Hồ sơ hải quan người khai hải quan phải lưu giữ đối với hàng hóa xuất khẩu nhập khẩu gồm những gì từ 1/2/2026?

Hồ sơ hải quan người khai hải quan phải lưu giữ đối với hàng hóa xuất khẩu nhập khẩu gồm những gì từ 1/2/2026?

Hồ sơ hải quan người khai hải quan phải lưu giữ đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu được quy định theo khoản 5 Điều 1 Thông tư 121/2025/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 16a Thông tư 38/2015/TT-BTC, gồm:

- Tờ khai hải quan;

- Giấy phép xuất khẩu, giấy phép nhập khẩu và phiếu theo dõi trừ lùi (nếu có);

- Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành trong trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng phải kiểm tra chuyên ngành được cơ quan hải quan cho phép đưa hàng về bảo quản và Biên bản lấy mẫu có xác nhận của cơ quan kiểm tra chuyên ngành hoặc doanh nghiệp, tổ chức đánh giá sự phù hợp đối với hàng hóa phải lấy mẫu theo quy định của pháp luật quản lý, kiểm tra chuyên ngành;

- Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành;

- Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (bao gồm cả hợp đồng gia công, hợp đồng thuê gia công lại, hợp đồng thuê mượn, hợp đồng cho thuê tài chính, hợp đồng sửa chữa, bảo hành và Phụ lục hợp đồng, các chứng từ có liên quan đến điều chỉnh, bổ sung hợp đồng) hoặc các chứng từ có giá trị tương đương theo quy định của pháp luật về thương mại, quản lý ngoại thương. Hợp đồng ủy thác trong trường hợp ủy thác xuất khẩu, ủy thác nhập khẩu;

- Chứng từ xác nhận tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư;

- Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán;

- Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương;

- Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa đối với các trường hợp phải nộp chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo quy định tại Thông tư của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

- Bảng kê chi tiết hàng hoá đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu phải có bảng kê chi tiết hàng hoá khi làm thủ tục hải quan;

- Tài liệu kỹ thuật, catalogue, bản phân tích thành phần, chứng thư giám định liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có);

- Danh mục máy móc thiết bị nhập khẩu và Phiếu theo dõi trừ lùi khi khai báo mã số đối với trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, 85 và 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và phân loại máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời;

- Sổ, chứng từ kế toán có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định của pháp luật về kế toán, bao gồm cả dữ liệu, chứng từ, tài liệu về xuất kho, nhập kho hàng hoá;

- Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu vật tư, máy móc, thiết bị nhập khẩu, hàng hóa xuất khẩu và chứng từ, tài liệu, dữ liệu làm cơ sở lập báo cáo quyết toán; định mức sử dụng dự kiến; sơ đồ thiết kế mẫu sản phẩm hoặc quy trình sản xuất, sơ đồ giác mẫu (nếu có); định mức sử dụng thực tế sản xuất sản phẩm xuất khẩu và chứng từ, tài liệu, dữ liệu liên quan đến hoạt động gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu;

- Hồ sơ, chứng từ có liên quan đến việc kiểm tra, xác định trị giá hải quan theo quy định tại Thông tư 39/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 60/2019/TT-BTC ngày 30/8/2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và quy định tại Điều 25 Thông tư 38/2015/TT-BTC;

- Hồ sơ, chứng từ, dữ liệu khác có liên quan đến việc miễn thuế; hồ sơ giảm thuế; hồ sơ hoàn thuế; hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không thuộc đối tượng chịu thuế; hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; nộp dần tiền thuế nợ; khoanh tiền thuế nợ và xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

- Văn bản thông báo kết quả xác định trước về mã số, xuất xứ, trị giá hải quan (nếu có);

- Hồ sơ liên quan đến việc khai bổ sung, khai thay đổi mục đích sử dụng, chuyển tiêu thụ nội địa hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định tại Điều 20 và Điều 21 Thông tư 38/2015/TT-BTC;

- Hồ sơ liên quan đến thủ tục hải quan đối với hàng hóa kinh doanh tạm nhập tái xuất theo quy định tại Điều 82 Thông tư 38/2015/TT-BTC và hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đăng ký tờ khai hải quan một lần theo quy định tại Điều 93 Thông tư 38/2015/TT-BTC;

- Các chứng từ khác có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định tại các Nghị định ban hành Biểu thuế xuất khẩu, Biểu thuế nhập khẩu và pháp luật chuyên ngành.

