02 Cách thức đăng ký người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh kèm hồ sơ
- Cách 1: Uỷ quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký
- Cách 2: Tự cá nhân làm hồ sơ đăng ký NPT trực tiếp với cơ quan thuế
Cụ thể chi tiết các bước, hồ sơ, thủ tục được quy định tại Mục 2 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1933/QĐ-BTC năm 2026, cụ thể như sau:như sau:
Cách 1: Cá nhân ủy quyền đăng ký thuế cho cơ quan chi trả thu nhập
(1) Trình tự thực hiện:
Người nộp thuế lập và gửi hồ sơ:
Cá nhân có ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế cho người phụ thuộc gửi hồ sơ cho cơ quan chi trả thu nhập. Trường hợp cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân tại nhiều cơ quan chi trả thu nhập, cá nhân chỉ uỷ quyền đăng ký thuế tại một cơ quan chi trả thu nhập và thông báo số định danh cá nhân của người phụ thuộc (đối với người Việt Nam) hoặc mã số thuế đã được cấp cho người phụ thuộc (đối với người nước ngoài) với các cơ quan chi trả thu nhập khác để sử dụng vào việc khấu trừ, kê khai, nộp thuế.
Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp và gửi tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐKT-TH ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật, gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập để đăng ký thuế thay cho người phụ thuộc có ủy quyền.
TẢI VỀ Mẫu số 20-ĐKT-TH
++ Đối với trường hợp hồ sơ đăng ký thuế điện tử: Người nộp thuế truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia, Ứng dụng định danh quốc gia hoặc Hệ thống thông tin quản lý thuế; thực hiện lập hồ sơ đăng ký thuế trực tuyến, xác thực điện tử của người nộp thuế là cá nhân, người đại diện theo pháp luật của người nộp thuế là tổ chức (bao gồm thông tin sinh trắc học theo quy định về định danh và xác thực điện tử của Chính phủ và lộ trình của cơ quan thuế) và gửi cho cơ quan thuế.
(2) Thành phần, số lượng hồ sơ:
+ Thành phần hồ sơ:
++ Hồ sơ đăng ký thuế của cá nhân gồm gửi cho cơ quan chi trả thu nhập:
+++ Văn bản ủy quyền Mẫu số 41/UQ-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC;
TẢI VỀ Mẫu số 41/UQ-ĐKT
+++ Bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng mẫu số 07/XN-NPT-TNCN (đối với trường hợp người phụ thuộc quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP) ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC;
TẢI VỀ Mẫu số 07/XN-NPT-TNCN
+++ Bản sao các giấy tờ khác xác định người phụ thuộc theo quy định pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.
+++ Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực của người phụ thuộc hoặc bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác còn hiệu lực (nếu không có hộ chiếu) đối với người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.
++ Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐKT-TH ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập.
TẢI VỀ Mẫu số 20-ĐKT-TH
Người nộp thuế nộp hồ sơ đến cơ quan thuế bằng phương thức điện tử thì bản sao các văn bản, giấy tờ quy định trong hồ sơ đăng ký thuế là bản sao điện tử.
(3) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
+ Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan chi trả thu nhập.
(4) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:
- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Thuế tỉnh, thành phố/Thuế cơ sở/ Chi cục thuế doanh nghiệp lớn/ Chi cục thuế thương mại điện tử
Cách 2: Cá nhân đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế
(1) Trình tự thực hiện:
+ Bước 1: Người nộp thuế lập và gửi hồ sơ:
Cá nhân lập hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh và gửi đến cơ quan thuế để làm thủ tục đăng ký thuế theo nơi nộp hồ sơ như sau:
++ Tại Thuế tỉnh, thành phố nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế;
++ Tại Thuế tỉnh, thành phố nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài;
Trường hợp cá nhân trực tiếp đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc thì thời hạn đăng ký thuế chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế.
++ Đối với trường hợp hồ sơ đăng ký thuế điện tử: Người nộp thuế truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia, Ứng dụng định danh quốc gia hoặc Hệ thống thông tin quản lý thuế; thực hiện lập hồ sơ đăng ký thuế trực tuyến, xác thực điện tử của người nộp thuế là cá nhân, người đại diện theo pháp luật của người nộp thuế là tổ chức (bao gồm thông tin sinh trắc học theo quy định về định danh và xác thực điện tử của Chính phủ và lộ trình của cơ quan thuế) và gửi cho cơ quan thuế.
+ Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận:
++ Đối với hồ sơ bằng giấy:
+++ Trường hợp hồ sơ gửi đến cơ quan thuế: Công chức thuế kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế. Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận vào hồ sơ đăng ký thuế, ghi rõ ngày nhận hồ sơ, số lượng tài liệu theo bảng kê danh mục hồ sơ; lập phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả, thời hạn xử lý hồ sơ đã tiếp nhận. Trường hợp hồ sơ không đầy đủ theo quy định, công chức thuế không tiếp nhận và hướng dẫn người nộp thuế hoàn thiện hồ sơ.
