Bản chính văn bản công chứng được lưu trữ bao nhiêu năm? Và có được cấp bản sao văn bản này khi có yêu cầu không?

Nội dung chính

• Hồ sơ công chứng có bao gồm bản chính văn bản công chứng không?
• Bản chính văn bản công chứng được lưu trữ được lưu trữ bao nhiêu năm?
• Có được cấp bản sao văn bản công chứng khi có yêu cầu không?

Hồ sơ công chứng có bao gồm bản chính văn bản công chứng không?

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014 để công chứng thì người yêu cầu công chứng cần phải chuẩn bị hồ sơ như sau:

"Điều 40. Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn

1. Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;

d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có."

Và theo quy định tại Điều 63 Luật Công chứng 2014 thì sau khi công chứng xong, hồ sơ công chứng sẽ bao gồm những giấy tờ như sau:

"Điều 63. Hồ sơ công chứng

1. Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác.

2. Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng."

Như vậy, văn bản công chứng là một trong những giấy tờ nằm trong hồ sơ công chứng.

Bản chính văn bản công chứng được lưu trữ được lưu trữ bao nhiêu năm?

Căn cứ Điều 64 Luật Công chứng 2014 quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:

"Điều 64. Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

2. Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

3. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

4. Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

5. Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.

Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.

Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng."

Như vậy, bản chính văn bản công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, nếu ưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

Lưu trữ bản chính văn bản công chứng

Có được cấp bản sao văn bản công chứng khi có yêu cầu không?

Căn cứ Điều 65 Luật công chứng 2014 quy định về cấp bản sao văn bản công chứng như sau:

"Điều 65. Cấp bản sao văn bản công chứng

1. Việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trong các trường hợp được quy định tại khoản 3 Điều 64 của Luật này;

b) Theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện."

Như vậy, thuộc một trong ba trường hợp trên thì tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện công chứng theo yêu cầu.