Lưu ý: Người khai hải quan chịu trách nhiệm lưu giữ bản chính các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan quy định nêu trên trong thời hạn theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan 2014, xuất trình cho cơ quan hải quan khi kiểm tra sau thông quan. Bản chính có thể được thể hiện dưới dạng chứng từ điện tử hoặc chứng từ giấy.

Trường hợp bản chính dưới dạng chứng từ giấy đã nộp cho cơ quan hải quan, người khai hải quan phải lưu bản chụp. Đối với chứng từ dưới dạng điện tử, người khai hải quan phải lưu bản điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023.

Trường hợp người khai hải quan là đại lý làm thủ tục hải quan (bao gồm cả các doanh nghiệp chuyển phát nhanh đã được công nhận là đại lý làm thủ tục hải quan) thì chủ hàng chịu trách nhiệm lưu giữ các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan.

Trường hợp chủ hàng là thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam thực hiện quyền kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu thì đại lý làm thủ tục hải quan chịu trách nhiệm lưu giữ các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan.

Hồ sơ hải quan người khai hải quan phải lưu giữ đối với hàng hóa xuất khẩu nhập khẩu gồm những gì từ 1/2/2026? (Hình từ Internet)

Thời hạn nộp hồ sơ hải quan là khi nào?

Thời hạn nộp tờ khai hải quan được quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 25 Luật Hải quan 2014, cụ thể như sau:

- Đối với hàng hóa xuất khẩu, nộp sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm người khai hải quan thông báo và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; đối với hàng hóa xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh thì chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh;

- Đối với hàng hóa nhập khẩu, nộp trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu;

- Thời hạn nộp tờ khai hải quan đối với phương tiện vận tải thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 69 Luật Hải quan 2014.

Ngoài ra, tờ khai hải quan có giá trị làm thủ tục hải quan trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký.

Thời hạn nộp chứng từ có liên quan thuộc hồ sơ hải quan được quy định như sau:

- Trường hợp khai hải quan điện tử, khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra hồ sơ hải quan, kiểm tra thực tế hàng hóa, người khai hải quan nộp các chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan, trừ những chứng từ đã có trong hệ thống thông tin một cửa quốc gia;

- Trường hợp khai tờ khai hải quan giấy, người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình chứng từ có liên quan khi đăng ký tờ khai hải quan.

Nguyên tắc tiến hành thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan là gì?

Khi tiến hành thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan phải đảm bảo các nguyên tắc quy định tại Điều 16 Luật Hải quan 2014, cụ thể như sau:

(1) Hàng hóa, phương tiện vận tải phải được làm thủ tục hải quan, chịu sự kiểm tra, giám sát hải quan; vận chuyển đúng tuyến đường, đúng thời gian qua cửa khẩu hoặc các địa điểm khác theo quy định của pháp luật.

(2) Kiểm tra, giám sát hải quan được thực hiện trên cơ sở áp dụng quản lý rủi ro nhằm bảo đảm hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước về hải quan và tạo thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh.

(3) Hàng hóa được thông quan, phương tiện vận tải được xuất cảnh, nhập cảnh sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan.

(4) Thủ tục hải quan phải được thực hiện công khai, nhanh chóng, thuận tiện và theo đúng quy định của pháp luật.

(5) Việc bố trí nhân lực, thời gian làm việc phải đáp ứng yêu cầu hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh.