Chứng từ sử dụng trong thanh toán không dùng tiền mặt của Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phải đảm bảo những quy định nào?

Nội dung chính

• Chứng từ sử dụng trong thanh toán không dùng tiền mặt của Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phải đảm bảo những quy định nào?
• Quy trình nội bộ của Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích thanh toán không dùng tiền mặt khi thực hiện cung ứng dịch vụ chuyển tiền được xây dựng gồm có những nội dung nào?
• Thời hạn Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích thanh toán không dùng tiền mặt làm thủ tục trả tiền lại cho bên chuyển tiền khi không liên hệ được với người nhận?

Chứng từ sử dụng trong thanh toán không dùng tiền mặt của Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phải đảm bảo những quy định nào?

Chứng từ sử dụng trong thanh toán không dùng tiền mặt của Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phải đảm bảo những quy định tại Điều 3 Thông tư 38/2019/TT-NHNN như sau:

Chứng từ sử dụng trong thanh toán

1. Tổ chức cung ứng dịch vụ quy định quy cách, mẫu biểu, in ấn, phát hành chứng từ sử dụng trong thanh toán đảm bảo phù hợp với quy trình thanh toán của từng loại hình dịch vụ và quy định của pháp luật có liên quan.

2. Việc lập, ký, kiểm soát, luân chuyển, quản lý, sử dụng và bảo quản chứng từ thanh toán đảm bảo theo đúng quy định pháp luật về chế độ chứng từ kế toán.

3. Đối với chứng từ điện tử các thông tin dữ liệu trong chứng từ phải được kiểm soát đầy đủ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và tính toàn vẹn của thông tin. Đồng thời, chứng từ phải được kiểm soát, quản lý bảo mật để ngăn ngừa tránh việc lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép thông tin bất hợp pháp.

Như vậy, theo quy định trên thì chứng từ sử dụng trong thanh toán không dùng tiền mặt của Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phải đảm bảo những quy định sau:

- Tổ chức cung ứng dịch vụ quy định quy cách, mẫu biểu, in ấn, phát hành chứng từ sử dụng trong thanh toán đảm bảo phù hợp với quy trình thanh toán của từng loại hình dịch vụ và quy định của pháp luật có liên quan.

- Việc lập, ký, kiểm soát, luân chuyển, quản lý, sử dụng và bảo quản chứng từ thanh toán đảm bảo theo đúng quy định pháp luật về chế độ chứng từ kế toán.

- Đối với chứng từ điện tử các thông tin dữ liệu trong chứng từ phải được kiểm soát đầy đủ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và tính toàn vẹn của thông tin.

Đồng thời, chứng từ phải được kiểm soát, quản lý bảo mật để ngăn ngừa tránh việc lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép thông tin bất hợp pháp.

Thanh toán không dùng tiền mặt (Hình từ Internet)

Quy trình nội bộ của Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích thanh toán không dùng tiền mặt khi thực hiện cung ứng dịch vụ chuyển tiền được xây dựng gồm có những nội dung nào?

Quy trình nội bộ của Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích thanh toán không dùng tiền mặt khi thực hiện cung ứng dịch vụ chuyển tiền gồm có những nội dung được quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 38/2019/TT-NHNN như sau:

Dịch vụ chuyển tiền

1. Tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện cung ứng dịch vụ chuyển tiền đảm bảo xử lý nhanh chóng, chặt chẽ, chính xác, an toàn, bảo mật đúng pháp luật; xây dựng, ban hành quy trình nội bộ, trong đó phải có các nội dung sau:

a) Quy định rõ các khâu xử lý như: lập, đối chiếu kiểm soát, lưu trữ chứng từ chuyển tiền; xử lý lệnh chuyển tiền; sai sót và điều chỉnh sai sót, tra soát, khiếu nại; hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành, theo dõi sổ sách kế toán đầy đủ;

b) Quy định cụ thể hạn mức chuyển tiền, nhận tiền tại các điểm cung cấp dịch vụ của mình phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, bộ máy vận hành để đảm bảo an toàn, đúng pháp luật trong quá trình thực hiện;

c) Quy định trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân quản lý, vận hành và thực hiện quy trình chuyển tiền, tối thiểu có các nội dung: thực hiện đúng quy trình, giao dịch thanh toán, các quy định về an toàn, bảo mật, trách nhiệm phối hợp tra soát, xử lý các khiếu nại và chịu trách nhiệm đền bù các thiệt hại cho khách hàng do lỗi của mình gây ra;

d) Các quy định liên quan khác.

