Sổ quản lý lao động có bắt buộc không?
Theo quy định pháp luật về lao động hiện nay, sổ quản lý lao động là một trong những trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động.
=>> TỔNG HỢP Quy định về Sổ quản lý lao động 2026 cần lưu ý
Cụ thể, tại Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 quy định trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động về lập Sổ quản lý lao động như sau:
Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động
1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
...
Như vậy, sổ quản lý lao động là nội dung cần phải có theo quy định để đảm bảo trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động. Theo Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
>> Doanh nghiệp không lập Sổ quản lý lao động có thể bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
> Cách xây dựng Thang bảng lương 2026 cho doanh nghiệp theo Bộ luật Lao động
Sổ quản lý lao động có bắt buộc không? Tải về Mẫu 2026 Sổ quản lý lao động file Excel ở đâu?
Các nội dung cần có khi lập sổ quản lý lao động là gì?
Căn cứ Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có quy định về Sổ quản lý lao động như sau:
Sổ quản lý lao động
Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.
Theo đó, Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm:
- Họ tên; giới tính;
- Ngày tháng năm sinh;
- Quốc tịch;
- Nơi cư trú;
- Số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
- Trình độ chuyên môn kỹ thuật;
- Bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm;
- Loại hợp đồng lao động;
- Thời điểm bắt đầu làm việc;
- Tham gia bảo hiểm xã hội;
- Tiền lương;
- Nâng bậc, nâng lương;
- Số ngày nghỉ trong năm;
- Số giờ làm thêm;
- Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;
- Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;
- Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
Tải về Mẫu 2026 Sổ quản lý lao động file Excel ở đâu?
TẢI VỀ File excel mẫu Sổ quản lý lao động 2026
Hướng dẫn lập Sổ quản lý lao động 2026
Cột | Hướng dẫn lập Sổ quản lý lao động 2026 |
STT | Ghi số thứ tự của người lao động: 1, 2, 3... |
Họ và tên | Ghi đầy đủ họ và tên người lao động theo giấy tờ tùy thân. |
Giới tính | Ghi Nam hoặc Nữ. |
Ngày tháng năm sinh | Ghi ngày, tháng, năm sinh của người lao động. |
Quốc tịch | Ghi quốc tịch của người lao động, ví dụ: Việt Nam. |
Nơi cư trú | Ghi nơi cư trú của người lao động theo thông tin được cung cấp. |
Số thẻ CCCD hoặc CMND hoặc hộ chiếu | Ghi số CCCD, CMND hoặc hộ chiếu của người lao động. |
Trình độ chuyên môn kỹ thuật | Ghi trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao nhất của người lao động, ví dụ: Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, Sơ cấp... |
Bậc trình độ kỹ năng nghề | Ghi bậc trình độ kỹ năng nghề của người lao động nếu có. |
Vị trí làm việc | Ghi vị trí, chức danh hoặc công việc người lao động đảm nhiệm, ví dụ: Kế toán, Nhân viên kinh doanh, Nhân viên văn phòng... |
Loại hợp đồng lao động | Ghi loại hợp đồng, ví dụ: Hợp đồng lao động không xác định thời hạn; Hợp đồng lao động xác định thời hạn. |
Thời điểm bắt đầu làm việc | Ghi ngày người lao động bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp. |
BHXH | Ghi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động, có thể ghi thời điểm tham gia hoặc mã số BHXH tùy cách thiết kế sổ. |
BHYT | Ghi thông tin tham gia bảo hiểm y tế của người lao động. |
BHTN | Ghi thông tin tham gia bảo hiểm thất nghiệp của người lao động. |
Tiền lương | Ghi mức tiền lương theo hợp đồng lao động của người lao động. |
Nâng bậc, nâng lương | Ghi các lần nâng bậc, nâng lương và thời điểm thực hiện. Nếu chưa có thì có thể để trống. |
Số ngày nghỉ trong năm | Ghi số ngày nghỉ trong năm của người lao động theo tình hình thực tế. |
Số giờ làm thêm | Ghi tổng số giờ làm thêm của người lao động, có thể theo dõi theo từng thời kỳ/năm. |
Hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN | Ghi các chế độ bảo hiểm mà người lao động đã hưởng, nếu có, như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động... |
Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề | Ghi các khóa học, chương trình đào tạo, bồi dưỡng hoặc nâng cao kỹ năng nghề mà người lao động tham gia. |
Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất | Ghi hình thức kỷ luật hoặc trách nhiệm vật chất mà người lao động bị áp dụng, nếu có. |
Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | Ghi thông tin về tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp của người lao động, nếu có. |
Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do | Khi người lao động nghỉ việc, ghi ngày chấm dứt hợp đồng và lý do, ví dụ: hết hạn hợp đồng, người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng, hai bên thỏa thuận chấm dứt... |
Trên đây là bài viết 'Sổ quản lý lao động có bắt buộc không? Tải về Mẫu 2026 Sổ quản lý lao động file Excel ở đâu?'
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
