TCVN 14159-1:2024 về Quản lý tài liệu - Định dạng tệp tài liệu điện tử cho bảo quản lâu dài - Phần 1: Sử dụng PDF 1.4 (PDF/A-1) thế nào?

Nội dung chính

• TCVN 14159-1:2024 về Quản lý tài liệu - Định dạng tệp tài liệu điện tử cho bảo quản lâu dài - Phần 1: Sử dụng PDF 1.4 (PDF/A-1) thế nào?
• Yêu cầu chung về phông chữ khi sử dụng PDF 1.4 (PDF/A-1) thế nào?
• Lược đồ mở rộng khi sử dụng PDF 1.4 (PDF/A-1) thế nào?

TCVN 14159-1:2024 về Quản lý tài liệu - Định dạng tệp tài liệu điện tử cho bảo quản lâu dài - Phần 1: Sử dụng PDF 1.4 (PDF/A-1) thế nào?

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 14159-1:2024 (ISO 19005-1:2005) quy định việc sử dụng Định dạng tài liệu di động (PDF 1.4) cho việc bảo quản lâu dài tài liệu điện tử. Tiêu chuẩn này có thể áp dụng cho các tài liệu bao gồm các dữ liệu ký tự, lưới tọa độ và véc-tơ.

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 14159-1:2024 (ISO 19005-1:2005) không áp dụng cho:

- Các quá trình cụ thể để chuyển đổi các tài liệu giấy hoặc điện tử sang định dạng PDF/A;

- Thiết kế kỹ thuật cụ thể, giao diện người sử dụng, việc áp dụng hoặc chi tiết hoạt động của kết xuất;

- Các phương pháp vật lý cụ thể để lưu trữ tài liệu chẳng hạn như phương tiện và điều kiện bảo quản;

- Yêu cầu về phần cứng máy tính và/ hoặc hệ điều hành.

Yêu cầu chung về mức độ phù hợp của khi sử dụng PDF như sau:

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 14159-1:2024 (ISO 19005-1:2005) quy định một định dạng tệp để trình bày các tài liệu điện tử được gọi là “PDF/A-1”. Các tệp PDF/A-1 phù hợp phải tuân thủ tất cả các yêu cầu của Tài liệu viện dẫn PDF như được sửa đổi trong tiêu chuẩn này. Một tệp phù hợp có thể bao gồm bất kỳ tính năng hợp lệ nào trong Tài liệu viện dẫn PDF mà không bị cấm trong tiêu chuẩn này. Tính năng mô tả trong quy định kỹ thuật PDF trước Phiên bản 1.4, không được mô tả rõ ràng trong Tài liệu viện dẫn PDF thì không được sử dụng. Số phiên bản trong tiêu đề của tệp PDF cũng như giá trị của khóa Version trong mục từ thư mục không được sử dụng để xác định tệp có phù hợp với tiêu chuẩn này hay không.

CHÚ THÍCH 1: Tệp phù hợp không bắt buộc phải sử dụng bất kỳ tính năng PDF nào khác ngoài những tính năng được yêu cầu rõ ràng bởi Tài liệu viện dẫn PDF hoặc tiêu chuẩn này.

CHÚ THÍCH 2: Cơ chế thích hợp mà một tệp có thể giả định định danh một tệp PDF/A-1 của một mức độ phù hợp được mô tả trong 6.7.11.

TCVN 14159-1:2024 về Quản lý tài liệu - Định dạng tệp tài liệu điện tử cho bảo quản lâu dài - Phần 1: Sử dụng PDF 1.4 (PDF/A-1) thế nào? (Hình từ Internet)

Yêu cầu chung về phông chữ khi sử dụng PDF 1.4 (PDF/A-1) thế nào?

Căn cứ theo tiết 6.3.1 tiểu mục 6.3 Mục 6 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 14159-1:2024 (ISO 19005-1:2005) nêu rõ yêu cầu chung về phông chữ khi sử PDF 1.4 (PDF/A-1) như sau:

Mục đích của những yêu cầu từ 6.3.2 đến 6.3.8 nhằm đảm bảo việc kết xuất trong tương lai của nội dung văn bản của một tệp phù hợp phải khớp nhau, trên cơ sở từng biểu tượng, hình thức tĩnh của một tệp giống như được tạo từ đầu và khi có thể, cho phép khôi phục các đặc tính ngữ nghĩa cho từng ký tự của nội dung văn bản.

Lược đồ mở rộng khi sử dụng PDF 1.4 (PDF/A-1) thế nào?

Căn cứ theo tiết 6.7.8 tiểu mục 6.7 Mục 6 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 14159-1:2024 (ISO 19005-1:2005) nêu rõ lược đồ mở rộng khi sử PDF 1.4 (PDF/A-1) như sau:

Tất cả các lược đồ mở rộng được sử dụng trong một tệp phù hợp phải có các mô tả nhúng trong tệp đó trong dòng siêu dữ liệu được quy định tại 6.7.2. Các mô tả này phải quy định sử dụng Lược đồ vùng chứa lược đồ mở rộng PDF/A quy định trong điều này.

Một lược đồ mở rộng là lược đồ XMP bất kỳ không được quy định trong Đặc tả XMP. Nếu một lược đồ được quy định trong 6.7.8 được sử dụng, tất cả các trường được quy định trong định nghĩa của lược đồ đó phải có mặt trong bảng tương ứng trong 6.7.8.

Lược đồ vùng chứa lược đồ mở rộng quy định trong Bảng 3 sử dụng không gian tên URI <http://www.aiim.org/pdfa/ns/extension>. Tiền tố không gian tên lược đồ yêu cầu là pdfaExtension.

Bảng 3 - Lược đồ vùng chứa lược đồ mở rộng PDF/A

Kiểu lược đồ quy định trong Bảng 4 là cấu trúc XMP có chứa lược đồ mở rộng. URI Không gian tên trường (URI vùng tên trường) là <http://www.aiim.org/pdfa/ns/schema#>. Tiền tố không gian tên trường yêu cầu là pdfaSchema.

Bảng 4 - Kiểu giá trị lược đồ PDF/A

Kiểu Property quy định trong Bảng 5 là cấu trúc XMP có chứa mô tả của đặc tính lược đồ. URI không gian tên trường là <http://www.aiim.org/pdfa/ns/property#>. Tiền tố không gian tên trường yêu cầu là pdfaProperty.

Bảng 5 - Kiểu giá trị đặc tính PDF/A

Các giá trị cho pdfaProperty:valueType phải là kiểu giá trị được quy định trong Đặc tả XMP hoặc kiểu giá trị tùy chỉnh được quy định trong lược đồ mở rộng.

Kiểu ValueType quy định trong Bảng 6 là cấu trúc XMP chứa mô tả của tất cả kiểu giá trị đặc tính được sử dụng bởi các lược đồ mở rộng nhúng và không được quy định trong Đặc tả XMP. URI không gian tên trường là <http://www.aiim.org/pdfa/ns/type#>. Tiền tố không gian tên trường bắt buộc là pdfaType.

Bảng 6 - Kiểu giá trị ValueType PDF/A

Kiểu Field quy định trong Bảng 7 là cấu trúc XMP có chứa mô tả của trường kiểu giá trị đặc tính. URI không gian tên trường là <http://www.aiim.org/pdfa/ns/field#>. Tiền tố không gian tên trường bắt buộc là pdfaField.

Bảng 7 - Kiểu giá trị trường PDF/A