Ký chính thức là gì? Chữ ký chính thức có đặc điểm ra sao? Cách ký tên, đóng dấu chuẩn quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Ký chính thức là gì? Chữ ký chính thức có đặc điểm ra sao?
• Vai trò của chữ ký chính thức ra sao?
• Cách ký tên, đóng dấu chuẩn quy định như thế nào?

Ký chính thức là gì? Chữ ký chính thức có đặc điểm ra sao?

"Ký chính thức là gì" là câu hỏi thường được đặt ra trong các bối cảnh liên quan đến văn bản pháp lý, hợp đồng và tài liệu hành chính. Việc hiểu rõ "ký chính thức là gì" không chỉ giúp mọi người nắm bắt được quy trình ký kết mà còn thể hiện tính hợp pháp và giá trị pháp lý của tài liệu.

Do đó, việc tìm hiểu "ký chính thức là gì" sẽ giúp người sử dụng tài liệu tránh được những rắc rối pháp lý có thể xảy ra. Chính vì vậy, mỗi cá nhân cần phải biết rõ "ký chính thức là gì" để thực hiện đúng quy trình và bảo vệ quyền lợi của mình.

Hiện nay, chưa có quy định pháp luật cụ thể nào giải thích về thế nào là ký chính thức. Tuy nhiên, trên thực tế, việc ký chính thức có thể hiểu như sau:

Đặc điểm của chữ ký chính thức:

+ Tính đầy đủ: Chữ ký chính thức thường bao gồm tên họ và có thể thêm chức danh hoặc tên công ty, giúp nhận diện rõ ràng người ký.

+ Giá trị pháp lý: Chữ ký này thể hiện sự chấp thuận, cam kết và xác nhận của người ký đối với nội dung của văn bản, và có giá trị ràng buộc pháp lý.

+ Được sử dụng trong các tình huống quan trọng: Chữ ký chính thức thường được yêu cầu trong các giao dịch tài chính, hợp đồng thương mại, tài liệu hành chính và các quyết định liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.

+ Chữ ký chính thức phải ký bằng bút mực và được ký trực tiếp lên văn bản, giấy tờ (trừ những trường hợp chữ ký điện tử được cấp phép sử dụng theo quy định của pháp luật).

+ Chữ ký chính thức được ký phía dưới dòng chữ ghi chữ ký chức danh, người ký: Thủ trưởng đơn vị ký, giám đốc , người soạn thảo ký, trưởng phòng ….

+ Chữ ký chính thức có thể đóng dấu chức danh, tổ chức hoặc không cần đóng dấu phụ thuộc vào từng loại hình văn bản và quy định của chủ thể ban hành văn bản đó.

+ Chữ ký chính thức được ghi cụ thể họ và tên người ký, nếu có đóng dấu thì được đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

+ Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ), ký thay mặt (phải ghi TM). Đặc biệt, không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.

*Lưu ý: Thông tin trên chỉ mang tính chất tham khảo!

Ký chính thức là gì? Chữ ký chính thức có đặc điểm ra sao? Cách ký tên, đóng dấu chuẩn quy định như thế nào? (Hình ảnh Internet)

Vai trò của chữ ký chính thức ra sao?

Để hiểu rõ hơn về vai trò của chữ ký chính thức, cần xem xét cách nó ảnh hưởng đến tính hợp pháp của tài liệu và quyền lợi của các bên liên quan. Chữ ký chính thức đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ quyền lợi, tạo ra sự tin cậy trong các giao dịch và đảm bảo rằng các bên đã đọc và đồng ý với nội dung được ghi trong văn bản.

Theo đó, vai trò của chữ ký chính thức như sau:

- Cam Kết Pháp Lý: Chữ ký chính thức giúp xác nhận rằng người ký đã đọc, hiểu và đồng ý với các điều khoản và nội dung của tài liệu.

- Bảo Vệ Quyền Lợi: Chữ ký này cung cấp bằng chứng rõ ràng về sự đồng thuận, từ đó bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia trong trường hợp có tranh chấp.

- Tăng Cường Tính Tin Cậy: Sử dụng chữ ký chính thức giúp tăng cường độ tin cậy của tài liệu, thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc trong các giao dịch.

*Lưu ý: Thông tin về vai trò của chữ ký chính thức chỉ mang tính chất tham khảo!

Cách ký tên, đóng dấu chuẩn quy định như thế nào?

Cách ký tên và đóng dấu văn bản được quy định tại Mục 7 Phần II Phụ lục I kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư như sau:

Về cách ký tên

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu.

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.

- Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

Về cách đóng dấu

- Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký.

- Đóng dấu treo: Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

- Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.