Hướng dẫn lập DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân trên phần mềm HTKK?
NÓNG: Chính thức thay đổi Lịch nghỉ lễ 2 9 và 24 11 năm 2026 để người lao động được nghỉ đến 09 ngày
ĐÃ CÓ: Lịch hoán đổi ngày nghỉ lễ 2/9/2026 kéo dài kỳ nghỉ lễ liên tiếp 05 ngày cho người lao động cả nước
Theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025, căn cứ quy định tại khoản 7 Điều 17, khoản 1, khoản 2 Điều 19 Luật Quản lý thuế 2019, Cục Thuế triển khai việc các doanh nghiệp tổ chức, cá nhân (sau đây gọi chung là tổ chức chi trả thu nhập) khi nộp thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân là người lao động vào ngân sách nhà nước thay cho người nộp thuế, thực hiện cung cấp thông tin về số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân.
Bước 1: Chọn DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay
Bước 2: Nhập số chứng từ nộp NSNN (Theo số ghi tại Giấy nộp tiền C1-02/NS thuế TNCN đã nộp)
Bước 3:
- Chỉ tiêu [05] Số tờ khai/ Số quyết định / Số thông báo/Mã định danh hồ sơ (ID)
- Chỉ tiêu [06] Kỳ thuế/ Ngày quyết định/Ngày thông báo: Đối với chỉ tiêu này thì người nộp chọn tương ứng như sau:
Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số tờ khai” thì bắt buộc chọn 1 trong các loại kỳ thuế (Năm/ quý/ tháng/ lần phát sinh) sau đó nhập thông tin kỳ thuế:
+ Nếu chọn Loại kỳ là “Năm” thì nhập theo kỳ thuế theo định dạng yyyy
+ Nếu chọn Loại kỳ là “Quý” thì nhập kỳ thuế theo định dạng Q/yyyy
+ Nếu chọn Loại kỳ là “Tháng” thì nhập kỳ thuế theo định dạng mm/yyyy
+ Nếu chọn Loại kỳ là “Lần phát sinh” thì nhập kỳ thuế theo định dạng dd/mm/yyyy
Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số quyết định” thì bắt buộc nhập “Ngày quyết định” theo định dạng dd/mm/yyyy
Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số thông báo” thì bắt buộc nhập “Ngày thông báo” theo định dạng dd/mm/yyyy
- Chỉ tiêu [07] Tiểu mục (Nội dung khoản nộp NSNN): Mặc định là “1001 - Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công”
- Chỉ tiêu [08] Tổng số tiền đã nộp NSNN: Bắt buộc nhập số nguyên > 0
- Chỉ tiêu [09] Tổng số tiền nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên >=0
- Cột (2) MST: Bắt buộc nhập, không được nhập trùng MST giữa các dòng
- Cột (3) Tên NNT: Bắt nhập nhập, định dạng text
- Cột (4) Số tiền đã khấu trừ: bắt buộc nhâp số nguyên >0
- Cột (5) Số tiền đã nộp NSNN: Hiển thị mặc định = cột (4), cho phép sửa định dạng số nguyên >=0. Tổng cột (5) phải = chỉ tiêu [08]
- Cột (6) Số nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên >=0. Tổng cột (6) phải = chỉ tiêu [09]
Bước 4: Nhấn <Ghi> để lưu lại thông tin vào CSDL
Một số lưu ý khi khai Danh sách
Nếu DN có ít người lao động bị khấu trừ thuế nhập trực tiếp thông tin lên phần mềm HTKK.
Đối với DN có nhiều người lao động bị khấu trừ thuế có thể áp dụng cách Tải mẫu bảng kê Excel từ HTKK về máy sau đó đưa thông tin vào bảng kê Excel => Click tải bảng kê lên phần mềm HTKK
- Chỉ khai DS khi có Chứng từ nộp NSNN.
- Nếu không phát sinh (do bù trừ) thì tiếp tục theo dõi và khai gộp vào kỳ sau.
- Chỉ khai những cá nhân có số thuế phải khấu trừ trong kỳ, bao gồm cả kỳ chưa khai trước đó do bù trừ.
Cách ghi:
[08] = Tổng cột (5): Tổng số đã nộp NSNN
[09] = Tổng cột (6): Tổng số bù trừ
Đối với từng cá nhân:
Cột (4) = Cột (5) + Cột (6)
Mục ([09]: Tổng số bù trừ) phải luôn nhỏ hơn hoặc bằng số nộp thừa đang còn.
- Lập Danh sách tương ứng với Giấy nộp tiền (ví dụ: 03 Giấy nộp tiền thì lập Danh sách lần 1, lần 2 và lần 3 tương ứng) điền cùng một Tờ khai, xua File XML, nộp tại Tab Nộp thuế, chức năng Nộp DS ch tiết thuế TNCN XML.
Các bước lập DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân và Cách nộp DS chi tiết thuế TNCN XML Quý 3 2025?
Cách nộp DS chi tiết thuế TNCN XML trên dichvucong.gdt.gov?
Theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025 hướng dẫn nộp danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân qua Thuế điện tử eTax. Bên cạnh đó, hiện nay, người nộp thuế cũng có thể thực hiện các bước nộp DS chi tiết thuế TNCN XML trên dichvucong.gdt.gov.vn:
Bước 1: NNT đăng nhập vào tài khoản tổ chức trên dichvucong.gdt.gov.vn và chọn chức năng “Nộp thuế”, chọn tiếp “Nộp DS chi tiết thuế TNCN XML”.
Bước 2: NNT nhấn chọn tệp bảng kê, chọn đến file XML đã kê khai và kết xuất từ hệ thống hỗ trợ kê khai HTKK
Bước 3: NNT chọn ký điện tử. Hệ thống hiển thị cửa sổ yêu cầu nhập mã PIN
- Nhập mã PIN đúng và chọn nút “Chấp nhận”, hệ thống báo ký điện tử thành công. Hiển thị màn hình nộp danh sách chi tiết thuế TNCN thành công.
Khi nào nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân?
Ngày 25/02/2025, Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế) đã có Công văn 828/TCT-KK năm 2025 hướng dẫn cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân trên phần mềm HTKK.
Theo đó, doanh nghiệp kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân theo tháng đối với DN kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý đối với DN kê khai thuế TNCN theo quý, ngay sau khi hoàn thành việc nộp thuế thay cho cá nhân.
Dẫn chiếu đến khoản 2 Điều 55 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 về thời hạn nộp tiền TNCN thay cá nhân cũng như hạn kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân như sau:
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
1. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.
2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ...
Như vậy, thời hạn kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân theo tháng theo quý như sau:
- Đối với doanh nghiệp khai thuế TNCN theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế
Ví dụ: Tháng 9/2025, người lao động có phát sinh nghĩa vụ thuế thì thời hạn nộp kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân là từ ngày 20/10/2025, ngay sau khi công ty thực hiện nộp thuế thay cho người lao động.
- Đối với doanh nghiệp khai thuế TNCN theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.
Ví dụ: Thời hạn nộp tiền thuế TNCN quý 3/2025 là ngày 31/10/2025, người lao động có phát sinh nghĩa vụ thuế thì thời hạn nộp kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân là từ ngày 31/10/2025, ngay sau khi công ty thực hiện nộp thuế thay cho người lao động.
Tuy nhiên tính đến thời điểm hiện tại, các văn bản chính thức từ cơ quan thuế không quy định hạn chót nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân mà chỉ nhấn mạnh thực hiện ngay sau khi công ty thực hiện nộp thuế thay
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
