Hồ sơ giải quyết khiếu nại từ ngày 15/8/204 bao gồm những gì? Trách nhiệm lập hồ sơ giải quyết khiếu nại ra sao?

Nội dung chính

• Hồ sơ giải quyết khiếu nại từ ngày 15/8/204 bao gồm những gì?
• Trách nhiệm lập hồ sơ giải quyết khiếu nại ra sao?
• Việc lập, quản lý hồ sơ và lưu trữ điện tử hồ sơ khiếu nại yêu cầu như thế nào?

Hồ sơ giải quyết khiếu nại từ ngày 15/8/204 bao gồm những gì?

Căn cứ tại Điều 11 Thông tư 06/2024/TT-TTCP quy định về hồ sơ giải quyết khiếu nại bao gồm:

(1) Nhóm 1 về các văn bản chủ yếu, bao gồm:

- Đơn khiếu nại hoặc văn bản ghi nội dung khiếu nại trực tiếp; văn bản ủy quyền của người khiếu nại; văn bản cử người đại diện để trình bày nội dung khiếu nại (nếu có);

- Thông báo thụ lý giải quyết khiếu nại;

- Báo cáo kết quả kiểm tra lại quyết định hành chính, hành vi hành chính, quyết định kỷ luật cán bộ, công chức bị khiếu nại (nếu có);

- Văn bản giao nhiệm vụ xác minh nội dung khiếu nại (nếu có); quyết định xác minh nội dung khiếu nại;

- Văn bản gia hạn thời hạn giải quyết khiếu nại (nếu có);

- Đơn rút khiếu nại, thông báo về việc đình chỉ giải quyết khiếu nại (nếu có);

- Báo cáo kết quả xác minh nội dung khiếu nại;

- Quyết định giải quyết khiếu nại;

- Văn bản công khai quyết định giải quyết khiếu nại.

(2) Nhóm 2 về các văn bản, tài liệu được ban hành trong quá trình giải quyết khiếu nại, bao gồm:

- Văn bản đề nghị cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại;

- Biên bản làm việc với người khiếu nại, người đại diện, người được ủy quyền, luật sư, trợ giúp viên pháp lý của người khiếu nại, người có quyền, lợi ích liên quan, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan;

- Văn bản thông báo về việc tổ chức đối thoại; biên bản đối thoại; báo cáo kết quả đối thoại trong trường hợp người giải quyết khiếu nại phân công hoặc giao nhiệm vụ đối thoại;

- Quyết định trưng cầu giám định, văn bản đề nghị giám định; kết quả giám định (nếu có);

- Quyết định tạm đình chỉ việc thi hành quyết định hành chính bị khiếu nại; quyết định hủy bỏ quyết định tạm đình chỉ (nếu có).

(3) Nhóm 3 về thông tin, tài liệu, bằng chứng thu thập được trong quá trình giải quyết khiếu nại, bao gồm:

- Thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại do người khiếu nại, người đại diện, người được ủy quyền, luật sư, trợ giúp viên pháp lý của người khiếu nại, người có quyền, lợi ích liên quan cung cấp;

- Thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại do người bị khiếu nại cung cấp;

- Thông tin, tài liệu, bằng chứng do cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác cung cấp (nếu có);

- Biên bản giao nhận thông tin, tài liệu, bằng chứng;

- Văn bản, báo cáo của người bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan; văn bản giải trình của người bị khiếu nại về quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại (nếu có);

- Tài liệu khác có liên quan (nếu có).

Hồ sơ giải quyết khiếu nại từ ngày 15/8/204 bao gồm những gì? Trách nhiệm lập hồ sơ giải quyết khiếu nại ra sao? (Hình ảnh Internet)

Trách nhiệm lập hồ sơ giải quyết khiếu nại ra sao?

Căn cứ tại Điều 9 Thông tư 06/2024/TT-TTCP quy định về trách nhiệm lập hồ sơ giải quyết khiếu nại như sau:

- Người giải quyết khiếu nại có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc lập hồ sơ giải quyết khiếu nại.

- Trường hợp người giải quyết khiếu nại giao cơ quan thanh tra cùng cấp hoặc cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân thuộc quyền quản lý của mình xác minh nội dung khiếu nại thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị chủ trì hoặc Trưởng đoàn xác minh, Tổ trưởng Tổ xác minh, người được giao nhiệm vụ xác minh có trách nhiệm giúp người giải quyết khiếu nại lập hồ sơ giải quyết khiếu nại.

Việc lập, quản lý hồ sơ và lưu trữ điện tử hồ sơ khiếu nại yêu cầu như thế nào?

Căn cứ tại Điều 3 Thông tư 06/2024/TT-TTCP quy định chung về yêu cầu của việc lập, quản lý hồ sơ như sau:

Yêu cầu của việc lập, quản lý hồ sơ

1. Việc lập, quản lý hồ sơ phải theo đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân và phù hợp với quy định của pháp luật về lưu trữ, thanh tra, khiếu nại, tố cáo.

2. Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của sự việc, trình tự thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo.

3. Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao theo quy định của pháp luật.

4. Việc lập, quản lý, khai thác hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo có chứa nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Như vậy, việc lập, quản lý hồ sơ phải tuân thủ theo quy định như trên.

Đồng thời, căn cứ tại Điều 4 Thông tư 06/2024/TT-TTCP quy định lưu trữ điện tử hồ sơ giải quyết khiếu nại như sau:

- Trong trường hợp các tài liệu cần lưu trữ trong hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo không có bản giấy theo quy định mà chỉ có bản điện tử thì người ra quyết định thanh tra, người giải quyết khiếu nại, người giải quyết tố cáo và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện việc thu thập, quản lý tài liệu, hồ sơ điện tử theo quy định của Luật Lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Lưu ý: Thông tư 06/2024/TT-TTCP có hiệu lực từ ngày 15 tháng 8 năm 2024.