Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là gì? Được xây dựng và cập nhật ra sao?

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm những gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ 2024, Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và tài liệu lưu trữ tư, cụ thể như sau:

(1) Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng Cộng sản Việt Nam. Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam quy định cụ thể thành phần Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.

(2) Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân; nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu lưu trữ khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước, bao gồm:

- Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp Bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; đơn vị sự nghiệp công lập thuộc cơ quan, tổ chức ở trung ương do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập; doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập và tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; cơ quan, tổ chức của chế độ phong kiến và chế độ xã hội khác tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước; nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Nhà nước;

- Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập và cơ quan, tổ chức, cá nhân không quy định tại các điểm a, c và d khoản 3 Điều 9 Luật Lưu trữ 2024;

- Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;

- Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

(3) Tài liệu lưu trữ tư bao gồm:

- Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng;

- Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp không thuộc trường hợp quy định tại điểm d khoản 3 Điều 9 Luật Lưu trữ 2024;

- Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của tổ chức phi chính phủ, tổ chức kinh tế không phải là doanh nghiệp nhà nước.

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là gì? Được xây dựng và cập nhật ra sao? (Hình từ Internet)

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là gì?

Theo khoản 1 Điều 2 Nghị định 113/2025/NĐ-CP có quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là tập hợp các dữ liệu về tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.

2. Mã lưu trữ hồ sơ là dãy ký hiệu do cơ quan, tổ chức cấp cho mỗi hồ sơ từ khi tiếp nhận vào hệ thống lưu trữ, không lặp lại ở hồ sơ khác, được dùng để kết nối, cập nhật, chia sẻ, khai thác thông tin trong cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

3. Tiêu đề hồ sơ là thông tin mô tả ngắn gọn, khái quát nội dung của tài liệu có trong hồ sơ và được thể hiện bằng ngôn ngữ phù hợp.

...

Theo đó, Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là tập hợp các dữ liệu về tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.

Xây dựng và cập nhật Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam ra sao?

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 113/2025/NĐ-CP, Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam được xây dựng và cập nhật như sau:

(1) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam được thiết kế kiến trúc dữ liệu bảo đảm tuân thủ Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số.

(2) Nguồn dữ liệu để xây dựng và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

- Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của các cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương.

- Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số, dữ liệu được tạo lập từ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương.

- Dữ liệu của tài liệu lưu trữ từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương quy định tại khoản 2 Điều 11 Luật Lưu trữ 2024.

(3) Cập nhật dữ liệu tài liệu lưu trữ vào Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

- Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ thuộc cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam thông qua Nền tảng Lưu trữ số quốc gia.

- Định kỳ 12 tháng các bộ, ngành, địa phương phải thực hiện việc cập nhập Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

- Chủ quản cơ sở dữ liệu thiết lập công cụ, biện pháp để cập nhật, đồng bộ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam bảo đảm an toàn, bảo mật.