Thủ tục phát hành văn bản đi của Tổng cục Thể dục thể thao được thực hiện như thế nào? Việc chuyển phát văn bản đi của Tổng cục này được pháp luật quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Thủ tục phát hành văn bản đi của Tổng cục Thể dục thể thao được thực hiện như thế nào?
• Việc chuyển phát văn bản đi của Tổng cục Thể dục thể thao được pháp luật quy định như thế nào?
• Ai có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Tổng cục Thể dục Thể thao?

Thủ tục phát hành văn bản đi của Tổng cục Thể dục thể thao được thực hiện như thế nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 22 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành theo Quyết định 128/QĐ-TCTDTT năm 2015, có quy định về thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi như sau:

Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Làm thủ tục phát hành văn bản

a) Lựa chọn bì (Mẫu 2 Phụ lục II);

b) Viết bì;

c) Vào bì và dán bì;

d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

…

Như vậy, theo quy định trên thì Thủ tục phát hành văn bản đi của Tổng cục Thể dục thể thao được thực hiện như sau:

- Lựa chọn bì;

- Viết bì;

- Vào bì và dán bì;

- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

Văn bản đi (Hình từ Internet)

Việc chuyển phát văn bản đi của Tổng cục Thể dục thể thao được pháp luật quy định như thế nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 22 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành theo Quyết định 128/QĐ-TCTDTT năm 2015, có quy định về thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi như sau:

Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

…

2. Chuyển phát văn bản đi

a) Văn bản đã thực hiện đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;

b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HOẢ TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính;

c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ (Mẫu 3 Phụ lục II);

d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào Sổ chuyển giao văn bản (Mẫu 4 Phụ lục II);

đ) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng trong ngày làm việc và phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ;

e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, Mục 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

…

Như vậy, theo quy định trên thì việc chuyển phát văn bản đi của Tổng cục Thể dục thể thao được pháp luật quy định như sau:

- Văn bản đã thực hiện đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;

- Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HOẢ TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính;

- Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ

- Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào Sổ chuyển giao văn bản

- Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng trong ngày làm việc và phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ;

- Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định của pháp luật.

Ai có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Tổng cục Thể dục Thể thao?

Căn cứ tại điểm a khoản 3 Điều 22 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành theo Quyết định 128/QĐ-TCTDTT năm 2015, có quy định về thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi như sau:

Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

…

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cán bộ, công chức, viên chức soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;

c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để xử lý.

Như vậy, theo quy định trên thì Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Tổng cục Thể dục Thể thao.