Gửi tài liệu họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trước 3 ngày có hợp lệ không? Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được thực hiện thế nào?

Nội dung chính

• Gửi tài liệu họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trước 3 ngày có hợp lệ không?
• Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp nào?
• Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được thực hiện thế nào?

Gửi tài liệu họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trước 3 ngày có hợp lệ không?

Căn cứ Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

"Điều 143. Mời họp Đại hội đồng cổ đông

1. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.

2. Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.

3. Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:

a) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;

b) Phiếu biểu quyết.

4. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời họp quy định tại khoản 3 Điều này có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu."

Đối chiếu quy định chậm nhất 21 ngày trước ngày khai mạc phải gửi thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông có quyền dự họp, mà thông báo mời họp là có bao gồm các tài liệu sử dụng trong cuộc họp.

Do đó, ngay tại thời điểm gửi thông báo mời họp thì phải tải những tài liệu đó lên trang thông tin điện tử của công ty rồi.

Nếu chỉ còn 3 ngày mới gửi thì không hợp lý so với quy định (Căn cứ quy định tại Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020).

Cho nên việc gửi tài liệu cập nhật sau này của công ty bạn cần phải đảm bảo là tất cả cổ đông có quyền dự họp biết được thông tin này.

Một là gửi tài liệu cho từng cổ đông được quyền dự họp, hai là gửi lên website nhưng thông báo cho họ biết để họ cập nhật tài liệu.

Đại hội đồng cổ đông (Hình từ Internet)

Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp nào?

Theo Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

"Điều 144. Thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông

[...]

3. Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:

a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

b) Ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;

c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;

d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử;

đ) Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty."

Theo đó, cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp nêu trên.

Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được thực hiện thế nào?

Theo Điều 146 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

"Điều 146. Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì thể thức họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành như sau:

1. Trước khi khai mạc cuộc họp, phải tiến hành đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông;

2. Việc bầu chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu được quy định như sau:

a) Chủ tịch Hội đồng quản trị làm chủ tọa hoặc ủy quyền cho thành viên Hội đồng quản trị khác làm chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông do Hội đồng quản trị triệu tập; trường hợp Chủ tịch vắng mặt hoặc tạm thời mất khả năng làm việc thì các thành viên Hội đồng quản trị còn lại bầu một người trong số họ làm chủ tọa cuộc họp theo nguyên tắc đa số; trường hợp không bầu được người làm chủ tọa thì Trưởng Ban kiểm soát điều hành để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ tọa cuộc họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ tọa cuộc họp;

b) Trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này, người ký tên triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông điều hành để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ tọa cuộc họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ tọa cuộc họp;

c) Chủ tọa cử một hoặc một số người làm thư ký cuộc họp;

d) Đại hội đồng cổ đông bầu một hoặc một số người vào ban kiểm phiếu theo đề nghị của chủ tọa cuộc họp;

[...]"

Như vậy, thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được thực hiện như trên.