Từ 01/7/2026 muốn tiền làm thêm giờ được miễn thuế TNCN cần có những hồ sơ gì?

Từ 01/7/2026 muốn tiền làm thêm giờ được miễn thuế TNCN cần có những hồ sơ gì?

Hiện hành, tại khoản 8 Điều 4 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, Chính phủ đã ban hành Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025

Trong đó, tại Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP đã quy định tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép như sau:

Tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép

1. Miễn thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc phù hợp với quy định về điều kiện và thời gian theo pháp luật về lao động.

Tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập phải lập bảng kê phản ánh rõ thời gian làm đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc, khoản tiền lương làm đêm, làm thêm giờ đã trả cho người lao động. Bảng kê này được lưu tại tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập và xuất trình khi có yêu cầu của cơ quan thuế. Trường hợp không lập bảng kê riêng, tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm chứng minh khoản tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc thông qua bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và các tài liệu hợp pháp khác.

2. Miễn thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép phù hợp với quy định về điều kiện và mức tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép theo quy định tại khoản 3 Điều 113 của Bộ luật Lao động và quy định của Luật Cán bộ công chức, Luật Viên chức.

3. Trường hợp tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép vượt mức quy định của pháp luật thì phần vượt mức quy định tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.

Như vậy, từ ngày 01/7/2026, tiền lương làm thêm giờ và làm việc ban đêm được miễn thuế TNCN toàn bộ đối với phần trả đúng điều kiện, đúng thời gian và đúng mức theo quy định của pháp luật lao động. Trường hợp doanh nghiệp trả cao hơn mức pháp luật quy định thì phần vượt mức vẫn phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Đồng thời, không phải chỉ trả tiền làm thêm là mặc nhiên được miễn thuế. Doanh nghiệp còn phải có đầy đủ hồ sơ chứng minh khi cơ quan thuế kiểm tra.

Do đó, từ ngày 01/7/2026, để khoản tiền làm thêm giờ được miễn thuế TNCN, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh theo một trong hai trường hợp.

Theo Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể chứng minh khoản tiền làm thêm giờ được miễn thuế theo một trong hai phương thức sau:

TRƯỜNG HỢP 1: CÓ LẬP BẢNG KÊ RIÊNG

Doanh nghiệp cần lập bảng kê thể hiện đầy đủ:

- Thời gian làm thêm giờ hoặc làm việc ban đêm tại nơi làm việc.

- Khoản tiền lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm đã trả cho từng người lao động.

Bảng kê này phải được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

TRƯỜNG HỢP 2: KHÔNG LẬP BẢNG KÊ RIÊNG

Nếu không lập bảng kê, doanh nghiệp phải chứng minh khoản thu nhập được miễn thuế thông qua các hồ sơ như:

- Bảng lương;

- Bảng chấm công;

- Hợp đồng lao động;

- Các tài liệu hợp pháp khác chứng minh việc làm thêm giờ, làm việc ban đêm.

Nói cách khác, doanh nghiệp phải có đủ căn cứ để chứng minh số giờ làm thêm và khoản tiền đã chi trả, không chỉ thể hiện trên bảng lương.

Lưu ý: Việc thể hiện khoản tiền làm thêm giờ trên bảng lương cần tách riêng với tiền lương làm việc bình thường. Nếu doanh nghiệp chỉ gộp chung vào tiền lương mà không xác định được phần tiền làm thêm giờ thì sẽ rất khó chứng minh đây là khoản được miễn thuế khi cơ quan thuế kiểm tra.

Vậy, "tiền lương làm thêm giờ được tính như thế nào?"

Theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 quy định người lao động làm thêm giờ được trả tối thiểu như sau:

- Ngày làm việc bình thường: 150% tiền lương.

- Ngày nghỉ hằng tuần: 200% tiền lương.

- Ngày lễ, Tết, ngày nghỉ hưởng lương: 300% tiền lương (chưa bao gồm tiền lương của ngày lễ, Tết đối với người hưởng lương ngày).

Ngoài ra:

- Làm việc vào ban đêm được trả thêm ít nhất 30% tiền lương của ngày làm việc bình thường.

- Nếu làm thêm giờ vào ban đêm, ngoài các khoản trên, người lao động còn được trả thêm ít nhất 20% tiền lương tính theo công việc làm vào ban ngày tương ứng.

Công thức tính tiền lương làm thêm giờ:

Tiền lương làm thêm = Tiền lương giờ thực trả × Mức ít nhất (150% / 200% / 300%) × Số giờ làm thêm

Từ 01/7/2026 muốn tiền làm thêm giờ được miễn thuế TNCN cần có những hồ sơ gì? (Hình từ Internet)

Truy thu tiền thuế TNCN làm thêm giờ vượt 200 giờ/năm sẽ được thực hiện khi nào?

Căn cứ tại Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 quy định về thời gian làm thêm giờ của người lao động như sau:

Làm thêm giờ

1. Thời gian làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động.

2. Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau đây:

a) Phải được sự đồng ý của người lao động;

b) Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày; trường hợp áp dụng quy định thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 40 giờ trong 01 tháng;

c) Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 200 giờ trong 01 năm, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.

3. Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm không quá 300 giờ trong 01 năm trong một số ngành, nghề, công việc hoặc trường hợp sau đây:

a) Sản xuất, gia công xuất khẩu sản phẩm hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử, chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản;

b) Sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu; cấp, thoát nước;

c) Trường hợp giải quyết công việc đòi hỏi lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao mà thị trường lao động không cung ứng đầy đủ, kịp thời;

d) Trường hợp phải giải quyết công việc cấp bách, không thể trì hoãn do tính chất thời vụ, thời điểm của nguyên liệu, sản phẩm hoặc để giải quyết công việc phát sinh do yếu tố khách quan không dự liệu trước, do hậu quả thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, thiếu điện, thiếu nguyên liệu, sự cố kỹ thuật của dây chuyền sản xuất;

đ) Trường hợp khác do Chính phủ quy định.

4. Khi tổ chức làm thêm giờ theo quy định tại khoản 3 Điều này, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Ngoài ra, Điều 62 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định thông báo về việc tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm như sau:

Thông báo về việc tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm

1. Khi tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm, người sử dụng lao động phải thông báo cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tại các nơi sau:

a) Nơi người sử dụng lao động tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm;

b) Nơi đặt trụ sở chính, nếu trụ sở chính đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác với nơi người sử dụng lao động tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm.

2. Việc thông báo phải được thực hiện chậm nhất sau 15 ngày kể từ ngày thực hiện làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm.

...

Bên cạnh đó, tại khoản 8 Điều 4 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định thu nhập miễn thuế TNCN như sau:

Thu nhập được miễn thuế

...

8. Tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép theo quy định của pháp luật.

9. Tiền lương hưu do Quỹ bảo hiểm xã hội chỉ trả; thu nhập do quỹ bảo hiểm hưu trí bổ sung, quỹ hưu trí tự nguyện chi trả.

...

Căn cứ theo khoản 3 Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định tiền lương làm thêm giờ vượt mức như sau:

Tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép

1. Miễn thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ phù hợp với quy định về điều kiện và thời gian theo pháp luật về lao động.

Tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập phải lập bảng kê phản ánh rõ thời gian làm đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc, khoản tiền lương làm đêm, làm thêm giờ đã trả cho người lao động. Bảng kê này được lưu tại tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập và xuất trình khi có yêu cầu của cơ quan thuế. Trường hợp không lập bảng kê riêng, tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm chứng minh khoản tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc thông qua bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và các tài liệu hợp pháp khác.

...

3. Trường hợp tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép vượt mức quy định của pháp luật thì phần vượt mức quy định tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.

Tại khoản 1 Điều 69 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định hiệu lực thi hành như sau:

Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2026. Việc xác định thời gian áp dụng trong một số trường hợp cụ thể như sau:

a) Các quy định liên quan đến thu nhập từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026;

...

Như vậy, từ những quy định trên, doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo từng kỳ trả lương hằng tháng và miễn thuế TNCN đối với tiền làm thêm giờ.

Tuy nhiên, trường hợp trong năm tạm thời miễn thuế đối với tiền làm thêm giờ nhưng đến cuối năm xác định người lao động có thời gian làm thêm vượt giới hạn được pháp luật lao động cho phép, thì phần thu nhập không còn đủ điều kiện miễn thuế sẽ được điều chỉnh và kê khai bổ sung khi quyết toán thuế TNCN của năm, hoặc có thể hiểu là thực hiện truy thu tiền thuế TNCN phải nộp trên thời gian làm thêm vượt giới hạn được pháp luật lao động cho phép.

Tiền lương làm thêm giờ trước năm 2026 có được khai bổ sung miễn thuế TNCN không?

Căn cứ Điều 55 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2025 quy định như sau:

Hiệu lực trở về trước của văn bản quy phạm pháp luật

1. Chỉ trong trường hợp thật cần thiết để bảo đảm lợi ích chung của xã hội, thực hiện các quyền, lợi ích của tổ chức, cá nhân được quy định trong luật, nghị quyết của Quốc hội thì văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan trung ương, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh mới được quy định hiệu lực trở về trước.

2. Văn bản quy phạm pháp luật không được quy định hiệu lực trở về trước đối với các trường hợp sau đây:

a) Quy định trách nhiệm pháp lý mới đối với hành vi mà vào thời điểm thực hiện hành vi đó pháp luật không quy định trách nhiệm pháp lý;

b) Quy định trách nhiệm pháp lý nặng hơn.

...

Căn cứ khoản 2 Điều 29 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, quy định như sau:

Điều khoản thi hành

1. Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2026, trừ quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Các quy định liên quan đến thu nhập từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.

...

Như vậy, thu nhập từ tiền lương làm thêm giờ của cá nhân cư trú được miễn thuế TNCN toàn bộ từ 01/01/2026, và quy định này không được áp dụng hồi tố trở về trước nên cá nhân cư trú không thể kê khai bổ sung khoản thu nhập tiền lương làm thêm giờ trước năm 2026 để miễn thuế TNCN.