Cục Thuế hướng dẫn những thay đổi về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử tại Nghị định 254/2026 thay thế Nghị định 123/2020?

Nội dung

Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Đối tượng áp dụng (Điều 2)

Bỏ đối tượng liên quan đến in, tự in hóa đơn, chứng từ do Luật Quản lý thuế chỉ quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Giải thích từ ngữ (Điều 3)

Sửa đổi giải thích từ ngữ về hóa đơn, chứng từ hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ tại khoản 5 và khoản 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 6)

(i) Bổ sung đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

(ii) Bổ sung quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

(iii) Bổ sung quy định về việc sử dụng hóa đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

(iv) Sửa đổi, bổ sung quy định về cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh:

- Sửa đổi: Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo quy định của pháp luật thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế khác;

- Bổ sung: Cấp hóa đơn bán tài sản công có mã của cơ quan thuế trong trường hợp cơ quan được giao nhiệm vụ tổ chức xử lý tài sản công là người nộp thuế giá trị gia tăng bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn;

- Bỏ: quy định cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh đối với doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

(v) Bổ sung quy định sử dụng hóa đơn điện tử trong một số trường hợp cụ thể

Trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 7)

Bổ sung 01 Điều mới quy định các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp trừ trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản; thu nhập từ hoạt động cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.

3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp đã khấu trừ thuế theo quy định pháp luật quản lý thuế.

4. Các khoản phí và các khoản thu khác phát sinh từ hoạt động tái bảo hiểm (bao gồm nhượng tái bảo hiểm, các khoản thu hoa hồng nhượng tái bảo hiểm và các khoản thu khác về nhượng tái bảo hiểm), nhận tiền gửi, hoạt động tài chính (phát hành chứng chỉ tiền gửi, phát hành chứng khoán sơ cấp, phát hành giấy tờ có giá), bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.

Đối với giao dịch bán ngoại tệ, căn cứ hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị, cuối tháng đơn vị thực hiện lập bảng tổng hợp chi tiết giao dịch phát sinh trong tháng, chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin từng giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết giao dịch bán ngoại tệ khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

5. Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế.

6. Tài sản điều chuyển từ công ty mẹ đến các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và ngược lại, giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cơ sở kinh doanh; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

7. Máy móc, thiết bị cho mượn là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, không thu tiền, không chuyển quyền sở hữu.

8. Các trường hợp theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6, điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định 181/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế GTGT:

- Hàng hóa, dịch vụ tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh;

- Hàng hóa, dịch vụ xuất hoặc cung cấp để sử dụng phục vụ sản xuất, kinh doanh;

- Các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh.

Thời điểm lập hóa đơn (Điều 9)

(i) Bổ sung quy định trường hợp khi thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ thì không phải lập hóa đơn;

(ii) Bổ sung thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể (khoản 4):

- Một số dịch vụ phát sinh thường xuyên cần thời gian đối soát dữ liệu theo quy định tại điểm a các trường hợp lập hóa đơn chậm sau 07 ngày như: dịch vụ hoa tiêu hàng hải, dịch vụ quảng cáo trên các trang báo điện tử, dịch vụ công nghệ số, nền tảng số, dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này); dịch vụ tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon, dịch vụ bảo hiểm; dịch vụ bảo vệ, dịch vụ kinh doanh vận tải hành khách (bằng xe taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh sử dụng phần mềm hỗ trợ kết nối vận tải theo pháp luật về đường bộ) cung cấp dịch vụ cho khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức.

- Tại điểm b khoản 4: sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu cần đối soát dữ liệu nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh.

- Bổ sung tại điểm o khoản 4: Đối với hợp đồng đồng bảo hiểm: Khi thu phí bảo hiểm, từng doanh nghiệp đồng bảo hiểm lập hóa đơn cho khách hàng theo phí bảo hiểm nhận được. Trường hợp ủy quyền cho một doanh nghiệp thu hộ phí bảo hiểm thì doanh nghiệp thu hộ thực hiện lập hóa đơn cho khách hàng trên toàn bộ giá trị hợp đồng và doanh nghiệp nhờ thu hộ lập hóa đơn cho doanh nghiệp thu hộ đối với phí bảo hiểm được hưởng theo thỏa thuận của các bên. Khi mua hàng hóa, dịch vụ để bồi thường hoặc thanh toán các khoản chi khác liên quan đến hợp đồng đồng bảo hiểm, trường hợp một doanh nghiệp bảo hiểm được ủy quyền chi hộ thì doanh nghiệp chi hộ thực hiện lập hóa đơn khi thu đòi các doanh nghiệp bảo hiểm nhờ chi hộ;

