Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán mới nhất hiện nay? Thực hiện không đúng thủ tục tiêu hủy có thể bị xử phạt ra sao?

Nội dung chính

• Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán mới nhất hiện nay?
• Thực hiện không đúng thủ tục tiêu hủy có thể bị xử phạt ra sao?
• Doanh nghiệp phải thực hiện lưu trữ những loại tài liệu kế toán nào?

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán mới nhất hiện nay?

Căn cứ theo Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì hiện nay việc tiêu hủy tài liệu kế toán được thực hiện theo thủ tục sau đây:

Bước 01: Thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ.

Thành phần Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ gồm có:

- Lãnh đạo đơn vị kế toán;

- Kế toán trưởng;

- Đại diện của bộ phận lưu trữ;

- Các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.

Bước 02: Kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán

Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy.

Bước 03: Thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán

Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán thì phải lập biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ. Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán phải ghi rõ các nội dung:

- Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy;

- Thời hạn lưu trữ của mỗi loại;

- Hình thức tiêu hủy;

- Kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán (Hình từ Internet)

Thực hiện không đúng thủ tục tiêu hủy có thể bị xử phạt ra sao?

Căn cứ theo điểm b khoản 3 Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định về việc xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán cụ thể như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:

a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;

b) Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

Lưu ý: Mức mức phạt tiền được quy định trên đây là mức phạt áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP).

Theo đó, nếu các đơn vị kế toán thực hiện không đúng thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán đã được quy định (như tiêu hủy tài liệu kế toán nhưng không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy, không lập biên bản tiêu hủy) thì có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 (mức phạt đối với tổ chức), đối với cá nhân vi phạm thì mức phạt sẽ từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Doanh nghiệp phải thực hiện lưu trữ những loại tài liệu kế toán nào?

Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì doanh nghiệp phải thực hiện lưu trữ những loại tài liệu kế toán sau đây:

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

1. Chứng từ kế toán.

2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

3. Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.