Có phải chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ sử dụng dưới dạng điện tử?
Theo khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:
Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ được tiếp tục thực hiện theo Thông tư 37/2010/TT-BTC và Quyết định 102/2008/QĐ-BTC đến hết ngày 30/6/2022.
Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế TNCN đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01/7/2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn của Thông tư 37/2010/TT-BTC.
Như vậy, theo quy định trên thì từ ngày 01/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN.
Bên cạnh đó, tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế có chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;
Đồng thời, căn cứ khoản 2 và khoản 3 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về hoá đơn, chứng từ ghi nhận các nội dung như sau:
Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Lưu ý: Chứng từ và biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ và chính xác các nội dung của chứng từ, đồng thời đảm bảo không dẫn tới những cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được qua phương tiện điện tử.
>> Cập nhật mới: Hiện nay Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực. Thay vào đó, theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định như sau:
Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử
...
2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử, biên lai thu thuế, phí, lệ phí điện tử giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 23 Nghị định này và theo định dạng chuẩn dữ liệu.
...
Như vậy, theo quy định trên, hiện nay khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử tử giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế.
Có phải chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ sử dụng dưới dạng điện tử? (Hình từ Internet)
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp khi nào?
Căn cứ Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế như sau:
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
Đồng thời, tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ.
Lưu ý: Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.
Căn cứ các quy định nêu trên, tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ hoặc khi người này có yêu cầu.
Cụ thể cá nhân được quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu bị khấu trừ thuế thuộc một trong các trường hợp sau:
(1) Khấu trừ đối với thu nhập của cá nhân không cư trú.
(2) Khấu trừ đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.
(3) Khấu trừ đối với thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.
(4) Khấu trừ đối với thu nhập từ đầu tư vốn.
(5) Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.
(6) Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.
(7) Khấu trừ đối với thu nhập từ trúng thưởng.
(8) Khấu trừ đối với thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.
(9) Khấu trừ đối với khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).
Ngoài ra, cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:
- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
>> Cập nhật mới: Theo Điều 24 Nghị định 245/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập chứng từ như sau:
Thời điểm lập chứng từ
1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người nộp thuế, phí, lệ phí trừ các trường hợp quy định tại khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều này.
2. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân không phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
3. Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc lập một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ lập một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.
4. Đối với thu nhập của nhà đầu tư cá nhân phát sinh từ hoạt động chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, chuyển nhượng tài sản mã hóa, chuyển nhượng vàng miếng, thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại, thu nhập từ trúng thưởng, thừa kế, quà tặng trong trường hợp khoản thu nhập này đã được tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thuế thực hiện khấu trừ, nộp thuế thu nhập cá nhân tại nguồn thì tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
5. Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Theo đó thời điểm lập chứng từ điện tử được quy định theo từng trường hợp cụ thể:
Trường hợp | Thời điểm lập chứng từ |
Tổ chức khấu trừ thuế TNCN, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí | Phải lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN và giao cho người nộp thuế, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều 24 Nghị định 245/2026/NĐ-CP. |
Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế | Tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN. |
Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng | Lập chứng từ cho từng lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong năm nếu cá nhân có yêu cầu. |
Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên | Chỉ lập một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế. |
Đối với thu nhập của nhà đầu tư cá nhân phát sinh từ hoạt động chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, chuyển nhượng tài sản mã hóa, chuyển nhượng vàng miếng, thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại, thu nhập từ trúng thưởng, thừa kế, quà tặng đã khấu trừ thuế tại nguồn | Tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN. |
Ngoài ra thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Nội dung của chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN gồm những gì?
Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
(Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
>> Cập nhật mới: Theo khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định nội dung chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hiện nay bao gồm:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;
- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế), hoặc số định danh cá nhân;
- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