- Bổ sung điểm r về việc lập Bảng thông chi tiết giao dịch đối với một số dịch vụ cung cấp cho cá nhân là người tiêu dùng: dịch vụ ngân hàng; dịch vụ trung gian thanh toán; dịch vụ thông tin tín dụng; kinh doanh chứng khoán; giao dịch tài sản mã hóa; dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon; kinh doanh bảo hiểm; dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử; dịch vụ ngừng, cấp điện trở lại; dịch vụ thương mại điện tử; dịch vụ bưu chính, vận chuyển trực tiếp phục vụ hoạt động thương mại điện tử; dịch vụ vận tải hành khách công cộng bằng tàu điện, xe buýt; kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh; dịch vụ trông giữ xe; hoạt động chiếu phim và các dịch vụ khác, đáp ứng điều kiện có hệ thống phần mềm quản lý chi tiết từng giao dịch, có dữ liệu thu tiền được lưu trữ trên hệ thống theo từng giao dịch thì cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh của doanh nghiệp được chuyển đến cơ quan thuế theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo mẫu số 01/TTGD Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

(iii) Bổ sung quy định trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

Nội dung hóa đơn (Điều 10 và Phụ lục kèm theo Nghị định)

(i) Bổ sung nội dung “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”:

(ii) Bổ sung nội dung “Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua”

(iii) Bổ sung nội dung “Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ”:

(iv) Sửa đổi quy định việc thể hiện biển kiểm soát trên hóa đơn đối với dịch vụ vận tải đường bộ trong nước và đối với dịch vụ vận tải được thuê theo tuyến cố định thì không cần thể hiện biển số phương tiện, cụ thể:

Tại Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Trường hợp kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ trong nước thì trên hóa đơn phải thể hiện biển số phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi - điểm đến). Đối với doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử thì phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người gửi hàng. Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải, cho thuê xe có ký hợp đồng với đối tác theo tuyến cố định thì trên hóa đơn không cần thể hiện biển số phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi - điểm đến).”

Tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định: “Trường hợp kinh doanh dịch vụ vận tải thì trên hóa đơn phải thể hiện biển kiểm soát phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi - điểm đến). Đối với doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử thì phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh người gửi hàng.”

(v) Bổ sung quy định “Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua”: Trường hợp là nhà cung cấp ở nước ngoài là chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

(vi) Bổ sung quy định: Đối với hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, khuyến khích người bán thể hiện thông tin nhóm ngành nghề tương ứng với hàng hóa, dịch vụ trên dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng XML gửi cơ quan thuế. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế thì thể hiện tương ứng trên hóa đơn. Thông tin nhóm ngành nghề (nếu có) được hiển thị trên bản thể hiện hóa đơn điện tử.

Xử lý sự cố (Điều 14)

(i) Sửa đổi trường hợp sự cố từ hệ thống cấp mã của cơ quan thuế: Cục Thuế có trách nhiệm: kích hoạt hệ thống dự phòng để bảo đảm hoạt động cấp mã; thông báo công khai trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế

Tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Trường hợp hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố kỹ thuật dẫn đến gián đoạn việc cấp mã, Cục Thuế có trách nhiệm: kích hoạt hệ thống dự phòng để bảo đảm hoạt động cấp mã; thông báo công khai trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế về phạm vi ảnh hưởng, thời điểm bắt đầu và dự kiến thời gian khắc phục; trường hợp cần thiết, ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đủ điều kiện thực hiện cấp mã theo quy định.”

Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: “Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.”

(ii) Bổ sung quy định trong trường hợp bất khả kháng theo quy định tại khoản 21 Điều 4 Luật Quản lý thuế 2025 hoặc rủi ro không thuộc nguyên nhân, trách nhiệm chủ quan của người bán mà người bán hoặc cơ quan thuế không thể thực hiện việc lập, cấp mã hoặc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đúng hạn

Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (Điều 15, Điều 16)

(i) Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (Điều 15)

- Bổ sung quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế cuối ngày.

(ii) Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (Điều 16)

- Bổ sung quy định về phương thức chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo quy định tại điểm r khoản 4 Điều 9 Nghị định này về một số dịch vụ cung cấp cho người tiêu dùng theo thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT.

Quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (Điều 17)

Bổ sung quyền của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được yêu cầu chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số trong việc cung cấp thông tin về người mua, thông tin giao dịch và thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng trên hệ thống để người bán lập hóa đơn điện tử theo quy định đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ qua nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.

Quyền và trách nhiệm của người mua hàng hóa, dịch vụ (Điều 18)

(i) Bổ sung quyền của người mua được tham gia các chương trình khuyến khích sử dụng hóa đơn do người bán là doanh nghiệp hoặc cơ quan thuế tổ chức;

(ii) Bổ sung hóa đơn do người mua yêu cầu và nhận từ người bán là cơ sở để xác định nghĩa vụ thuế của người bán đối với ngân sách nhà nước góp phần nâng cao tính minh bạch của nền kinh tế và hiệu quả quản lý thuế.