…

Như vậy, theo quy định trên thì quy trình nội bộ của Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích thanh toán không dùng tiền mặt khi thực hiện cung ứng dịch vụ chuyển tiền gồm có những nội dung sau:

- Quy định rõ các khâu xử lý như: lập, đối chiếu kiểm soát, lưu trữ chứng từ chuyển tiền; xử lý lệnh chuyển tiền; sai sót và điều chỉnh sai sót, tra soát, khiếu nại; hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành, theo dõi sổ sách kế toán đầy đủ;

- Quy định cụ thể hạn mức chuyển tiền, nhận tiền tại các điểm cung cấp dịch vụ của mình phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, bộ máy vận hành để đảm bảo an toàn, đúng pháp luật trong quá trình thực hiện;

- Quy định trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân quản lý, vận hành và thực hiện quy trình chuyển tiền, tối thiểu có các nội dung: thực hiện đúng quy trình, giao dịch thanh toán, các quy định về an toàn, bảo mật, trách nhiệm phối hợp tra soát, xử lý các khiếu nại và chịu trách nhiệm đền bù các thiệt hại cho khách hàng do lỗi của mình gây ra;

- Các quy định liên quan khác.

Thời hạn Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích thanh toán không dùng tiền mặt làm thủ tục trả tiền lại cho bên chuyển tiền khi không liên hệ được với người nhận?

Thời hạn Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích thanh toán không dùng tiền mặt làm thủ tục trả tiền lại cho bên chuyển tiền khi không liên hệ được với người nhận, thì theo quy định điểm c khoản 2 Điều 4 Thông tư 38/2019/TT-NHNN như sau:

Dịch vụ chuyển tiền

…

2. Xử lý lệnh chuyển tiền

a) Khi nhận yêu cầu chuyển tiền, nhân viên của tổ chức cung ứng dịch vụ có trách nhiệm kiểm soát các thông tin trên mẫu chuyển tiền. Sau khi kiểm soát, nếu chứng từ thanh toán do khách hàng lập hợp pháp, hợp lệ và số tiền mặt khách hàng nộp khớp đúng với số tiền ghi trên lệnh chuyển tiền, nhân viên ký chứng từ, làm thủ tục chuyển tiền đi cho khách hàng. Chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được chứng từ thanh toán hợp pháp, hợp lệ của khách hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ phải xử lý và hoàn tất việc chuyển tiền đi cho khách hàng;

b) Khi nhận được lệnh chuyển tiền đến, tổ chức cung ứng dịch vụ phục vụ bên thụ hưởng phải kiểm tra chứng từ đảm bảo hợp pháp, hợp lệ và thực hiện hạch toán ngay vào tài khoản thích hợp và thông báo cho bên thụ hưởng đến nhận tiền hoặc giao tiền tại địa chỉ bên chuyển tiền yêu cầu theo thỏa thuận;

c) Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ phục vụ bên thụ hưởng đã thông báo cho bên thụ hưởng, nhưng bên thụ hưởng không đến nhận tiền hoặc không liên hệ được với bên thụ hưởng để thông báo nhận tiền, trong vòng tối đa 30 ngày kể từ ngày nhận lệnh chuyển tiền đến, tổ chức cung ứng dịch vụ làm thủ tục trả lại tiền cho bên chuyển tiền.

…

Như vậy, theo quy định trên thì thời hạn Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích thanh toán không dùng tiền mặt làm thủ tục trả tiền lại cho bên chuyển tiền khi không liên hệ được với người nhận là 30 ngày kể từ ngày nhận lệnh chuyển tiền đến.