Sau 3 năm xin cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được không?

Khấu trừ thuế là gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC thì:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

1. Khấu trừ thuế

Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập, cụ thể như sau:

a) Thu nhập của cá nhân không cư trú

Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập chịu thuế cho cá nhân không cư trú có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi trả thu nhập. Số thuế phải khấu trừ được xác định theo hướng dẫn tại Chương III (từ Điều 17 đến Điều 23) Thông tư này.

b) Thu nhập từ tiền lương, tiền công

b.1) Đối với cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế theo Biểu thuế lũy tiến từng phần, kể cả trường hợp cá nhân ký hợp đồng từ ba (03) tháng trở lên tại nhiều nơi.

b.2) Đối với cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên nhưng nghỉ làm trước khi kết thúc hợp đồng lao động thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập vẫn thực hiện khấu trừ thuế theo Biểu thuế lũy tiến từng phần.

b.3) Đối với cá nhân là người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập căn cứ vào thời gian làm việc tại Việt Nam của người nộp thuế ghi trên Hợp đồng hoặc văn bản cử sang làm việc tại Việt Nam để tạm khấu trừ thuế theo Biểu lũy tiến từng phần (đối với cá nhân có thời gian làm việc tại Việt Nam từ 183 ngày trong năm tính thuế) hoặc theo Biểu thuế toàn phần (đối với cá nhân có thời gian làm việc tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm tính thuế).

...

Theo đó, khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.

Sau 3 năm xin cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được không? (Hình từ Internet)

Sau 3 năm xin cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được không?

Căn cứ theo điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC thì:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

...

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Theo đó, tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế TNCN cho người lao động thì phải có nghĩa vụ cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ, trừ trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế.

Ngoài ra, căn cứ tại Công văn 89932/CT-TTHT năm 2020 hướng dẫn về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

Căn cứ các quy định và hướng dẫn trên, trường hợp trong năm 2020, cá nhân yêu cầu Công ty TNHH MTV Ứng dụng và Phát triển công nghệ - NEAD cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với khoản thu nhập từ hợp đồng thuê khoán năm 2018, 2019 (Đã kết thúc hợp đồng và Công ty đã khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN theo quy định) thì Công ty thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC nêu trên.

Thông qua quy định trên, tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế TNCN cho người lao động thì phải có nghĩa vụ cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ, trừ trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế.

Tổ chức, cá nhân vẫn được lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN những năm về trước nhưng phải phản ánh số thuế đã khấu trừ căn cứ theo kỳ tính thuế và theo thời gian hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động.

Như vậy, theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, việc xin cấp lại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) sau 3 năm vẫn có thể thực hiện được, nhưng sẽ phụ thuộc vào một số điều kiện dựa theo Thông tư 111/2013/TT-BTC cụ thể:

- Người nộp thuế có thể đề nghị tổ chức chi trả thu nhập (công ty, đơn vị trả lương) cấp lại chứng từ khấu trừ thuế nếu bị mất hoặc chưa được cấp nếu thuộc trong các trường hợp được quy định tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

- Không có quy định cụ thể về thời hạn tối đa xin cấp lại chứng từ, tuy nhiên, tổ chức chi trả có thể không lưu giữ hồ sơ quá 10 năm, và thông thường là 5 năm theo quy định tại Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP về lưu trữ hồ sơ kế toán.

Chính vì vậy, sau 3 năm người lao động vẫn có thể đề nghị xin cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm có nội dung gì?

Căn cứ theo điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm có các nội dung sau:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

- Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.