+++ Trường hợp hồ sơ gửi bằng đường bưu chính: Công chức thuế đóng dấu tiếp nhận, ghi ngày nhận hồ sơ vào hồ sơ và ghi số văn thư của cơ quan thuế. Trường hợp hồ sơ không đầy đủ cần phải giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu, cơ quan thuế thông báo cho người nộp thuế theo mẫu số 01/TB-BSTT-NNT ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ Tài chính trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
++ Đối với hồ sơ điện tử:
Cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế, thực hiện kiểm tra, giải quyết hồ sơ thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.
+++ Tiếp nhận hồ sơ: Cổng Dịch vụ công quốc gia, Ứng dụng định danh quốc gia hoặc Hệ thống thông tin quản lý thuế tiếp nhận, phản hồi tự động cho người nộp thuế để ghi nhận việc thực hiện nộp hồ sơ đăng ký thuế điện tử.
Trong thời hạn 01 (một) ngày làm việc kể từ ngày hệ thống thông tin điện tử ghi nhận việc nộp hồ sơ của người nộp thuế, cơ quan thuế thông báo cho người nộp thuế về việc tiếp nhận hoặc không tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử theo mẫu số 01/TB-TĐT ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Ứng dụng định danh quốc gia hoặc Hệ thống thông tin quản lý thuế.
Trường hợp hồ sơ đăng ký thuế không được tiếp nhận, thông báo của cơ quan thuế phải nêu rõ lý do để người nộp thuế hoàn thiện và gửi lại hồ sơ đăng ký thuế.
+++ Kiểm tra, giải quyết hồ sơ: Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, giải quyết hồ sơ của người nộp thuế theo quy định của pháp luật về đăng ký thuế và trả kết quả giải quyết qua Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế lựa chọn lập và gửi hồ sơ theo thời hạn quy định tại Thông tư 90/2026/TT-BTC.
(2) Cách thức thực hiện:
+ Trực tuyến: qua Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia theo quy định về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính hoặc Hệ thống thông tin quản lý thuế;
+ Trực tiếp: Tại Trung tâm phục vụ hành chính công cấp tỉnh, xã;
+ Thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật.
Việc áp dụng toàn bộ các hình thức giao dịch điện tử trong phạm vi đăng ký thuế được thực hiện theo lộ trình của cơ quan thuế quy định tại khoản 2 Điều 36 Thông tư 90/2026/TT-BTC.
(3) Thành phần, số lượng hồ sơ:
+ Thành phần hồ sơ:
++ Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC.
TẢI VỀ Mẫu số 20-ĐKT
++ Bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng mẫu số 07/XN-NPT-TNCN (đối với trường hợp người phụ thuộc quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP) ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC.
TẢI VỀ Mẫu số 07/XN-NPT-TNCN
++ Bản sao các giấy tờ khác xác định người phụ thuộc theo quy định pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.
++ Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực của người phụ thuộc hoặc bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác còn hiệu lực (nếu không có hộ chiếu) đối với người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.
Người nộp thuế nộp hồ sơ đến cơ quan thuế bằng phương thức điện tử thì bản sao các văn bản, giấy tờ quy định trong hồ sơ đăng ký thuế là bản sao điện tử.
+ Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).
(4) Thời hạn giải quyết: 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ theo quy định.
(5) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân.
(6) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Thuế tỉnh, thành phố/Thuế cơ sở/ Chi cục thuế doanh nghiệp lớn/ Chi cục thuế thương mại điện tử
Cách đăng ký người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh khi tính thuế TNCN chi tiết ra sao?
