Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel chuẩn mới nhất 2025 thế nào?

Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel chuẩn mới nhất 2025 thế nào?

Quản lý hồ sơ nhân sự là một quy trình trọng yếu của bộ phận nhân sự, giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin của nhân viên một cách hệ thống, từ lúc tuyển dụng cho đến khi nghỉ việc. Quy trình này không chỉ đơn thuần là lưu trữ dữ liệu mà còn bao gồm các hoạt động như thu thập thông tin ban đầu, phân loại, lưu trữ, cập nhật theo thời gian cũng như bảo mật thông tin theo đúng quy định pháp luật.

Các bước và yếu tố cần chú ý

- Thu thập hồ sơ: Quá trình bắt đầu từ lúc thu thập hồ sơ nhân viên, thường được thực hiện ngay từ khi ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển. Hồ sơ cần bao gồm các thông tin cơ bản như họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email cùng với thông tin chuyên môn như trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, chứng chỉ và các giấy tờ liên quan như CMND/CCCD, visa (đối với lao động nước ngoài), bằng lái xe,… Việc thu thập đầy đủ và chính xác các thông tin này đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá ứng viên ban đầu cũng như phục vụ cho các quyết định quản trị nhân sự sau này.

- Phân loại hồ sơ: Sau khi thu thập, hồ sơ nhân sự cần được phân loại theo các tiêu chí như phòng ban, chức danh, thời gian gia nhập, tình trạng công việc (đang làm việc, nghỉ việc,…). Việc phân loại giúp cho việc tìm tra cứu, thống kê và báo cáo trở nên nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác đánh giá hiệu suất lao động và quản lý năng lực của từng cán bộ2.

- Lưu trữ và bảo mật: Hồ sơ có thể được lưu trữ dưới dạng giấy tờ hoặc điện tử. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự (HRIS) hoặc các bảng dữ liệu Excel được thiết kế chuyên biệt. Dù ở dạng nào, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin là điều bắt buộc, nhất là khi phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Việc lưu trữ có thể bao gồm cả sao lưu dự phòng và cập nhật định kỳ nhằm đảm bảo thông tin luôn được cập nhật và chính xác3.

- Cập nhật và kiểm soát: Hồ sơ nhân sự không nên bị “đóng băng” sau khi ban đầu đã được lưu trữ. Khi có thay đổi như thăng chức, chuyển đổi bộ phận, thay đổi thông tin cá nhân hay hợp đồng lao động được gia hạn hay thay đổi, các hồ sơ liên quan cần được cập nhật kịp thời. Việc này giúp bộ phận nhân sự nắm bắt đúng tình hình nhân viên, từ đó có những quyết định điều chỉnh, đào tạo hay khen thưởng phù hợp.

Lợi ích của việc quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

- Nâng cao hiệu quả quản trị: Khi thông tin nhân viên được lưu trữ một cách có hệ thống, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, đánh giá năng lực và đề ra các chính sách đào tạo, khen thưởng phù hợp.

- Tuân thủ quy định pháp lý: Quản lý hồ sơ đúng cách giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu và lưu trữ hồ sơ trong phạm vi pháp luật lao động, tránh các rủi ro pháp lý.

- Hỗ trợ ra quyết định: Dữ liệu được cập nhật và phân tích kịp thời giúp ban lãnh đạo có thông tin chính xác để đưa ra các quyết định chiến lược về nguồn nhân lực.

- Tối ưu quy trình làm việc: Việc số hóa và tự động hóa quản lý hồ sơ nhân sự giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tạo sự thuận tiện khi cần tra cứu thông tin.

Thực hiện quản lý hồ sơ nhân sự một cách bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì được một hệ thống thông tin chính xác, mà còn đóng góp vào việc phát triển văn hóa doanh nghiệp, nâng cao năng suất làm việc và tối ưu hóa nguồn lực nhân sự.

Hiện nay, Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản liên quan không có quy định cụ thể về mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel. Việc soạn thảo sẽ do công ty chủ động thực hiện, tuy nhiên phải đảm bảo nội dung và hình thức.

Có thể tham khảo mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel chuẩn sau đây:

Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel chuẩn 2025: TẢI VỀ.

Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel chuẩn mới nhất 2025 thế nào? (Hình từ Internet)

Quy định về chi phí đào tạo thế nào, chi phí đào tạo nhân viên hiện nay ra sao?

Theo Điều 62 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

Hợp đồng đào tạo nghề giữa người sử dụng lao động, người lao động và chi phí đào tạo nghề

1. Hai bên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề trong trường hợp người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, đào tạo lại ở trong nước hoặc nước ngoài từ kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động.

Hợp đồng đào tạo nghề phải làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

2. Hợp đồng đào tạo nghề phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Nghề đào tạo;

b) Địa điểm, thời gian và tiền lương trong thời gian đào tạo;

c) Thời hạn cam kết phải làm việc sau khi được đào tạo;

d) Chi phí đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo;

đ) Trách nhiệm của người sử dụng lao động;

e) Trách nhiệm của người lao động.

3. Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo.

Theo đó chi phí đào tạo là một trong các nội dung chủ yếu trong hợp đồng đào tạo nghề.

Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo.

Theo Điều 40 Bộ luật Lao động 2019 quy định nghĩa vụ của người lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật bao gồm việc phải hoàn trả cho người sử dụng lao động chi phí đào tạo quy định tại Điều 62 Bộ luật Lao động 2019.

Chi phí đào tạo nhân viên có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như loại đào tạo, độ dài, và nơi đào tạo. Mức chi phí có thể dao động rất lớn, từ vài triệu đồng đến hàng chục triệu đồng hoặc hơn, tùy thuộc vào các yếu tố trên. Bạn có thể liên hệ trực tiếp với các trung tâm đào tạo hoặc các tổ chức đào tạo để có thông tin chi tiết và chính xác.

Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền khi cử đi đào tạo nghề được không?

Theo khoản 2 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

Hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động

1. Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.

2. Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động.

3. Buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động.

Theo đó, người sử dụng lao động không được yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền giữ kể cả trong trường hợp được cử đi đào tạo nghề.