Hướng dẫn thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất? Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào?

Nội dung chính

• Khi nào bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
• Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào?
• Hướng dẫn thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất?

Khi nào bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định như sau:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

...

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

...

Theo đó, đối với tổ chức cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi trả thu nhập cho người đó nếu chính cá nhân bị khấu trừ thuế có yêu cầu thì buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Cụ thể cá nhân được quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu bị khấu trừ thuế thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:

(1) Khấu trừ đối với thu nhập của cá nhân không cư trú.

(2) Khấu trừ đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.

(3) Khấu trừ đối với thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.

(4) Khấu trừ đối với thu nhập từ đầu tư vốn.

(5) Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.

(6) Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.

(7) Khấu trừ đối với thu nhập từ trúng thưởng.

(8) Khấu trừ đối với thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.

(9) Khấu trừ đối với khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).

Bên cạnh đó, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một số trường hợp cụ thể được quy định như sau:

- Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì thực hiện như sau: Cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 15: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.

- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 16: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến tháng hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.

Lưu ý: Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thực hiện cấp chứng từ khấu trừ.

>>> Xem thêm: Cách thay đổi thông tin đăng ký thuế từ CMND sang CCCD online

Hướng dẫn thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất? Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào? (Hình từ Internet)

Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào?

Căn cứ tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.

Mặt khác, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế.

Theo đó, thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.

Trước đây, chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân có thể là bản giấy hoặc bản điện tử với đầy đủ các nội dung mà pháp luật quy định. Tuy nhiên, hiện nay tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đều phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản điện tử.

Hướng dẫn thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức khấu trừ thuế TNCN được tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử.

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của mỗi đơn vị cung cấp sẽ có những khác biệt nhất định. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn cần phải tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp tham khảo và lựa chọn mua gói chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình

Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tiến hành làm hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử cho khách hàng.

Thông thường hồ sơ đăng ký dịch vụ sẽ cần các giấy tờ sau đây:

- 01 bản scan Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

- 01 bản scan Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

- Trường hợp người ký được ủy quyền: Cung cấp thêm giấy ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.

Bước 3: Nhân viên đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ điện tử hướng dẫn khách hàng cách sử dụng.

Bước 4: Sau khi khách hàng dùng thử xong, đơn vị cung cấp sẽ chính thức bàn giao phần mềm cho khách hàng sử dụng.

Lưu ý: Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 của Tổng cục thuế cũng nêu rõ, tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến CQT, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định.