Mẫu văn bản bổ sung tài liệu, làm rõ hồ sơ dự thầu? Khi nào cần bổ sung tài liệu, làm rõ hồ sơ dự thầu?

Mẫu văn bản bổ sung tài liệu, làm rõ hồ sơ dự thầu?

Theo quy định tại khoản 23 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023 (được sửa đổi bởi khoản 51 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Đấu thầu; Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư; Luật Hải quan; Luật Thuế giá trị gia tăng; Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu; Luật Đầu tư; Luật Đầu tư công; Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2025) giải thích: Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu lập và nộp cho chủ đầu tư, bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

Hiện tại không có văn bản quy định cụ thể về Mẫu văn bản bổ sung tài liệu, làm rõ hồ sơ dự thầu. Do đó, nhà thầu có thể tham khảo mẫu sau đây:

TẢI VỀ Mẫu văn bản bổ sung tài liệu, làm rõ hồ sơ dự thầu

Mẫu văn bản bổ sung tài liệu, làm rõ hồ sơ dự thầu? (Hình từ Internet)

Khi nào cần bổ sung tài liệu, làm rõ hồ sơ dự thầu?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 30 Nghị định 214/2025/NĐ-CP thì sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của chủ đầu tư.

Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu về tư cách hợp lệ, hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất, báo cáo tài chính, nghĩa vụ kê khai thuế và nộp thuế, nhân sự, thiết bị thì chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, đối với phần xây lắp trong gói thầu EC, gói thầu xây lắp, PC được tổ chức đấu thầu trong nước, nội dung nhân sự chủ chốt, thiết bị chủ yếu, chủ đầu tư chỉ yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh đối với nhà thầu xếp hạng thứ nhất.

Trước đây, căn cứ Điều 28 Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định về làm rõ hồ sơ dự thầu như sau:

Làm rõ hồ sơ dự thầu

1. Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu về tư cách hợp lệ, hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất, báo cáo tài chính, nghĩa vụ kê khai thuế và nộp thuế, nhân sự, thiết bị thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm.

2. Trường hợp sau khi đóng thầu, nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh về tư cách hợp lệ, hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất, báo cáo tài chính, nghĩa vụ kê khai thuế và nộp thuế, tài liệu về nhân sự, thiết bị cụ thể đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu thì được gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình. Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận những tài liệu làm rõ của nhà thầu để xem xét, đánh giá; các tài liệu bổ sung, làm rõ là một phần của hồ sơ dự thầu.

3. Đối với nội dung về tư cách hợp lệ, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu. Đối với các nội dung về tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu (trừ nội dung về tư cách hợp lệ), đề xuất về kỹ thuật, tài chính, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu.

4. Việc làm rõ hồ sơ dự thầu được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần làm rõ. Nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu phải thể hiện bằng văn bản và được bên mời thầu bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu.

5. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của các tài liệu do nhà thầu cung cấp, bên mời thầu được xác minh với các tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung của tài liệu.

Đối chiếu với quy định trên thì trong trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu về tư cách hợp lệ, hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất, báo cáo tài chính, nghĩa vụ kê khai thuế và nộp thuế, nhân sự, thiết bị thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm.

Nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu có phải là cơ sở để hoàn thiện hợp đồng với nhà thầu không?

Căn cứ khoản 1 Điều 34 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định: Chủ đầu tư mời nhà thầu trúng thầu đến hoàn thiện hợp đồng. Trong quá trình hoàn thiện hợp đồng, các bên tiến hành hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng; điều kiện cụ thể của hợp đồng, phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có). Việc hoàn thiện hợp đồng được thực hiện trên cơ sở:

(a) Mẫu hợp đồng đã điền đủ các thông tin cụ thể của gói thầu;

(b) Kết quả lựa chọn nhà thầu được duyệt;

(c) Các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu;

(d) Các nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu và giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu (nếu có);

(đ) Các nội dung cần được hoàn thiện trong hợp đồng.

Như vậy, trong trường hợp cần làm rõ hồ sơ dự thầu thì các nội dung giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu là một trong những cơ sở để hoàn thiện hợp đồng với nhà thầu.

Trước đây, căn cứ Điều 32 Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định về hoàn thiện, ký kết hợp đồng với nhà thầu như sau:

Hoàn thiện, ký kết hợp đồng

1. Chủ đầu tư, bên mời thầu mời nhà thầu trúng thầu đến hoàn thiện hợp đồng. Trong quá trình hoàn thiện hợp đồng, các bên tiến hành hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng; điều kiện cụ thể của hợp đồng, phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có). Việc hoàn thiện hợp đồng được thực hiện trên cơ sở:

a) Mẫu hợp đồng đã điền đủ các thông tin cụ thể của gói thầu;

b) Kết quả lựa chọn nhà thầu được duyệt;

c) Các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu;

d) Các nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu và giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu (nếu có);

đ) Các nội dung cần được hoàn thiện trong hợp đồng.

2. Kết quả hoàn thiện hợp đồng là cơ sở để chủ đầu tư và nhà thầu tiến hành ký kết hợp đồng. Trường hợp nhà thầu tự nguyện giảm giá thì giá hợp đồng là giá trị sau giảm giá.

3. Trường hợp nhà thầu trúng thầu không đến hoàn thiện hoặc từ chối hoàn thiện hợp đồng hoặc không ký hợp đồng thì không được hoàn trả giá trị bảo đảm dự thầu.

Theo đó, việc hoàn thiện hợp đồng với nhà thầu được thực hiện trên cơ sở:

- Mẫu hợp đồng đã điền đủ các thông tin cụ thể của gói thầu;

- Kết quả lựa chọn nhà thầu được duyệt;

- Các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu;

- Các nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu và giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu (nếu có);

- Các nội dung cần được hoàn thiện trong hợp đồng.

Như vậy, trong trường hợp cần làm rõ hồ sơ dự thầu thì các nội dung giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu là một trong những cơ sở để hoàn thiện hợp đồng với nhà thầu.