Có được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN sau thời điểm khai quyết toán?

Có được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN sau thời điểm khai quyết toán?

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định các nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

...

2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

...

Đồng thời, tại Điều 31 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định thời điểm lập chứng từ như sau:

Thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

2. Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Bên cạnh đó, theo khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về khấu trừ và chứng từ khấu trừ thuế:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

...

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

...

b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

...

Theo đó, tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân bị khấu trừ thuế theo yêu cầu, trừ trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế.

Như vậy, pháp luật chỉ quy định thời điểm lập chứng từ là thời điểm khấu trừ thuế, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, đối với trường hợp tổ chức chi trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế sau thời điểm khai quyết toán thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ thì vẫn được chấp nhận và không bị xử phạt về thời điểm lập chứng từ.

Ngoài ra, đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, có thể được cấp chứng từ cho từng lần khấu trừ hoặc cấp gộp nhiều lần trong một kỳ tính thuế khi có yêu cầu. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức trả thu nhập chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Lưu ý:

Kể từ ngày 01/7/2026, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 đã có hiệu lực thi hành và thay thế các quy định tương ứng của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007. Tuy nhiên, hiện nay chưa có văn bản mới thay thế Thông tư 111/2013/TT-BTC để hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 nên các nội dung hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC vẫn đang được tiếp tục áp dụng nếu không trái với quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 cho đến khi có Thông tư mới thay thế.

Có được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN sau thời điểm khai quyết toán? (Hình từ Internet)

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có những nội dung gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định chứng từ khấu trừ thuế TNCN có các nội dung sau:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Lưu ý: Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Trường hợp nào người lao động không được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

...

2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

...

Như vậy, khi khấu trừ thuế TNCN thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động trừ trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho người sử dụng lao động thì sẽ không được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định của pháp luật.