Thế nào là công tác văn thư? Nguyên tắc, yêu cầu quản lý trong công tác văn thư được quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Thế nào là công tác văn thư?
• Nguyên tắc, yêu cầu quản lý trong công tác văn thư được quy định như thế nào?
• Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào những công việc nào?

Thế nào là công tác văn thư?

Căn cứ theo quy định tại Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rằng công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Nguyên tắc, yêu cầu quản lý trong công tác văn thư được quy định như thế nào?

Về nguyên tắc, yêu cầu quản lý trong công tác văn thư thì tại Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:

Nguyên tắc quản lý công tác văn thư

Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

Yêu cầu quản lý công tác văn thư

- Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này.

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

- Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

- Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

Thế nào là công tác văn thư? Nguyên tắc, yêu cầu quản lý trong công tác văn thư được quy định như thế nào? (Hình từ Internet)

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư là gì?

Đối với quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư thì tại Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

- Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

- Văn thư cơ quan có nhiệm vụ

+ Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

+ Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

+ Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào những công việc nào?

Tại Điều 36 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về kinh phí cho công tác văn thư cụ thể như sau:

Kinh phí cho công tác văn thư

1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành.

2. Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc

a) Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư.

b) Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.

c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư.

d) Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.

Như vậy, kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào những công việc sau:

- Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư.

- Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư.

- Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.

Trên đây là một số thông tin chúng tôi cung cấp gửi tới bạn. Trân trọng!