Việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan thuế cần bảo đảm yêu cầu gì?

Nội dung chính

• Việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan thuế cần bảo đảm yêu cầu gì?
• Khi tiếp nhận hồ sơ giấy nộp qua bưu chính có phải sao chụp giấy tờ không?
• Những loại giấy tờ nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa?

Việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan thuế cần bảo đảm yêu cầu gì?

Theo Điều 19 Quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính thuế theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan thuế ban hành kèm theo Quyết định 1335/QĐ-TCT năm 2024 quy định như sau:

Sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử

1. Người thực hiện số hóa sao chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được cấp để ký trên bản sao chụp điện tử trước khi chuyển sang bóc tách dữ liệu. Việc ký số bảo đảm thông tin gồm tên người sao chụp và thời gian thực hiện sao chụp, vị trí chữ ký số được thể hiện tại góc trên bên trái trang đầu tiên của tài liệu.

2. Việc sao chụp giấy tờ bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để bảo đảm tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;

b) Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;

c) Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;

d) Đối với trang có gắn giấy ghi chú: tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;

đ) Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;

e) Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Như vậy, việc sao chụp giấy tờ bảo đảm các yêu cầu sau:

- Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để bảo đảm tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;

- Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;

- Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;

- Đối với trang có gắn giấy ghi chú: tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;

- Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;

- Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan thuế bảo đảm yêu cầu gì? (Hình từ Internet)

Khi tiếp nhận hồ sơ giấy nộp qua bưu chính có phải sao chụp giấy tờ không?

Theo Điều 10 Quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính thuế theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan thuế ban hành kèm theo Quyết định 1335/QĐ-TCT năm 2024 quy định như sau:

Tiếp nhận hồ sơ giấy nộp qua bưu chính

1. Công chức bộ phận được giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ TTHC của NNT từ nhân viên bưu chính thực hiện:

a) Đóng dấu tiếp nhận, ghi thời gian tiếp nhận trên hồ sơ giấy.

b) Số hóa hồ sơ theo hình thức sao chụp giấy tờ theo hướng dẫn tại Điều 19 Quy trình này.

c) Lập Phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả giải quyết hồ sơ TTHC thuế theo mẫu số 01/PH-QTMC ban hành kèm theo Quy trình này tại phân hệ TN&TKQ.

2. Hệ thống TTGQ TTHC tự động tạo lập mã hồ sơ, cập nhật trạng thái hồ sơ, đồng bộ ghi Sổ tiếp nhận hồ sơ TTHC theo mẫu số 01 /MS-QTMC ban hành kèm theo Quy trình này và sổ giao dịch giữa CQT với NNT theo mẫu số 03/MS-QTMC ban hành kèm theo Quy trình này, gửi Phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả giải quyết hồ sơ TTHC thuế vào Kho DLNNT.

3. Định kỳ hàng tháng, bộ phận được giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ TTHC qua bưu chính kết xuất Sổ Tiếp nhận hồ sơ TTHC theo mẫu số 01/MS-QTMC ban hành kèm theo Quy trình này để phục vụ kiểm soát công việc và lưu trữ.

Như vậy, khi tiếp nhận hồ sơ giấy nộp qua bưu chính công chức bộ phận được giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính của người nộp thuế từ nhân viên bưu chính thực hiện số hóa hồ sơ theo hình thức sao chụp giấy tờ.

Những loại giấy tờ nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa?

Theo Điều 16 Quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính thuế theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan thuế ban hành kèm theo Quyết định 1335/QĐ-TCT năm 2024 quy định như sau:

Giấy tờ thuộc phạm vi thực hiện số hóa là thành phần hồ sơ mà người nộp thuế nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:

- Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của TTHC trước đó;

- Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

- Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính;

Lưu ý: Thành phần hồ sơ không thuộc các loại nêu trên được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính, bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính, bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết TTHC.