Cán bộ công chức Bộ Y tế phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn như thế nào?

Nội dung chính

• Cán bộ công chức Bộ Y tế phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn như thế nào?
• Thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Bộ Y tế như thế nào?
• Cán bộ công chức Bộ Y tế có trách nhiệm như thế nào đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan?

Cán bộ công chức Bộ Y tế phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn như thế nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 24 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 quy định như sau:

Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Bộ Y tế (sau đây gọi chung là Lưu trữ cơ quan)

1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức

a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan và Lãnh đạo đơn vị nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm.

b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.

...

Theo quy định trên, cán bộ công chức Bộ Y tế phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn được quy định sau:

- Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

- Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.

Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan và Lãnh đạo đơn vị nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm.

Cán bộ công chức Bộ Y tế khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.

Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Bộ Y tế (Hình từ Internet)

Thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Bộ Y tế như thế nào?

Theo khoản 3 Điều 24 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 quy định như sau:

Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Bộ Y tế (sau đây gọi chung là Lưu trữ cơ quan)

...

3. Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan và bên giao tài liệu mỗi bên giữ một bản.

Như vậy, khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ công chức Bộ Y tế phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan và bên giao tài liệu mỗi bên giữ một bản.

Cán bộ công chức Bộ Y tế có trách nhiệm như thế nào đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan?

Theo khoản 3 Điều 25 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 quy định như sau:

Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm của Lãnh đạo các đơn vị

Hàng năm, Lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ

a) Tham mưu cho Lãnh đạo Bộ trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ tại đơn vị mình.

3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết.

b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.

4. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư

Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu và Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước.

Theo quy định trên, cán bộ công chức có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.