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc tất cả đối tượng 2026
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc mới nhất để giảm trừ gia cảnh từ 1/7/2026 được quy định tại Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, cụ thể như sau:
1. Hồ sơ xác định người phụ thuộc là con của người nộp thuế
(1) Con đẻ | - Bản chụp Giấy khai sinh của con + Hoặc bản chụp Quyết định việc nhận cha, mẹ, con + Hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác nhận mối quan hệ cha, mẹ với con - Bản chụp thẻ Căn cước của con (nếu đã được cấp) |
(2) Con nuôi | - Bản chụp Giấy khai sinh của con; - Bản chụp thẻ Căn cước của con (nếu đã được cấp) - Bản chụp Quyết định công nhận/Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi. |
(3) Con riêng của vợ hoặc chồng | - Bản chụp Giấy khai sinh của con; - Bản chụp thẻ Căn cước của con (nếu đã được cấp) - Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn của NNT + Hoặc các giấy tờ khác chứng minh mối quan hệ với con riêng của vợ hoặc chồng. |
Con từ đủ 18 tuổi trở lên là người mất năng lực hành vi dân sự, người khuyết tật | - Các hồ sơ chứng minh mối quan hệ là con tương ứng mục (1); (2); (3) - Bản chụp Giấy xác nhận mất năng lực hành vi dân sự. + Hoặc bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật. |
Con đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc học nghề, học phổ thông | - Các hồ sơ chứng minh mối quan hệ là con tương ứng mục (1); (2); (3) - Bản chụp thẻ sinh viên. + Hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường. + Hoặc giấy tờ khác chứng minh đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề. |
2. Hồ sơ xác định người phụ thuộc là vợ hoặc chồng
Vợ hoặc chồng | - Bản chụp thẻ Căn cước; - Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn + Hoặc giấy tờ khác chứng minh được mối quan hệ vợ chồng. |
3. Hồ sơ xác định người phụ thuộc là cha, mẹ
Cha đẻ, mẹ đẻ | - Bản chụp thẻ Căn cước của cha, mẹ đẻ; - Bản chụp Giấy khai sinh của NNT + Hoặc bản chụp Quyết định việc nhận cha, mẹ, con + Hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác định mối quan hệ cha, mẹ với con. |
Cha nuôi, mẹ nuôi | - Bản chụp thẻ Căn cước của cha, mẹ nuôi. - Bản chụp Quyết định công nhận/Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi. |
Cha vợ, mẹ vợ hoặc cha chồng, mẹ chồng | - Bản chụp thẻ Căn cước của cha, mẹ vợ/chồng; - Bản chụp Giấy khai sinh của vợ hoặc chồng NNT - Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế + Hoặc giấy tờ khác chứng minh được mối quan hệ vợ chồng. |
Cha dượng, mẹ kế | - Bản chụp thẻ Căn cước của cha dượng, mẹ kế; - Bản chụp Giấy khai sinh của NNT; - Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn. + Hoặc giấy tờ khác chứng minh được mối quan hệ vợ chồng giữa cha dượng và mẹ đẻ của NNT + Hoặc giấy tờ khác chứng minh được mối quan hệ giữa mẹ kế và cha đẻ của NNT. |
4. Hồ sơ xác định người phụ thuộc là cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng:
Không nơi nương tựa | - Bản chụp thẻ Căn cước; - Bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng; - Giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa NNT và người phụ thuộc; - Giấy tờ chứng minh NNT phải có nghĩa vụ nuôi dưỡng NPT. |
5. Hồ sơ xác định người phụ thuộc là người không có khả năng lao động
Không có khả năng lao động | - Các hồ sơ chứng minh mối quan hệ là con tương ứng mục (1); (2); (3) - Giấy tờ chứng minh là người có tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên. |
Lưu ý:
- Người nộp thuế thực hiện việc đăng ký, thay đổi người phụ thuộc theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc đăng ký, thay đổi người phụ thuộc, việc kê khai thu nhập của người phụ thuộc quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 87/2026/TT-BTC.
Trường hợp phát hiện kê khai không đúng sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và pháp luật có liên quan.
Theo quy định mới đã nâng mức thu nhập bình quân tháng trong năm người phụ thuộc không quá 3 triệu/tháng từ 1/7/2026 theo Thông tư 87/2026/TT-BTC. Theo quy định cũ tại khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC đang áp dụng mức thu nhập bình quân tháng trong năm của người phụ thuộc là không vượt quá 1.000.000 đồng. |
- Trường hợp cá nhân cư trú là người nước ngoài không có hồ sơ theo quy định đối với từng trường hợp cụ thể nêu trên thì phải có các tài liệu pháp lý được cơ quan có thẩm quyền cấp, đảm bảo đáp ứng điều kiện là người phụ thuộc và thể hiện mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc.
- Tổ chức, cá nhân chỉ trả thu nhập có trách nhiệm lưu giữ, cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
- Trên cơ sở thông tin đăng ký thuế, cơ quan thuế khai thác, sử dụng dữ liệu thông tin trong Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành do cơ quan nhà nước quản lý được chia sẻ, khai thác theo quy định của pháp luật để làm căn cứ xác định người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh.
Trường hợp cơ quan thuế không thể khai thác, sử dụng được dữ liệu thông tin xác định người phụ thuộc trong Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành do cơ quan nhà nước quản lý được chia sẻ, khai thác theo quy định của pháp luật thì người nộp thuế cung cấp các giấy tờ liên quan đến việc xác định người phụ thuộc quy định tại Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC
Thời hạn đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh 2026
Nguyên tắc giảm trừ gia cảnh được quy định tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP, cụ thể như sau:
Nguyên tắc giảm trừ gia cảnh
...
2. Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc
a) Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và đăng ký người phụ thuộc. Thời hạn đăng ký người phụ thuộc cùng với hồ sơ chứng minh người phụ thuộc trước ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế và thực hiện ổn định cho các năm sau nếu không có thay đổi.
Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng;
...
Theo đó, quy định mới về thời hạn đăng ký người phụ thuộc từ 1/7/2026, cụ thể như sau:
Thời hạn đăng ký người phụ thuộc cùng với hồ sơ chứng minh người phụ thuộc trước ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế và thực hiện ổn định cho các năm sau nếu không có thay đổi.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
