Hoạt động luân chuyển chứng từ kế toán khi nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy từ ngày 15/02/2023 được thực hiện thế nào?

Nội dung chính

• Hoạt động luân chuyển chứng từ kế toán khi nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy từ ngày 15/02/2023 được thực hiện ra sao?
• Chứng từ kế toán được sử dụng khi nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy bao gồm những loại gì?
• Xuất tiền tiêu hủy được quy định thế nào? Quy trình giao nhận tiền tiêu hủy ra sao?

Hoạt động luân chuyển chứng từ kế toán khi nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy từ ngày 15/02/2023 được thực hiện ra sao?

Việc luân chuyển chứng từ kế toán khi nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy được quy định tại khoản 3 Điều 7 Thông tư 25/2022/TT-NHNN như sau:

(1) Khi nhập kho tiền tiêu hủy:

- Căn cứ chứng từ (lệnh điều chuyển do Cục Phát hành và Kho quỹ lập, phê duyệt, biên bản giao nhận, giấy ủy quyền) do người được ủy quyền của kho tiền Trung ương chuyển đến, thủ kho tiền tiêu hủy:

+ Làm thủ tục nhập tiền lập biên bản giao nhận tiền;

+ Vào sổ theo dõi;

+ Chuyển chứng từ sang bộ phận kế toán của Hội đồng tiêu hủy;

- Bộ phận kế toán Hội đồng tiêu hủy lập phiếu nhập kho, vào sổ theo dõi và chuyển chứng từ về Vụ Tài chính - Kế toán để hạch toán theo quy định;

(2) Khi xuất kho tiền tiêu hủy:

Căn cứ tỷ lệ kiểm đếm từng loại tiền do Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy quyết định:

+ Bộ phận kế toán Hội đồng tiêu hủy lập phiếu xuất kho vào sổ theo dõi;

+ Tủ kho tiền tiêu hủy lập biên bản giao nhận tiền, xuất tiền giao sang tổ kiểm đếm/tổ cắt hủy để thực hiện kiểm đếm/cắt hủy theo quy định của Ngân hàng Nhà nước về tiêu hủy tiền

Hoạt động luân chuyển chứng từ kế toán khi nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy từ ngày 15/02/2023 được thực hiện thế nào? (Hình từ Internet)

Chứng từ kế toán được sử dụng khi nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy bao gồm những loại gì?

Căn cứ Thông tư 25/2022/TT-NHNN về quy định chế độ kế toán giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu hủy tiền mặt tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Chứng từ kế toán được sử dụng khi nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy được quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 25/2022/TT-NHNN. Bao gồm:

- Chứng từ sử dụng khi nhập tiền tiêu hủy, gồm: Lệnh điều chuyển, phiếu nhập kho và biên bản giao nhận tiền;

- Chứng từ sử dụng khi xuất tiền tiêu hủy, gồm: Lệnh điều chuyển, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận tiền;

- Các chứng từ khác:

+ Biên bản chi tiết kết quả kiểm đếm và biên bản tổng hợp kết quả kiểm đếm của Hội đồng kiểm đếm, biên bản tạm thu giữ tiền, biên bản thu giữ tiền, biên bản phát hiện tiền có lỗi kỹ thuật, và giấy ủy quyền vận chuyển.

+ Phiếu nhập kho/phiếu xuất kho, giấy nộp tiền, phiếu hạch toán Nợ/Có tài khoản ngoại bảng “tiền đang vận chuyển”.

Theo đó, trách nhiệm lập chứng từ kế toán nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy được xác định thuộc về Bộ phận kế toán Hội đồng tiêu hủy. Theo đó, Bộ phận kế toán Hội đồng tiêu hủy lập phiếu nhập kho/phiếu xuất kho đối với việc nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy tại các Cụm tiêu hủy.

Xuất tiền tiêu hủy được quy định thế nào? Quy trình giao nhận tiền tiêu hủy ra sao?

Căn cứ Thông tư 03/2020/TT-NHNN quy định về tiêu hủy tiền của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Tại Điều 14 Thông tư 03/2020/TT-NHNN, việc xuất tiền tiêu hủy được quy định như sau:

Xuất kho tiền Trung ương giao Hội đồng tiêu hủy

1. Căn cứ số lượng, giá trị của các loại tiền tiêu hủy theo Quyết định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và kế hoạch nhận tiền của từng cụm tiêu hủy, Cục Phát hành và Kho quỹ lập lệnh điều chuyển để Vụ Tài chính - Kế toán (đối với Cụm tiêu hủy phía Bắc) và Phòng Kế toán - Tài vụ thuộc Chi cục Phát hành và Kho quỹ (đối với Cụm tiêu hủy phía Nam) lập phiếu xuất kho tiền tiêu hủy từ Kho tiền Trung ương nhập kho tiền tiêu hủy.

2. Căn cứ chứng từ xuất kho tiền tiêu hủy, Kho tiền Trung ương lập Biên bản giao nhận tiền và tiến hành giao tiền tiêu hủy cho từng cụm tiêu hủy.

Về giao nhận tiền tiền hủy, Điều 15 Thông tư 03/2020/TT-NHNN quy định:

- Tổ trưởng Tổ 1 nhận tiền do Kho tiền Trung ương giao để nhập kho tiền tiêu hủy theo bao (thùng) nguyên niêm phong kẹp chì, trên giấy niêm phong ghi đầy đủ, rõ ràng các yếu tố theo quy định về niêm phong tiền mặt của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam có sự giám sát của kiểm soát nội bộ Cục Phát hành và Kho quỹ.

- Căn cứ chứng từ xuất kho tiền tiêu hủy, Hội đồng tiêu hủy thực hiện lấy ngẫu nhiên số tiền theo tỷ lệ kiểm đếm từng loại tiền do Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy phê duyệt để Tổ 1 xuất giao cho Tổ 2 kiểm đếm tờ (miếng); số tiền còn lại không phải kiểm đếm tờ (miếng) được xuất giao cho Tổ 3 để cắt hủy.

Trong đó, nơi giao nhận tiền tiêu hủy phải riêng biệt với nơi kiểm đếm và cắt hủy tiền, có cửa và khóa chắc chắn;

Trong giờ giải lao, giờ nghỉ trưa công chức, người lao động không được ở lại nơi làm việc, Tổ trưởng là người ra sau cùng khóa và niêm phong cửa, niêm phong có chữ ký của Tổ trưởng và công chức giám sát. Trong giờ làm việc, nhân viên tiêu hủy tiền vào, ra các khu vực này phải ký xác nhận vào số theo dõi.

Thông tư 25/2022/TT-NHNN sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 15/02/2023.