Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập hợp đồng bằng văn bản khi giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ không?

Hợp đồng là gì? Nội dung cơ bản của hợp đồng gồm những gì?

Tải trọn bộ các văn bản về lập hợp đồng bằng văn bản khi giao dịch mua bán hàng hóa: Tải về

Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa TẢI VỀ

Căn cứ theo Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về khái niệm hợp đồng như sau:

Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.

Và căn cứ theo Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về nội dung của hợp đồng như sau:

1. Các bên trong hợp đồng có quyền thỏa thuận về nội dung trong hợp đồng.

2. Hợp đồng có thể có các nội dung sau đây:

a) Đối tượng của hợp đồng;

b) Số lượng, chất lượng;

c) Giá, phương thức thanh toán;

d) Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng;

đ) Quyền, nghĩa vụ của các bên;

e) Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;

g) Phương thức giải quyết tranh chấp.

Hợp đồng bằng văn bản

Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập hợp đồng bằng văn bản khi giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ không?

Căn cứ theo Điều 24 Luật Thương mại 2005 quy định về hình thức hợp đồng mua bán hàng hóa như sau:

1. Hợp đồng mua bán hàng hoá được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể.

2. Đối với các loại hợp đồng mua bán hàng hoá mà pháp luật quy định phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định đó.”

Theo đó, trong trường hợp thông thường, hợp đồng mua bán có thể được thể hiện bằng văn bản, lời nói hoặc hành vi cụ thể.

Nên trong trường hợp mua bán hàng hóa, dịch vụ thì doanh nghiệp không bắt buộc lập hợp đồng bằng văn bản.

Qua đó ta cũng thấy các giao dịch của doanh nghiệp không bắt buộc lập hợp đồng bằng văn bản (trừ các giao dịch luật bắt buộc).

Doanh nghiệp có cần hợp đồng bằng văn bản trong hồ sơ chứng từ thanh toán?

Quy định về các hình thức giao kết nêu trên không có quy định về bắt buộc phải lập văn bản.

Hiện nay tại Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định về hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp như sau:

Hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp

Các khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định và các thành phần hồ sơ. Thành phần hồ sơ cụ thể như sau:

......

8. Hồ sơ của khoản chi thực tế cho người được biệt phái tham gia quản trị, điều hành, kiểm soát tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt, ngân hàng thương mại được chuyển giao bắt buộc theo quy định của Luật Các tổ chức tín dụng quy định tại điểm b8 khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp gồm:

....

c) Hợp đồng, thỏa thuận (nếu có) giữa các bên liên quan.

9. Hồ sơ của một số khoản chi phục vụ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhưng chưa tương ứng với doanh thu phát sinh trong kỳ quy định tại điểm b9 khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định như sau:

.....

c) Đối với chi phí tiền thuê đất và chi phí quản lý, duy trì cơ sở hạ tầng trả cho các doanh nghiệp kinh doanh cơ sở hạ tầng trong các khu kinh tế, khu công nghệ cao, khu nông nghiệp ứng dụng công nghệ cao, khu công nghệ số tập trung, khu công nghiệp, cụm công nghiệp, chi phí tiền thuê đất trả cho Nhà nước đối với đất thuê của Nhà nước, trong đó đất và cơ sở hạ tầng này phải là địa điểm, trụ sở sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong trường hợp chưa tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hồ sơ gồm: Quyết định chấp thuận chủ trương đầu tư hoặc quyết định chủ trương đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương theo quy định của pháp luật về đầu tư (nếu có); văn bản thỏa thuận hoặc hợp đồng thuê đất, cơ sở hạ tầng, trong đó quy định rõ các khoản chi phí doanh nghiệp phải trả cho tiền thuê đất, chi phí quản lý, duy trì cơ sở hạ tầng;

.....

10. Hồ sơ của khoản chi hỗ trợ xây dựng công trình công cộng, đồng thời phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp quy định tại điểm b10 khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp gồm:

....

b) Quyết định đầu tư hoặc hợp đồng ký kết giữa doanh nghiệp và cơ quan có thẩm quyền.

.....

13. Hồ sơ của một số khoản chi theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định như sau:

....

c) Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trong trường hợp có hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ, biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ và khi thanh toán doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

d) Đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản.

Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp phải nộp thuế thay cho cá nhân theo quy định của pháp luật về quản lý thuế thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ cả phần thuế nộp thay cho cá nhân đó nếu có chứng từ nộp thuế.

.....

15. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ, cung cấp đầy đủ hồ sơ liên quan đến các khoản chi phí tại Điều này để phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Trường hợp lưu giữ, cung cấp hồ sơ liên quan đến các nhiệm vụ, công tác quốc phòng, an ninh tại khoản 1 Điều này phải đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Trước đây, tại điểm e khoản 2.2 và khoản 2.5 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có quy định về ghi nhận chi phí hợp lý thì chỉ có một số trường hợp đặc thù mới yêu cầu có hợp đồng như:

2.2. Chi khấu hao tài sản cố định thuộc một trong các trường hợp sau:

e) Một số trường hợp cụ thể được xác định như sau:

[...]- Khấu hao đối với công trình trên đất vừa sử dụng cho sản xuất kinh doanh vừa sử dụng cho mục đích khác thì không được tính khấu hao vào chi phí được trừ đối với giá trị công trình trên đất tương ứng phần diện tích không sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trường hợp doanh nghiệp có công trình trên đất như trụ sở văn phòng, nhà xưởng, cửa hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì doanh nghiệp được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo đúng mức trích khấu hao và thời gian sử dụng tài sản cố định quy định hiện hành của Bộ Tài chính đối với các công trình này nếu đáp ứng các điều kiện như sau:

+ Có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mang tên doanh nghiệp (trong trường hợp đất thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp) hoặc có hợp đồng thuê đất, mượn đất giữa doanh nghiệp với đơn vị, cá nhân có đất và đại diện doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hợp đồng (trong trường hợp đất đi thuê hoặc đi mượn).

+ Hóa đơn thanh toán khối lượng công trình xây dựng bàn giao kèm theo hợp đồng xây dựng công trình, thanh lý hợp đồng, quyết toán giá trị công trình xây dựng mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp.

+ Công trình trên đất được quản lý, theo dõi hạch toán theo quy định hiện hành về quản lý tài sản cố định. [...]

2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:

- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

Như vậy qua quy định trên thì doanh nghiệp cần hợp đồng bằng văn bản trong hồ sơ chứng từ thanh toán thì có 2 trường hợp bắt buộc là văn bản như sau:

- Hợp đồng thuê đất hoặc hợp đồng xây dựng khi chi khấu hao tài sản cố định (Khoản 2.2);

- Hợp đồng thuê tài sản khi chi tiền thuê tài sản của cá nhân (Khoản 2.5).

Như vậy, pháp luật hiện hành chưa có văn bản nào quy định bắt buộc phải ký hợp đồng và ký hợp đồng theo hình thức nào (bằng văn bản,bằng lời nói hay bằng hành vi cụ thể).

Đối với doanh nghiệp thì chỉ có các trường hợp đặc thù nêu trên là phải có hợp đồng để ghi nhận chi phí hợp lý khi xác định thu nhập hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN.

Tuy nhiên để đảm bảo quyền và nghĩa vụ chính đáng của các bên, các doanh nghiệp nên ký hợp đồng kinh tế bằng văn bản, làm cơ sở cho doanh nghiệp xử lý và bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình khi một bên tham gia vi phạm hợp đồng.