Trách nhiệm của tổ chức được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử (Điều 19)

Bổ sung quy định về trách nhiệm của tổ chức được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử trong đó có trách nhiệm của chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số trong việc cung cấp thông tin về người mua, thông tin giao dịch và thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng trên hệ thống để người bán lập hóa đơn điện tử theo quy định đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ qua nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.

Trách nhiệm của cơ quan thuế (Điều 21)

(i) Bổ sung trách nhiệm cơ quan thuế quản lý trực tiếp “d) Quản lý dữ liệu tem điện tử, thời hạn lưu trữ thực hiện theo quy định.”;

(ii) Bổ sung cơ quan thuế, cơ quan quản lý nhà nước có liên quan và tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm thực hiện các biện pháp tuyên truyền, hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi để người tiêu dùng thực hiện quyền và trách nhiệm về hóa đơn.

Thời điểm lập chứng từ (Điều 24)

Bổ sung trường hợp không phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Phương thức lập chứng từ điện tử (Điều 26)

Bổ sung 01 Điều mới: Phương thức lập chứng từ điện tử

Kết nối chuyển dữ liệu chứng từ điện tử (Điều 27)

Bổ sung 01 Điều mới: Kết nối chuyển dữ liệu chứng từ điện tử

Trường hợp sử dụng được miễn phí dịch vụ chứng từ điện tử (Điều 28)

Bổ sung 02 nhóm đối tượng được miễn phí dịch vụ chứng từ điện tử

Về trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng chứng từ điện tử (Điều 29)

Sửa đổi quy định chuyển dữ liệu biên lai điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu thay vì báo cáo tình hình sử dụng biên lai, cụ thể:

- Tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử, tổ chức nhận ủy nhiệm lập biên lai sau khi lập đầy đủ các nội dung trên biên lai điện tử gửi cho người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí và gửi cho cơ quan thuế theo bảng tổng hợp dữ liệu biên lai điện tử theo mẫu quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính trong ngày lập biên lai (trừ phí hải quan; lệ phí hàng hóa, hành lý, phương tiện vận tải quá cảnh) theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.”

- Tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định: “Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí gửi báo cáo tình hình sử dụng biên lai theo Mẫu số BC26/BLĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này để gửi cơ quan quản lý thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai phí, lệ phí (trừ phí hải quan; lệ phí hàng hóa, hành lý, phương tiện vận tải quá cảnh) theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành.”

Đối tượng cung cấp thông tin, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử (Điều 36)

Bổ sung quy định bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử bao gồm: Các tổ chức được ủy quyền của tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật dân sự.

Hình thức khai thác, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử trên Hệ thống thông tin quản lý thuế (Điều 37)

(i) Bổ sung đối tượng sử dụng thông tin bao gồm bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn;

(ii) Bổ sung hình thức tra cứu thông tin bao gồm trường hợp sử dụng thông tin theo hình thức cung cấp dịch vụ truy vấn trực tiếp với Hệ thống thông tin quản lý thuế phải đảm bảo các tiêu chí như đối với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.

Khen thưởng người tiêu dùng tố giác người bán không lập và giao hóa đơn điện tử (Điều 41)

(i) Bổ sung Điều mới được giao tại Luật Quản lý thuế nhằm tăng cường tính tuân thủ pháp luật về hóa đơn, nâng cao vai trò giám sát của xã hội và góp phần phòng, chống thất thu ngân sách nhà nước và giao Bộ Tài chính quy định mức khen thưởng, hình thức, trình tự, thủ tục khen thưởng, quản lý, sử dụng kinh phí.

(ii) Điều kiện người tiêu dùng được xem xét khen thưởng.

Xử lý chuyển tiếp (Điều 44)

- Việc quản lý, sử dụng hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia khi bán hàng dự trữ quốc gia (hóa đơn bằng giấy) thực hiện theo quy định pháp luật về bán hàng dự trữ quốc gia. Trường hợp Bộ Tài chính có thông báo chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia thì các đơn vị thực hiện chuyển đổi theo quy định. Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia (hóa đơn bằng giấy) chưa sử dụng hết phải thực hiện tiêu hủy theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC;

- Biên lai giấy theo hình thức tự in, đặt in theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP chưa sử dụng hết được tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 31/12/2026. Từ ngày 01/01/2027, toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Tổ chức sử dụng biên lai giấy phải thực hiện chuyển đổi để áp dụng biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu;

- Kể từ ngày 01/7/2026, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng. Cơ quan thuế, tổ chức kinh tế, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế chưa sử dụng hết phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế theo trình tự, thủ tục tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.