Quy định về hồ sơ cán bộ công chức viên chức được lưu trữ và quản lý dưới dạng điện tử như thế nào?
Theo quy định tại Nghị định 27/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Theo đó, việc quản lý và lưu trữ hồ sơ cán bộ công chức viên chức được số hóa thành hồ sơ điện tử và lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia.
Cụ thể, căn cứ tại Điều 16 Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định như sau:
Hồ sơ điện tử
1. Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức bao gồm:
a) Sơ yếu lý lịch điện tử;
b) Các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức.
2. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức có một hồ sơ điện tử được gắn mã định danh duy nhất (mã định danh hồ sơ điện tử) phục vụ công tác quản lý, tra cứu trên môi trường điện tử.
3. Thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức.
4. Thời hạn lưu trữ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức và pháp luật về dữ liệu, bảo đảm duy trì tính toàn vẹn, tính sẵn sàng và khả năng truy cập của dữ liệu.
Theo đó, hồ sơ cán bộ công chức viên chức được lưu trữ và quản lý dưới dạng điện tử gồm:
- Sơ yếu lý lịch điện tử;
- Các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức.
Trong đó, mỗi cán bộ công chức viên chức có một hồ sơ điện tử được gắn mã định danh duy nhất (mã định danh hồ sơ điện tử) phục vụ công tác quản lý, tra cứu trên môi trường điện tử. Đồng thời, cán bộ công chức viên chức sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử cán bộ công chức viên chức.
- Ngoài ra, hồ sơ cán bộ công chức viên chức được quản lý, lưu trữ dưới dạng điện tử theo quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức và pháp luật về lưu trữ.
Lưu ý: Đối với các dữ liệu, hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức thuộc danh mục bí mật nhà nước, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ công chức viên chức; cơ quan chủ quản hệ thống thông tin quản lý cán bộ công chức viên chức có trách nhiệm triển khai các giải pháp, biện pháp để bảo đảm bí mật khi quản lý, lưu trữ, truyền đưa, sử dụng trên môi trường điện tử theo quy định của pháp luật.
Việc sao lưu, trích xuất, quản lý, sử dụng dữ liệu, hồ sơ điện tử thuộc danh mục bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, pháp luật về cơ yếu.
(Theo Điều 21, 22 Nghị định 27/2026/NĐ-CP)
Quy định về hồ sơ cán bộ công chức viên chức được lưu trữ và quản lý dưới dạng điện tử như thế nào? (Hình từ Internet)
Cán bộ công chức viên chức có trách nhiệm kê khai hồ sơ điện tử lần đầu trong thời hạn bao lâu?
Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định về cập nhật hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức:
Cập nhật hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức
1. Kê khai hồ sơ điện tử lần đầu:
Sau khi hồ sơ điện tử được tạo lập, trong thời hạn 03 ngày làm việc cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ thông tin, dữ liệu trên hồ sơ điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác đối với dữ liệu đã kê khai.
2. Cập nhật hồ sơ điện tử trong quá trình làm việc, công tác:
a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thông tin, dữ liệu của cá nhân khi có phát sinh thay đổi vào hồ sơ điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác đối với thông tin, dữ liệu đã cập nhật;
b) Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thông tin, dữ liệu của cán bộ, công chức, viên chức phát sinh từ nghiệp vụ quản lý cán bộ, công chức, viên chức vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi có thông tin phát sinh;
c) Đối với các dữ liệu liên quan tới cán bộ, công chức, viên chức sinh ra từ hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức, dữ liệu phải được hệ thống cập nhật vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức chậm nhất 01 ngày sau khi quy trình xử lý nghiệp vụ được hoàn thành;
....
Theo đó, sau khi hồ sơ điện tử được tạo lập, trong thời hạn 03 ngày làm việc cán bộ công chức viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ thông tin, dữ liệu trên hồ sơ điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác đối với dữ liệu đã kê khai.
Nguyên tắc xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ công chức viên chức là gì?
Căn cứ Điều 4 Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định như sau:
- Dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức phải thường xuyên được cập nhật, khai thác sử dụng.
- Xác định rõ phạm vi dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức trong Cơ sở dữ liệu quốc gia và phân định rõ vai trò các thành phần dữ liệu để có cơ sở xác định nguồn dữ liệu, trách nhiệm đồng bộ, chia sẻ dữ liệu của các cơ quan, tổ chức bảo đảm dữ liệu thống nhất, dùng chung giữa các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu.
- Bảo đảm phục vụ hiệu quả, kịp thời công tác quản lý nhà nước; công tác hoạch định chính sách, pháp luật; công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cấp quản lý về cán bộ, công chức, viên chức; đơn giản hóa hồ sơ, giấy tờ trong các thủ tục hành chính liên quan tới cán bộ, công chức, viên chức và phục vụ chuyển đổi số quốc gia.
- Phân định rõ phạm vi, trách nhiệm xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức với các hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức.
- Tuân theo các quy định của pháp luật về dữ liệu, giao dịch điện tử, bảo vệ dữ liệu cá nhân; an ninh mạng; bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định của pháp luật về đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
