cổ đông được lập từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Theo đó, sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông.

Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông.

Công ty cổ phần không lập sổ đăng ký cổ đông bị phạt bao nhiêu tiền?

Căn cứ theo Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP có quy định như sau:

Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp

1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Bổ nhiệm người không được quyền quản lý doanh nghiệp giữ các chức danh quản lý doanh nghiệp;

b) Bổ nhiệm người không đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm Giám đốc (Tổng Giám đốc).

2. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;

b) Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu;

c) Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;

d) Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

3. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc miễn nhiệm chức danh quản lý của người không được quyền quản lý doanh nghiệp đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;

b) Buộc miễn nhiệm chức danh Giám đốc (Tổng Giám đốc) đối với người không đủ tiêu chuẩn và điều kiện đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 1 Điều này;

c) Buộc cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 2 Điều này;

d) Buộc lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 2 Điều này;

đ) Buộc gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm c khoản 2 Điều này.

Như vậy, theo quy định nêu trên công ty cổ phần không lập sổ đăng ký cổ đông có thể bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng và buộc phải lập sổ đăng ký cổ đông.

Lưu ý: Mức phạt tiền này là mức phạt áp dụng đối với tổ chức. Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính thì mức phạt tiền đối với cá nhân bằng 1/2 mức phạt tiền đối với tổ chức theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).