Báo cáo tình hình sử dụng lao động nộp qua gmail có được chấp nhận không hay phải nộp bản giấy tại Sở Nội vụ?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động nộp qua gmail có được chấp nhận không hay phải nộp bản giấy tại Sở Nội vụ?

Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Báo cáo sử dụng lao động

Việc định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định số 35/2022/NĐ-CP ngày 28 tháng 5 năm 2022 của Chính phủ quy định quản lý khu công nghiệp và khu kinh tế) như sau:

Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.

Theo quy định trên, hiện nay có thể nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động qua các phương thức sau:

- Nộp tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia Đơn vị thực hiện "Thủ tục liên thông đăng ký điểu chinh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động" tại Cổng thông tin điện tử: https://dichvucong.gov.vn/

- Trực tiếp, bưu điện đến Sở Nội vụ cung cấp hoặc qua gmail của Sở Nội vụ (nếu có hướng dẫn từ Sở Nội vụ địa phương)

Do đó, việc chấp nhận hồ sơ qua gmail còn tùy từng địa phương.

Vì vậy, nếu muốn nộp qua gmail, đơn vị nên liên hệ trực tiếp Sở Nội vụ quản lý để được hướng dẫn cụ thể.

>> Xem thêm: Tổng hợp địa chỉ email 34 Sở Nội vụ hỗ trợ nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất 2026?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động nộp qua gmail có được chấp nhận không hay phải nộp bản giấy tại Sở Nội vụ? (Hình từ Internet)

Cách điền mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026?

Hiện nay, Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 được thực hiện theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

<<<Tải về Mẫu số 01/PLI Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động>>>

Sau đây là hướng dẫn điền Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026:

- Mục (1): Kính gửi: Ghi Sở Nội vụ; cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

- Mục (2) Thông tin tình hình sử dụng lao động của đơn vị:

+ Cột 1: Điền STT

+ Cột 2: Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên người lao động theo CCCD hoặc hồ sơ nhân sự.

+ Cột 3: Mã số BHXH: Ghi mã số bảo hiểm xã hội của người lao động.

+ Cột 4: Ngày tháng năm sinh: Ghi đúng ngày/tháng/năm sinh theo CCCD.

+ Cột 5: Giới tính: Ghi Nam hoặc Nữ.

+ Cột 6: CCCD/Hộ chiếu: Ghi số CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.

+ Cột 7: Cấp bậc, chức vụ, công việc đang làm: Ghi chức danh hoặc vị trí công việc hiện tại.

+ Cột 8: Nhà quản lý: Nhóm này bao gồm những nhà lãnh đạo, quản lý làm việc trong các ngành, các cấp và trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có giữ các chức vụ, có quyền quản lý, chỉ huy, điều hành từ trung ương tới cấp xã;

+ Cột 9: Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Nhóm này bao gồm những nghề đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và kinh nghiệm ở trình độ cao (đại học trở lên) trong lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, giáo dục, kinh doanh và quản lý, công nghệ thông tin và truyền thông, luật pháp, văn hóa, xã hội;

+ Cột 10: Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Nhóm này bao gồm những nghề đòi hỏi kiến thức và kinh nghiệm ở trình độ bậc trung (cao đẳng, trung cấp) về các lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, kinh doanh và quản lý, luật pháp, văn hóa, xã hội, thông tin và truyền thông, giáo viên, giáo dục, công nghệ thông tin.

+ Cột 11: Khác: Điền vị trí việc làm khác, nếu có.

+ Cột 12: Hệ số lương: Ghi hệ số lương theo thang bảng lương của đơn vị (nếu có).

+ Cột 13: Chức vụ: Ghi phụ cấp chức vụ hoặc chức danh hưởng phụ cấp.

+ Cột 14: Thâm niên VK (%): Ghi phụ cấp thâm niên vượt khung nếu có.

+ Cột 15: Thâm niên nghề (%): Ghi tỷ lệ phụ cấp thâm niên nghề.

+ Cột 16: Phụ cấp lương: Ghi các khoản phụ cấp như xăng xe, điện thoại, ăn trưa.

+ Cột 17: Các khoản bổ sung: Ghi các khoản hỗ trợ hoặc bổ sung ngoài lương.

+ Cột 18: Ghi ngày bắt đầu Ngành/nghề nặng nhọc, độc hại:

+ Cột 19: Ghi ngày kết thúc Ngành/nghề nặng nhọc, độc hại:

+ Cột 20: Ghi ngày bắt đầu của hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

+ Cột 21: Hiệu lực HĐLĐ xác định thời hạn – Ngày bắt đầu: Ghi ngày bắt đầu hợp đồng không xác định thời hạn.

+ Cột 22: Hiệu lực HĐLĐ xác định thời hạn – Ngày kết thúc: Ghi ngày hết hạn hợp đồng xác định thời hạn.

+ Cột 23: Hiệu lực HĐLĐ khác (dưới 1 tháng, thử việc,...) – Ngày bắt đầu: Ghi ngày bắt đầu hợp đồng.

+ Cột 24: Hiệu lực HĐLĐ khác (dưới 1 tháng, thử việc,...) – Ngày kết thúc: Ghi ngày kết thúc hợp đồng.

+ Cột 25: Thời điểm bắt đầu đóng BHXH/BHYT/BHTN: Ghi thời gian bắt đầu tham gia bảo hiểm.

+ Cột 26: Thời điểm kết thúc đóng BHXH/BHYT/BHTN: Ghi thời gian dừng đóng bảo hiểm nếu người lao động nghỉ việc.

+ Cột 27: Ghi chú: Ghi thông tin bổ sung như nghỉ thai sản, nghỉ không lương, thử việc hoặc nội dung cần lưu ý khác.

Lưu ý:

- Người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

- Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

- Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Tạm ngừng hoạt động có phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ không?

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP quy định như sau:

Báo cáo sử dụng lao động

Việc khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động tại khoản 2 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

...

2. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.

...

Bên cạnh đó, dựa vào khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:

Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động

1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

2. Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

3. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Mặt khác, theo khoản 1 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019 có định nghĩa người lao động là người làm việc cho người sử dụng lao động theo thỏa thuận, được trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động.

Như vậy, nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động chỉ đặt ra khi người sử dụng lao động có sử dụng lao động trong quá trình hoạt động.

Do đó, doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động và không còn sử dụng bất kỳ lao động nào thì không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ.

Lưu ý: Trường hợp tạm ngừng hoạt động nhưng vẫn có lao động theo hợp đồng lao động, hoặc vẫn phát sinh nghĩa vụ với người lao động, thì vẫn phải thực hiện báo cáo theo quy định.